Als Leiter für die Bereiche IT Security und Infrastruktur, erkannte ich die Notwendigkeit, unsere Arbeitsweise zu optimieren, um den ständig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Die Einführung von Kanban erwies sich als ein Wendepunkt in unserer Arbeitsweise – eine Erfolgsgeschichte, die ich gerne teilen möchte.
Die Ausgangslage
Meine Teams werden durch viele Fremdeinflüsse, Prozesse und Anforderungen gesteuert. Wir betreiben eigene Rechenzentren und sind für Betrieb, Ausbau und deren Weiterentwicklung zuständig. Dies tun wir für unsere Kunden, sowie für unsere eigene interne IT. Ebenso haben wir Anforderungen von der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA, Prozesse der Firma, die auf meine Teams einwirken, Zertifizierungen (ISO, ISAE und andere), die täglichen IT-Sicherheitsaspekte und den Einflüssen von der Cyber-Security so schnell als möglich zu erfüllen. Wir müssen die eigenen Projekte (Infrastruktur Erneuerung, IT Security Erweiterungen, Ausbau der Rechenzentren) in einem gewissen Zeitplan erfüllen. Die täglichen Arbeiten müssen zeitnah gemacht werden, da diverse Kunden auf Ihre Anfragen warten. Eine Projektplanung nach klassischem Ansatz wird daher immer wieder verzögert und Termine müssen verschoben werden. Wir müssen eine andere Lösung für die Planung finden.
Die Herausforderung
Unser Team stand vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen, oft in einem dynamischen Umfeld, das schnelle Anpassungen erforderte. Einiges davon habe ich bereits in der Ausgangslage erwähnt. Die herkömmlichen Methoden des Projektmanagements stiessen wie erwähnt an ihre Grenzen und wir erkannten, dass eine agile Methode unsere Flexibilität und Produktivität steigern könnte. Doch welche modernere und agilere Methode ist für uns die richtige? Die ganze Firma auf eine solche anzupassen, ist in einem vernünftigen Zeitrahmen nicht möglich. Erste Einblicke für eine solche agile Möglichkeit, sahen wir bereits bei unserer Abteilung für Applikationsentwicklung. Diese entwickelt APP’s für unsere Kunden und arbeiten schon seit ca. 2 Jahren mit Scrum. Die Einführung von Scrum, mit dem Verständnis aller Mitarbeiter für eine agile Arbeitsweise, dauert aber noch bis heute an. Das können und wollen wir so also nicht umsetzen, das dies mit der aktuellen Arbeitslast nicht vereinbar wäre. Wir müssen hier eine andere Möglichkeit finden.
Die Einführung von Kanban
Nach umfangreicher Recherche und diversen internen Diskussionen, entschieden wir uns für Kanban, besser gesagt für die visuelle Anzeige eines Boards für unsere Aufgaben. Seine visuelle Natur und Fokussierung auf kontinuierliche Verbesserung passten perfekt zu unserem Ziel, unsere Arbeitsprozesse zu optimieren. Wir starteten mit einer klaren Aufteilung unserer Aufgaben in Spalten: „To Do“, „In Bearbeitung“ und „Fertiggestellt“. Nach ein paar Wochen erweiterten wir das Ganze mit «In Entwicklung», «Im Test», «In Abnahme» und «Kundentest». Diese Arbeitsweise und deren Übersicht war für alle relativ neu. Bis jetzt arbeiteten wir mit Powerpoint Folien, auf welchen die aktuellen grossen Projekte ersichtlich waren und deren aktuellen Status wöchentlich besprochen wurden. Ausserdem hatten wir ein Ticketsystem für unser Daily Business und diverse Projektboards für die Projektleiter.
„Es geht nicht darum, seine To-do-Liste nach Priorität zu sortieren, sondern darum, in der Liste Platz für seine Prioritäten zu schaffen.“ – Stephen Covey, Erzieher und Autor
Die Transformation
Die Umstellung auf Kanban erforderte nicht nur eine Veränderung in der Art und Weise, wie wir arbeiteten, sondern auch eine Anpassung in unserer Denkweise. Die klare Visualisierung unserer Aufgaben ermöglichte nicht nur eine bessere Priorisierung, sondern förderte auch die Transparenz innerhalb eines Teams und über die Teams hinweg.
Der Erfolg
Die Auswirkungen waren unmittelbar spürbar. Wir verbesserten unsere Time-to-Market und Übersichtlichkeit erheblich, indem wir Engpässe identifizierten und Prozesse kontinuierlich optimierten. Die Teamkommunikation verbesserte sich, da jeder genau wusste, an welchen Aufgaben gearbeitet wurde.
Fazit
Die Einführung von Kanban war mehr als nur eine Änderung in unseren Arbeitsprozessen. Es war eine Veränderung in unserer Denkweise und eine kulturelle Transformation. Unser Team wurde agiler, effizienter und reaktionsfähiger. Und dies innerhalb einer kurzen Umstellungszeit.
Die Einführung von Kanban in meinen Teams ist zweifellos eine Erfolgsgeschichte. Es zeigt, dass selbst kleine Veränderungen grosse Auswirkungen haben können, wenn sie klug implementiert werden. Die Reise zu mehr Agilität und Effizienz hat gerade erst begonnen, und wir sind bereit, weiter zu wachsen und zu lernen.
Weiterführende Links
Was ist Kanban überhaupt
So nutzt du ein Kanban Board im (agilen) Projektmanagement
