In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen nicht nur wichtig, eine gute Qualität zu liefern, sondern auch schnell zu reagieren. Dank dem Einsatz eines modernen ERP-Systems entsteht eine gewisse Automatisierung für geschäftliche Prozesse, die sich vorteilhaft für die Kosten und die Bearbeitungszeit auswirkt. Um eine gute Auswahl für ein ERP-Systems zu treffen, helfen die zehn folgenden Schritte.
Diese zehn Schritte können wiederum in zwei Phasen aufgeteilt werden. In einer ersten Phase geht es um die Analyse der bestehenden Tools sowie um Prozesse.
Strategie & Roadmap
Eine strategische Planung ist ein wichtiger Bestandteil des Managements von Projekten. Somit werden auch die internen Dokumente studiert und strategische Eckpfeiler erkannt.
Prozess-/ Applikationslandkarte
Durch die Abbildung eines Prozesses sowie Applikationslandkarte werden alle Prozesse im Unternehmen abgebildet. Somit erhält man eine Prozessprofile und eine Prozesslandkarte.
Ist-Prozesse
Durch die tabellarische Darstellung der Ist-Prozesse ermöglicht es die Stärken sowie Schwächen zu identifizieren. Daraus können die Prozesspotentiale abgeleitet werden.
Soll-Prozesse
Durch die Analyse der Soll-Prozesse werden die Wünsche und Anregungen erläutert, welche bei den aktuellen Prozessen nicht möglich sind. Daraus ergeben sich die Soll-Prozesse mit Schlüsselanforderungen.
Lastenheft
Ein Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an den ERP-System. Darin werden alle Anforderungen für das Projekt, die Technik und den Partner definiert. Damit wird die Selektion eines ERP-Systems massiv erleichtert.
Die zweite Phase beschreibt die fünf Schritte, um die gewünschte ERP-Lösung sowie den geeigneten Anbieter zu suchen.
Ausschreibung
Mit der Ausschreibung wird nach optimalen Angeboten gesucht. Das erstellte Lastenheft wird an die auserwählten ERP-Anbieter versendet und anschliessend werden Q & A Sessions geführt.
Angebotsauswertung
Dank der Ausschreibung werden verschiedene Angebote betreffend Preisleistungsverhältnis, Anforderungsprofil, etc. verglichen. Dieser Schritt kann auch mit Hilfe einer IT-Matchmaker abgebildet werden.
Evaluations-Workshops
Dieser Workshop kann die Entscheidung eines potenziellen ERP-Systems selektieren. Ein Tagesworkshop mit dem Abteilungsverantwortlichen wird seine Ideen und Vorschläge einbringen.
Referenzbesuche
Durch Demo-Software-Ansichten, kann man das Tool testen und feststellen, ob es in Frage kommt. Die verschiedenen Referenzbesuchsberichte stehen dann für die Auswahl zur Verfügung.
Entscheid / Vertragsausfertigung
In diesem Schritt können die Angebote verhandelt und ein bevorzugter Partner ausgesucht werden. Das Implementierungsprojekt muss richtig vorbereitet werden und es entsteht ein kommerzieller Vertrag mit dem Software-Partner.
Unterstützung Implementierung
Zuletzt kann Unterstützung von dem IT-Partner gefordert werden, um die Implementierung richtig vorzubereiten und die Ressourcen sowie Methoden richtig einzuteilen. Somit dient der letzte Schritt zur Einleitung der dritten Phase des ERP-Auswahl. Mit der Implementierung wird in die praktische Umsetzung gewechselt.
Mit diesen zehn Schritten ist sichergestellt, dass eine gute Auswahl des ERP-Systems getroffen wird. Der Einsatz des Tools ergibt eine verkürzte Durchlaufzeit. Zudem kann ein schnellerer Austausch von Daten und Informationen gewährleistet werden. Zu beachten ist, dass die mittelpreisigen ERP-Systeme genau gleich gut sein können und nicht zwingend ein teures ERP-System ausgesucht werden muss. Aus diesem Grund ist die Erstellung eines Lastenheftes wichtig, um die Anforderungen genau zu definieren. Dadurch kann jede Abteilung im Alltag das Tool einsetzen und ist nicht von dem IT-Partner abhängig.
Weiterführende Links
ERP-Auswahl
