Hattest du jemals das Gefühl, dass du mehr Zeit in Meetings verbringst als produktiv an deinem Arbeitsplatz? Bist du frustriert und genervt von endlosen Diskussionen, die zu keinem klaren Ergebnis führen? Herzlich willkommen im Club! Heutzutage sind Meetings ohne Mehrwert ein weit verbreitetes Phänomen in vielen Unternehmen. Doch keine Sorge! In diesem Blog-Beitrag erfährst du Wege, dem Meeting-Wahn zu entkommen und deine Zeit effektiver zu nutzen.
«Meetings sind sinnlos, wenn davon nichts umgesetzt wird!» Dieses Zitat stammt von Carsten Maschmeyer, einem internationalen Start-Up Investor und Mentor bei der deutschen TV-Ausgabe von «Höhle der Löwen».
Wo er recht hat, hat er recht. Ich persönlich ertappe mich regelmässig dabei, wie ich mich ärgere, wenn ich ein Meeting verlasse, bei welchem man am selben Punkt steht wie zuvor. Es werden nicht nur grosse Mengen an finanziellen Direktkosten, sondern auch an Humankapital verschwendet. Die Verantwortung, die Ressourcen unter Kontrolle zu haben, liegt vor allem in den Händen der Führungskräfte.
Definition Meeting-Wahn
Seit Beginn der Corona Zeit haben die Meetings, besonders Onlinebesprechungen, rasant zugenommen. Dabei geht es um die Tendenz, für jede noch so kleine Entscheidung oder Abstimmung ein Treffen anzusetzen, was zu einer tendenziell steigenden Zunahme von Meetings führt.
Dieses Mysterium wird umgangssprachlich «Der Meeting-Wahn» genannt. Hierbei handelt es sich um eine heimtückische Mischung aus oft unproduktiven und einer zu hohen Anzahl an Geschäftsmeetings, welche den Mehrwert für eine produktive Zusammenarbeit unterdrückt.
In Bezug zu dem Requirements Engineering wird oft an die Scrum-Methodik gedacht. Bei diesem Framework stehen die verschiedenen Events klar im Fokus, jedoch werden sie in der Praxis oft nicht so gelebt wie angedacht.
Nachfolgend findest du einen Leitfaden, wie die fünf Scrum Meetings mit grossem Mehrwert durchgeführt werden können. Dieser kann auch für gewöhnliche Geschäftsmeetings angewendet werden:
- Vorbereitung ist das A und O
Nimm dir vor dem Meeting Zeit, um dir Gedanken über den gewünschten Output und die Ziele zu machen. Gerne darfst du die Erwartungen festhalten, zum Beispiel digital auf einer Slide oder physisch auf einem Flipchart. So konzentrierst du dich auf die wichtigen Aspekte und vergisst nicht relevante Fragen zu stellen. So gelingt es dir die Punkte und Themen einzubringen, welche für die Lösungsfindung erforderlich sind.
- Zeit und Dauer einhalten
Die Timebox ist ein fester Zeitrahmen, welche die Dauer der verschiedenen Events und Meetings bestimmt. Bei der Scrum-Methodik achtet sich besonders der Scrum Master darauf, dass die Timebox eingehalten wird. Für reguläre Geschäftsmeetings wird empfohlen, die geplante Dauer des ursprünglich versendeten Termins einzuhalten und bei Bedarf ein Follow-Up festzulegen. Diese sind produktiver als eine Überziehung, denn die Teilnehmenden stehen nicht unter Stress und können vorab nochmals die Gedanken sortieren.
Zudem muss jeder Mitarbeitende das Recht haben, unproduktives Verhalten, wie trödeln und ausschweifende Diskussionen, zu unterbinden.
- Fokus auf die Ziele
Jedes Event oder Meeting sollte einen bestimmten Zweck erfüllen. Bei der Scrum-Methodik ist dieser strikt vorgegeben, was ein positiver Aspekt mit sich bringt. Ausserhalb dieses Frameworks solltest du dir jedoch die Frage stellen: «Benötigen wir hier wirklich eine Sitzung oder reicht eine unkomplizierte Besprechung bei einer Tasse Kaffee oder einem kurzen Spaziergang um das Gebäude?».
- Rollen beachten
Der Teilnehmerkreis sollte beschränkt werden, denn nur die wirklich relevanten Personen sollten an einem Meeting teilnehmen. Es sollte somit vermieden werden, wahllos Personen einzuladen. Denke an das Sprichwort «zu viele Köche verderben den Brei». Zusätzlich sollten die Verantwortlichkeiten klar verteilt werden. So weiss jeder und jede, was die eigene Aufgabe ist.
Wahrscheinlich sind dir obenstehende Tipps nicht neu. Im Trubel des Alltags kann es vorkommen, dass wir das Eine oder Andere übersehen. Nimm dir vor, diese vier Punkte zu verinnerlichen und präsent zu halten. So wird es dir bestimmt gelingen deinen Arbeitsalltag ohne unproduktive Meetings zu bewältigen und du wirst bewusst lernen, wann es wirklich eine geplante Besprechung braucht.
Weiterführende Links zum Thema
Linked in Beitrag von Carsten Maschmeyer zum Thema Meetings ohne Mehrwert
Quelle und Inspiration: Nie mehr Zeit verschwenden mit Meetings
