Ist das herkömmliche Onboarding im Gesundheitswesen noch zeitgemäss? Der Eintrittsprozess neuer Mitarbeitenden ist oft aufwendig und bringt einiges an Arbeit mit sich, besonders bei einer hohen Fluktuation. Am herkömmlichen Onboarding-Prozess sind Mitarbeitende aus durchschnittlich sechs Abteilungen beteiligt, oft parallel zu ihrem Tagesgeschäft. Könnte Robotic Process Automation (RPA) hier Abhilfe schaffen? Eine Gegenüberstellung:
Warum ist digitales Onboarding mit RPA im Gesundheitswesen wichtig?
Gerade im Gesundheitsbereich, wo Effizienz entscheidend ist und Fachkräfte wie zum Beispiel Pflegekräfte sofort einsatzbereit sein müssen, erscheint dieser herkömmliche Prozess oft veraltet. Mit dem steigenden Bedarf an qualifizierten Fachkräften sind Spitäler besonders gefordert, schnelle und effektive Lösungen zu finden, damit sich Mitarbeitende auf die wichtigen Dinge konzentrieren können, nämlich die Versorgung und Patientensicherheit. RPA ermöglicht es, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren, wodurch die Fachabteilungen entlastet werden.
Herkömmliches Onboarding
Viele von uns haben den herkömmlichen Onboarding-Prozess selbst schon einmal erlebt: In einem grösseren Krankenhaus beginnen im Schnitt jeden Monat etwa 200 neue Mitarbeitende. Das entspricht rund 2’400 Neueinstellungen pro Jahr. Kumuliert wird der Aufwand pro Abteilung und Neuanstellung auf etwa eine Stunde geschätzt. Dadurch kann sich dieser Prozess teilweise über Monate erstrecken.
Zeitfresser sind die vielen involvierten Stellen unter anderem das HR, Vorgesetzte und die Informatik, die kaum Zeit für ihr Tagesgeschäft haben, da sie mit dem Onboarding beschäftigt sind.
Jede Abteilung hat hierfür diverse Checklisten, die abgearbeitet werden müssen.
Zusätzlich sind diese Aufgaben oft nur einer einzigen Fachkraft zugeteilt. Im Falle von Krankheit oder sonstiger Abwesenheit bleibt der Prozess in der entsprechenden Abteilung liegen und wertvolle Zeit geht verloren. Im schlimmsten Fall treten Mitarbeitende ein, ohne dass der Prozess abgeschlossen wurde.
Wie es anders gehen könnte
Was wäre, wenn eine Fachperson mit Robotic Process Automation (RPA) das Onboarding erlebt hätte?
RPA bedeutet, dass ein Roboter so interagiert, wie es ein Mensch tun würde. Dabei handelt es sich nicht um einen realen Roboter, sondern um eine robotergesteuerte Software, die die Aufgaben des Menschen übernehmen kann.
Das HR erfasst die angestellte Fachkraft und startet den Prozess. Im Hintergrund greift RPA auf die verschiedenen Datenbanken zu. Einzelne Schritte der Fachabteilung, können nun durch RPA übernommen werden, wie beispielsweise automatisch Dokumente verarbeiten und diese anschliessend weiterleiten, Zugriffsrechte erteilen und die Bestellung von Laptop, Badge und Telefon auslösen. Die Führungskraft, überprüft die Daten auf Korrektheit und Vollständigkeit, anschliessend bestätigt sie diese. Die überprüften Daten werden mit RPA automatisch ausgeführt.
Am ersten Arbeitstag fängt die neue Fachperson an und ein Tastendruck der eintretenden Person genügt, um den Eintritt abzuschliessen. Die Fachperson besitzt jetzt alle notwendigen Berechtigungen und kann gleich mit der Einarbeitung und der eigentlichen Tätigkeit beginnen.
Die Entscheidung liegt ganz bei uns
Die Einführung eines Software-Roboters rechnet sich: Repetitive Aufgaben werden automatisch ausgeführt und sparen dadurch Zeit und Geld, teures und mangelndes Fachpersonal kann entsprechend ersetzt werden. Langweilige und monotone Arbeiten werden der Roboter-Software überlassen. Das führt zu grossen Kosten- und Zeitersparnissen. RPA arbeitet 24/7, 365 Tage im Jahr ohne Unterbrechungen, fehlerfrei und in konstanter Geschwindigkeit. Somit ist das Onboarding planbar und punktgenau fertiggestellt.
Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit, neue Arbeitsschritte lassen sich schnell integrieren oder ganze Prozessabläufe optimieren. Ich bin fest davon überzeugt, dass der Einsatz von RPA das Onboarding revolutionieren würde und die Angestellten stark entlastet. Durch RPA kann sich das Fachpersonal um komplexe Aufgaben im Unternehmen kümmern und wird nicht durch eintönige Routine-Tätigkeiten absorbiert.
Weiterführende Links zum Thema:
Was ist Robotic Process Automation (RPA)
