In der heutigen schnelllebigen und dynamischen Geschäftswelt sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidende Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Mit agilen Vorgehensweisen lässt sich die gewünschte Flexibilität erreichen. Das klassische Projektmanagement bietet solide Strukturen und klare Prozesse. Die Herausforderung ist es, diese Ansätze in Einklang zu bringen. Der Ruf nach mehr Agilität im Projektmanagement wird immer lauter.
Als IT-Projektleiterin bei einer Kranken- und Unfallversicherung bin ich täglich mit diesen Herausforderungen und Chancen konfrontiert. Daher möchte ich in diesem Blogbeitrag drei Ideen näher beleuchten, die es ermöglichen, Agilität in das klassische Projektmanagement zu bringen. Es ist an der Zeit, traditionelle Grenzen zu überwinden und eine neue Ära der Zusammenarbeit und Innovation einzuläuten. Flexibilität und schnelles Reagieren auf Herausforderungen sind in der heutigen dynamischen Welt für Unternehmen auch im Projektmanagement von grosser Relevanz. Die Integration agiler Methoden in traditionelle Projektmanagementmodelle eröffnet hier neue Möglichkeiten.
Wenn du etwas so machst, wie du es seit zehn Jahren machst, dann sind die Chancen gross, dass du es falsch machst.
Zitat von Charles Kettering zu Veränderungen
Die nachfolgenden drei Ideen können somit agile Vorgehensansätze im klassischen Projektmanagement ermöglichen:
- Hybride Projektmanagement-Modelle einführen:
Anstatt sich auf ein rein klassisches oder agiles Projektmanagement zu beschränken, können Unternehmen von hybriden Ansätzen profitieren. Dabei werden Elemente beider Modelle kombiniert, um die Stärken zu erhalten und die Schwächen auszugleichen. Ein Beispiel hierfür ist der Einsatz agiler Methoden in bestimmten Projektphasen, während andere Phasen weiterhin nach dem klassischen Modell gesteuert werden. Dieser flexible Ansatz ermöglicht es, schnell auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren und gleichzeitig klare Strukturen und Planungen beizubehalten.
- Implementierung von Cross-funktionalen Teams:
Traditionelle Projektmanagementstrukturen neigen dazu, Mitarbeiter in bestimmten Abteilungen zu isolieren, was die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren kann. Ein Schritt hin zu mehr Agilität ist die Bildung bereichsübergreifender Teams, die Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammenbringen. Diese Teams können eigenverantwortlich arbeiten, kurzfristige Anpassungen vornehmen und sich besser auf wechselnde Projektanforderungen einstellen. Der Austausch von Wissen und Erfahrungen erhöht nicht nur die Agilität, sondern auch die Innovationskraft des gesamten Teams.
- Retrospektiven statt Lessons-Learned-Workshops:
Anstelle der traditionellen Lessons-Learned-Workshops, die oft erst am Ende eines Projekts stattfinden, können Retrospektiven regelmässig während des Projektverlaufs durchgeführt werden. Retrospektiven ermöglichen es dem Team, nicht nur darüber nachzudenken, was gut oder schlecht gelaufen ist, sondern auch darüber, wie es seine Arbeitsweise kontinuierlich verbessern kann. Indem die Teams in kurzen Abständen zurückblicken und gemeinsam reflektieren, entsteht eine offene Feedback-Kultur. Diese Flexibilität, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen, fördert nicht nur die Agilität, sondern trägt auch dazu bei, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen schnell umzusetzen. Retrospektiven schaffen somit Raum für kontinuierliche Verbesserung, was sich positiv auf die Effizienz und Qualität des Projektmanagements auswirkt.
In der Retrospektive werden standardmässig nachfolgende Fragen im Team diskutiert und dokumentiert:
- Was lief gut?
Positive Aspekte und Erfolge werden reflektiert, um Anerkennung und Stärkung positiver Elemente im Team zu fördern.
- Was lief nicht so gut?
Herausforderungen und Probleme werden identifiziert, um Schwächen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
- Was können wir verbessern?
Konkrete Massnahmen und Verbesserungsvorschläge werden erarbeitet, basierend auf den identifizierten Herausforderungen.
- Welche konkreten Massnahmen ergreifen wir?
Das Team konkretisiert die Verbesserungsvorschläge, legt Prioritäten fest und plant die Umsetzung in der nächsten Arbeitsperiode.
Als hilfreiches Tool zur Unterstützung dient Miro, welches kostenlose, einfach anwendbare Retrospektiven Vorlagen bietet.
Fazit
Insgesamt zeigen die aufgeführten Ideen, dass Ansätze agiler Methoden im klassischen Projektmanagement eine vielversprechende Lösung für Unternehmen sein können, die auf der Suche nach mehr Agilität und Anpassungsfähigkeit sind. Die Ideen sind nicht abschliessend, es gibt noch viele weitere Ideen, die mehr Agilität ermöglichen können. Während es wichtig ist, die individuellen Gegebenheiten und Kulturen jeder Organisation zu berücksichtigen, können diese Ideen dazu beitragen, die Grenzen zwischen traditionellem und agilem Projektmanagement langsam aufzulösen. In einer Zeit, in der Veränderung die einzige Konstante ist, bieten diese Ansätze einen Weg in eine erfolgreiche und agile Zukunft des Projektmanagements.
