Ist Excel tatsächlich das Schweizer Taschenmesser der Tabellenkalkulation, Auswertungen und Dashboards? Sicher, die Software ist vielseitig einsetzbar, nützlich und weit verbreitet. Doch warum setzen so viele Unternehmen weiterhin auf Excel, obwohl es inzwischen effizientere Tools gibt? In diesem Beitrag möchte ich meine persönliche Sichtweise zum Phänomen „Excelitis“ schildern – der übermässigen Abhängigkeit von Excel – und einige der häufigsten Argumente meiner Arbeitskollegen beleuchten. Bereit? Los geht’s!
Excel als kostengünstige Option
Excel gilt als kostengünstige Lösung, da es Teil des Microsoft Office-Pakets ist und Anwender Kenntnisse weit verbreitet sind. Die Applikation verursacht keine zusätzlichen Lizenzkosten. Das macht es zu einer attraktiven Wahl, weil keine neuen Investitionen in aufwändige IT-Projekte nötig sind. Allerdings sollte man die versteckten Kosten nicht ignorieren. Insbesondere die vielen Stunden, die für die Erstellung und Erweiterung von Makros aufgewendet werden müssen. Diese Aufwände bleiben oft unbemerkt und führen zu einer ineffizienten Nutzung von wertvollen personellen Ressourcen. Arbeitskollegen oder Projekt Mitarbeiter wenden Stunden auf um mit Excel Auswertungen aller Art zu erstellen, anstelle sich auf ihr fachliche Tätigkeit zu fokussieren. Im Vergleich zu spezialisierten Tools fehlt Excel auch die Möglichkeit Prozesse zu automatisieren, was langfristig kostspielig sein kann.
Tatsächlich bieten moderne BI-Tools wie Power BI oder Tableau viele Vorteile, die Excel nicht zu leisten vermag. Sie ermöglichen die Automatisierung von Datenprozessen, bieten bessere Visualisierungsoptionen und lassen sich nahtlos in bestehende Datenquellen integrieren. Beispielsweise könnte Power BI innerhalb weniger Minuten ein dynamisches Dashboard erstellen, während dieselbe Aufgabe mit Excel Stunden dauern würde. Diese Effizienzsteigerung ist oft der entscheidende Vorteil, den Unternehmen durch eine Umstellung gewinnen könnten.
„Shit in, shit out“ – ein Trugschluss?
Ein häufiges Argument in meinem Umfeld lautet: Warum sollten wir in professionelle BI-Tools investieren, wenn die Datenqualität doch nicht besser wird? „Shit in, shit out“, hört man oft. Meiner Meinung nach ist das jedoch ein Trugschluss. Als Projektleiter trage ich die Verantwortung für die Steuerung und Überwachung meiner Projekte. Dazu gehört auch die Sicherstellung der Datenqualität. Um die Qualität der Daten hoch zu halten bin ich auf ein effizientes Controlling angewiesen. Darum sollten einfache Visualisierungen und übersichtliche Reports mit wenigen Klicks verfügbar sein. Die benutzerfreundliche Tool Handhabung versteht sich für mich von selbst. Idealerweise sollte der Aufwand für die Controlling Tätigkeit nur wenig Zeit in Anspruch nehmen. Nur dann werden die erfassten Daten regelmässig überprüft und Fehler korrigiert, was langfristig zu einer besseren Datenqualität führt.
Hier kommen die BI-Tools ins Spiel: Sie ermöglichen nicht nur die Analyse der Daten, sondern auch deren Validierung und Überprüfung in Echtzeit. Im Gegensatz zu Excel, das sich auf manuelle Eingaben verlässt, bieten BI-Tools intelligente Funktionen, die Datenfehler frühzeitig erkennen. Durch Automatisierung und Fehlerwarnungen können Unternehmen sicherstellen, dass die Qualität ihrer Daten tatsächlich verbessert wird.
Die Herausforderungen mit Excel-Makros
Makros machen Excel zu einem vielseitigen Tool, das für viele Aufgaben genutzt werden kann. Sei es für die Planung einer Firmenfeier, die Kalkulation von Angeboten oder als einfaches Produktionsplanungstool. Oft wird argumentiert, dass keine teure Spezialsoftware notwendig sei, mit Excel lassen sich schliesslich ähnliche Ergebnisse erzielen. Doch viele dieser Makros wurden von Laien entwickelt und sind ungenügend dokumentiert. Die mangelnde Dokumentation und das Fehlen einer einheitlichen Wartungsstrategie können bei Software-Updates von Microsoft oder bei Funktionserweiterungen zu erheblichen Problemen führen. Das Lösen dieser Probleme erfordert unter Umständen professionelle und mit hohen Kosten verbundene Hilfe. Eine nachhaltige Alternative wäre die Implementierung einer professionellen Plattform zur Datenverarbeitung, die sowohl Automatisierung als auch Wartung effizienter unterstützt. Damit würden Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden, die „ihre“ Makros verwalten, reduziert und die Transparenz erhöht. So kann nicht nur das Risiko von Systemstörungen minimiert, sondern auch die Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit der Lösungen gesteigert werden.
Die versteckten Kosten der Excel-Abhängigkeit
In Unternehmen werden oft viele Stunden damit verbracht, Makros zu programmieren oder anzupassen. Leider laufen diese Aufwände in den Kostenstellen der Abteilungen mit und werden nur in seltenen Fällen transparent ausgewiesen. Deshalb wird die Nutzung von Excel als universelles Werkzeug von Geschäftsleitungen selten hinterfragt, da keine echte Kostentransparenz besteht. Doch genau diese Stunden und Aufwände könnten meiner Meinung nach stattdessen in die Entwicklung einer professionellen Datenplattform investiert werden, die nicht nur effizienter ist, sondern auch die Arbeitsbelastung aller Beteiligten reduziert. Solange die in vielen Firmen versteckten Kosten nicht transparent gemacht werden, bleibt Excel wohl der heimliche König des Büros.
Zeit für Veränderung
Excelitis ist ein reales Problem. Es hat weniger mit den tatsächlichen Fähigkeiten von Excel zu tun, sondern vielmehr mit psychologischen und organisatorischen Faktoren. Excel ist vertraut, vermittelt eine scheinbare Kontrolle und ist einfach verfügbar. Doch die versteckten Kosten, sei es die Zeit, die für manuelle Datenpflege und Makros aufgewendet wird oder die verpasste Chance, fundiertere Entscheidungen zu treffen sollte nicht länger ignoriert werden. Vielleicht ist es an der Zeit, Excel nicht mehr als das ultimative Werkzeug zu betrachten, sondern als das, was es ist: Ein nützliches Tool, das seine Stärken hat, aber nicht die Lösung für die Herausforderungen der Zukunft bietet. Es ist Zeit, den Wandel zu wagen.
Schritt für Schritt, von Dashboard zu Dashboard.
