In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist ein effektives Anforderungsmanagement entscheidend für den Erfolg der Projekte. Der richtige Umgang mit den Anforderungen kann sich erheblich auf die Fähigkeiten eines Unternehmens auswirken. Die Produkte und die Dienstleistungen können rechtzeitig und innerhalb des Budgets geliefert werden. Untenstehend gibt es fünf Schritte, welche hilfreich sind bei der Einführung von Anforderungsmanagement.
Einrichten eines klaren Prozesses
Einer dieser Schritte für ein effektives Anforderungsmanagement ist die Einführung eines klaren und standardisierten Prozesses. Für diesen Prozess müssen Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden, von den Stakeholdern bis zum/r Entwickler*innen. Des Weiteren sollten Dokumente erstellt werden, wie zum Beispiel eine Vorlage für die Erfassung der Anforderungen. Diese Vorlagen dienen den Benutzer*innen für die Einhaltung der Standards. Zusätzlich muss ein Überwachungsprozess eingerichtet werden. Dieser dient, dass die Anforderungen kontinuierlich validiert und bei Bedarf aktualisiert werden. Das Validieren von Anforderungen kann mittels Reviews, Explorationstechniken, Probe-Entwicklung oder mit Wechseln der Dokumentationsform stattfinden.
Implementierung eines Anforderungsmanagement-Tools
Die Investition in ein Anforderungsmanagement-Tool kann den Prozess unterstützen und die Nachvollziehbarkeit verbessern. Somit wird sichergestellt, dass alle Anforderungen in einer zentralen Quelle bewirtschaftet werden und für alle Beteiligten zugänglich sind. Ausserdem können die Anforderungsänderungen besser verfolgt werden. Um die Nachvollziehbarkeit zu verbessern, können ebenfalls Verknüpfungen zu anderen Quellen oder Umsysteme erstellt werden, die allenfalls automatisiert stattfinden.
Frühzeitige und häufige Einbindung von Interessenträgern
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Stakeholder von Anfang an einzubinden und während des gesamten Projekts eine offene Kommunikation zu pflegen. Hier kann eine Stakeholdermap gut unterstützen. Die Stakeholder liefern wichtige Erkenntnisse und Rückmeldungen, die die Richtung des Projekts bestimmen. Mit der Durchführung von Interviews können detaillierte Informationen, Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder eingesammelt werden. Eine regelmässige und transparente Kommunikation hält das Interesse aufrecht. Durch diese Schritte kann sichergestellt werden, dass das Projekt mit den Erwartungen übereinstimmt und das Risiko für Änderungen des Vorhabens zu einem späteren Zeitpunkt verringert wird.
Anforderungen richtig ermitteln
Mit den richtigen Ermittlungstechniken, die als Standard implementiert werden, steigt die Qualität der Anforderungen. Das Ziel der Ermittlungen ist es, die aktive Beteiligung der Betroffenen, Verständnis der Arbeitstätigkeiten der Benutzer*innen und die effiziente Erfassung der relevanten Informationen sicherzustellen. Die gängigsten Ermittlungstechniken sind die Befragungen (Interviews), Brainstorming, Dokumentenstudium oder das Beobachten. Das Ziel dieser Techniken ist die Beihilfe bei der Erhebung von Wissen und von Anforderungen. Die Kriterien, welche bei der Auswahl solcher Ermittlungstechniken infrage kommen, sind zum Beispiel die Anzahl Personen, die befragt werden, das verfügbare Budget oder die Fähigkeit der Auskunftspersonen.
Kontinuierliche Überwachung und Anpassung
Das Anforderungsmanagement ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein stetiger Prozess. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung sind von entscheidender Bedeutung, um Änderungen zu berücksichtigen und eine unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden. Regelmässige interne Audits, welche durch das Qualitätsmanagement durchgeführt werden, sind somit unabdingbar. Diese stellen die Einhaltung der Anforderungen und der Projektziele sicher. Nebst dem sollte es einen standardisierten Prozess für die Anforderungsänderungen geben inkl. Analyse der Auswirkungen und die Genehmigung der Beteiligten. Ein wichtiger Punkt ist, dass sogenannte Feedbackrunden implementiert werden. Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung kann die Ausrichtung an den Projektzielen beibehalten und eine erfolgreiche Umsetzung sichergestellt werden.
Fazit
Mit der Einführung von einem Anforderungsmanagement kann der Projekterfolg gesteigert werden. Zusammen mit der Umsetzung von einem klaren Prozess, Implementierung von einem geeigneten Tool, die Einbindung der Beteiligten, Einsetzen von richtigen Ermittlungstechniken und die kontinuierliche Überwachung von Änderungen der Anforderungen kann sichergestellt werden, dass die Projekte nicht aus dem Ruder laufen und die erwarteten Qualitätsstandards eingehalten werden.
