Am 30. November 2022, also ziemlich genau vor einem Jahr, wurde ChatGPT für die Öffentlichkeit kostenlos zugänglich gemacht. Damit wurde eine neue Ära im Computerzeitalter eingeläutet. Im März 2023 informierte Microsoft, dass auch sie aktuell einen AI-Chatbot entwickeln und schon bald anbieten werden. Vor ein paar Wochen war es nun soweit und eine beschränkte Anzahl Nutzer kam in den Genuss von Microsoft 365 Copilot. Doch welche Vorteile bringt uns Copilot im Alltag?
Wer kennt das nicht? Kurz Protokoll zu einem Meeting schreiben und dann auch gleich noch zusammenfassen. Daten einer Exceldatei auswerten. Einen Termin via Outlook finden. Einen Aufsatz im Word erarbeiten. Eine Präsentation mit Informationen aus anderen Dokumenten befüllen. Diese sowie auch weitere Aufgaben kennen wir doch alle im Alltag, sei es beruflich oder privat. All diese Aufgaben können sehr zeitaufwändig sein, obwohl alle Informationen bereits zur Verfügung stehen und nur in einem anderen Format dargestellt, zusammengefasst oder beschrieben werden müssen. Hier kommt der Microsoft 365 Copilot ins Spiel.
Vorstellung Copilot
Wie kann uns nun hier Microsoft 365 Copilot im Alltag unterstützen? Wie funktioniert überhaupt Microsoft 365 Copilot? Dazu ein kurzer Überblick in den folgenden zwei Videos:
Grundsätzlich besteht Copilot aus drei Bausteinen:
1. Ein Programm aus Microsoft 365
2. Daten, die zur Verfügung gestellt wurden (Microsoft Graph)
3. Ein Sprachmodell, welches Texte formulieren kann (LLM)
Kurz erklärt: Man öffnet ein Programm nach Wahl, beauftragt Copilot mittels ausgewählter Daten zur Ausführung eines bestimmten Tasks und das Sprachmodell wird uns das erfragte textlich zurückgeben. Wie sieht dies nun spezifisch in den meisten Microsoft 365 Programmen aus?
Word
Vieles bereits schriftlich Erstellte muss noch in einem Word „offizialisiert“ werden. Müssen zum Beispiel Team-Meeting Notizen vom OneNote im Fliesstext dargestellt werden, kann man diese OneNote Datei als Basis für die Erstellung im Word verwenden. Bevor man die verwendet, kann man den Text aber auch noch an der Ausführlichkeit oder der Sprache angepasst werden.
=> Weitere Beispiele: Texte umschreiben, Text im Tabellen umwandeln, Vorschläge zur Verbesserung des Textes
Excel
In den meisten Firmen existieren extrem viele Excellisten mit Hunderten oder Tausenden von Einträgen. Meist werden diese Daten auch ERP Auswertungen gewonnen. Ein Beispiel sind Aufträge der verschiedenen Arbeitswochen. Microsoft 365 Copilot kann nun mittels Befehl auf die Schnelle z.B. die Umsatzstärksten Wochen oder die grössten Aufträge ausfiltern.
=> Weitere Beispiele: Grafische Auswertungen, Analyse der Daten, Vorschläge der richtigen Darstellung
Outlook
Bei Meetings mit einer grossen Anzahl Teilnehmer oder mit Personen die bereits viele Besprechungstermine im Outlook haben, ist es meist eine grosse Herausforderung einen passenden Termin zu finden. Aus diesem Grund kann Microsoft 365 Copilot auch hier zum Zug kommen. Mithilfe des Copilots werden sofort die ersten freiverfügbaren Termine aus Auswahl angezeigt.
=> Weitere Beispiele: E-Mail Unterhaltung zusammenfassen, E-Mail Antwort vorerfassen, E-Mail Anhang Anhang vorerfassen
Powerpoint
Präsentationen werden meist auf Grund eines Dokuments erstellt, um das ganze z.B. der Geschäftsleitung anschaulich zu präsentieren. Auch hier bietet Microsoft 365 Copilot sich an, um Daten einzulesen und darauf direkt eine Powerpoint Präsentation auszufüllen.
=> Weitere Beispiele: Eine Präsentation auf eine kürzere zusammenfassen, Präsentation neugliedern
Teams
Durch den Coronavirus wurden Besprechungen immer mehr online durchgeführt. Im Alltag kann es sein, dass wir Meeting an Meeting haben und dadurch manchmal den Start oder auch einmal eine ganze Besprechung verpassen. Damit wir trotzdem nichts verpassen bietet Copilot die Möglichkeit das Verpasste zusammenzufassen.
=> Weitere Beispiele: Entscheide auflisten, Aufgaben auflisten, Gesamtes Meeting zusammenfassen
Fazit
Microsoft 365 Copilot kann den Büroalltag revolutionieren und unser täglicher Helfer werden. Trotzdem darf dieses Toolauch weiterhin nur als Unterstützung angesehen werden. Am Schluss muss das Ausgegebene immer noch kontrolliert werden, bevor es verwendet wird. Unglücklich aktuell ist aber, dass nur ein ausgewählter Teilnehmerkreis in den Genuss von Microsoft 365 Copilot kommt. Sobald dies aber für alle zugänglich sein wird, wird kein Office Anwender mehr den Copilot hergeben wollen.
Weiterführende Links:
ChatGPT – Wikipedia
Announcing Microsoft Copilot, your everyday AI companion – The Official Microsoft Blog
Copilot für Microsoft 365
