Im Rahmen unseres CAS haben wir uns detailliert mit dem Thema Datenhaltung auseinandergesetzt; sowohl technisch als auch organisatorisch. Mit dem Wachstum eines Unternehmens, steigt die Menge an Daten, die aus verschiedenen Quellen stammen und an unterschiedlichen Orten gespeichert werden. Zu viele Daten, meist von schlechter Qualität und ohne erkennbare Struktur. Bei grösseren Unternehmen ist es nahezu unmöglich, die Kontrolle über alle Daten in jedem Bereich zu erlangen.
In der Welt des Datenchaos gibt es ein wahres Zauberwort: „Data Governance“. Mit ihr kannst du deine Daten strukturieren, zentralisieren und in adäquater Form schützen. Was sich im ersten Moment einfach anhört, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung allerdings als die «Königsdisziplin». Aber keine Sorge, auch im persönlichen Umfeld kannst du von den Prinzipien der Data Governance profitieren, selbst bei deinen eigenen erstellten Dateien. Obwohl die Komplexität im Vergleich zur Unternehmensperspektive geringer ist, bleibt das Ziel dasselbe: Ordnung in deine Datenlandschaft zu bringen. Ich zeige dir am Beispiel von MOCA – Modern Collaboration Architecture, worauf du beim Umgang mit Daten achten musst. Dieser Begriff steht für die moderne Zusammenarbeit mit den M365 Office Apps.
Wie entsteht Datenwildwuchs?
Mögliche Ursachen für Datenwildwuchs sind: Doppelte Ablage von Dateien, veraltete, unbenutzte und verwaiste Dateien, inkonsistente Verzeichnisstrukturen. Häufig werden auch die Zugriffsrechte auf Dateien, die man nicht mehr aktiv bearbeitet (vor allem bei Externen) vernachlässigt, was wiederum zu einem Sicherheitsrisiko führt. Durch die Pandemie wurden wir alle binnen kürzester Zeit und ohne vorgängige Einführung dazu gezwungen, Tools einzusetzen, die eine Zusammenarbeit von zu Hause aus ermöglichen. Dadurch haben viele Menschen eine sehr individuelle Arbeitsweise entwickelt, was heute unter Umständen zu einer unkontrollierten Datenablage führen kann.
Wo werden meine erstellten Dateien gespeichert?
Eine SharePoint-Seite dient als Grundlage und wird als zentraler Speicherort verwendet. Die „Teams Software“ zeigt die Dateien aus den Teams- und OneDrive-Ablagen an, während die OneDrive-Software dafür verantwortlich ist, dass dein Arbeitsgerät mit deinen Datenquellen synchronisiert wird und stets auf dem neuesten Stand ist.
Eine Visualisierung, die aufzeigt wo deine Dateien gespeichert sind und wie sie synchronisiert werden
Wie kann ich Änderungen von Dateien nachvollziehen?
Im Versionsverlauf siehst du ganz einfach, welcher Benutzer eine Datei wann bearbeitet hat und welche Änderungen dabei vorgenommen wurden. Du kannst eine „historische“ Version öffnen, ohne die bestehende zu überschreiben und die beiden Dokumente miteinander vergleichen. Die aktuelle Dateiversion kannst du ganz einfach verwerfen und diese vollständig durch eine vorherige Version ersetzen.
Wie archiviere ich veraltete Daten?
Sobald du eine Zusammenarbeit in einem Projekt abgeschlossen hast, kannst du mit der Archivierung beginnen. Es gibt verschiedene Hilfsmittel, die das Verschieben der Daten erleichtern. Microsoft bietet z. B. die Archivierung von „Teams“ an. Hierfür kannst du dich direkt bei deiner IT-Abteilung melden, sobald du ein „Teams“ nicht mehr benötigst.
Was passiert bei der Löschung von Dateien?
Die Löschung von Daten kann dabei helfen, Ordnung zu schaffen. Falls Dateien versehentlich gelöscht werden sollten, kannst du sie innerhalb von 90 Tagen wiederherstellen. Anders verhält es sich, wenn du ein komplettes Team löschst – dieses kann nur für 30 Tage wiederhergestellt werden.
Verwaltung externer Datenzugriffe
Um dir einen genauen Überblick über erstellte Freigaben auf einer bestimmten SharePoint Seite oder deinem OneDrive zu verschaffen, kannst du eine Auswertung erstellen. Auf diese Weise kannst du einfach erkennen, wie die Freigabe verwendet wird und ob Dateien oder Ordner für externe Personen freigegeben wurden.
Wie kann ich vom Unternehmen im Bereich Data Governance unterstützt werden?
- Klare Richtlinien und Prozesse für die Gewährleistung der Qualität, Sicherheit und Schutz von Daten.
- Aufbewahrungsrichtlinien für Dateien vorgeben (wie lange eine Datei existieren darf).
- Einrichten von Genehmigungsprozesse beim Freigeben von Dateiversionen
Was kannst du zur Data Governance beitragen?
- Sende keine Dateien direkt in E-Mail Anhängen, stattdessen kannst du den Link freigeben.
- Überlege dir beim Erstellen von Dateien, für welches Zielpublikum die Informationen sind. (Für mich, für mein Team oder für das gesamte Unternehmen)
- Dateifreigaben für externe wieder zurückziehen
Wenn du die Prinzipien von Data Governance beherzigst und in die moderne Zusammenarbeit integrierst, leistest du einen grossen Beitrag zur effizienten und zukunftsfähigen Arbeitskultur.
