User Story Mapping fördert ein gemeinsames Verständnis von Benutzer (Anwendervertreter) und Entwickler. Anhand des Projekts Scanning von Dokumenten siehst du, wie einfach dies möglich ist.
User Story Mapping in 4 Schritten
Jeff Patton entwickelte das User Story Mapping. Ziel ist es, eine bessere Übersicht über ein Projekt zu gewinnen. Mit dem User Story Mapping können mehrere Aktivitäten und Stories nacheinander grafisch dargestellt werden – also ähnlich wie beim Geschichten erzählen. Folgendes Vorgehen eignet sich dabei:
Schritt 1: Schreibe alle Aktivitäten auf, die während des Prozesses durchlaufen werden.
Schritt 2: Zerlege die Aktivitäten weiter in Schritte zu einem Ablauf von links nach rechts.
Schritt 3: Zerlege die Schritte noch weiter und zerlege sie in Stories resp. Subtasks.
Schritt 4: Unterteile die Stories in zwei oder mehr Reihen, sodass diese im Release einplant werden können. Die oberste Reihe zeigt das Minimum Viable Product (MVP). Das MVP wird als Erstes entwickelt.
Aber genug Theorie, lass uns die User Story Mapping nun an einem konkreten Beispiel aus der Berufspraxis anschauen.
Scanning-Prozess optimieren
Physische Akten wie Briefe oder Pläne sollen bei der kantonalen Verwaltung digitalisiert werden. Ein Deckblatt mit einem QR-Code sorgt dafür, dass das Dokument am richtigen Ort in der Software (CMI) gespeichert wird. Die Vorbereitungs- und Nachbearbeitungsaufgaben im Scanning sollen dabei möglichst effizient gestaltet werden.
Der Scanning-Prozess wird in die drei Aktivitäten unterteilt:
- Scanning vorbereiten (unwichtiges Aussortieren, Heftklammer entfernen etc.).
- Scanning durchführen (Einscannen der Dokumente am Gerät).
- Scanning nachbearbeiten (Ablage der Dokumente am richtigen Ort und Qualitätskontrolle).
Die folgenden Schritte und daraus abgeleitet die Stories bilden die Basis fürs MVP.
Am Ende des Features nach SAFe soll das MVP fürs Scanning herauskommen.
Erste Erfahrungen
Die Stories wurden gemeinsam von Mitarbeitenden im Business und der IT geschrieben. Es entstand dabei ein gemeinsames Verständnis fürs geplante Vorhaben. Die Stories wurden so detailliert wie nötig beschrieben und priorisiert. Am Iterationsmeeting alle zwei Wochen wurde sichergestellt, dass der Entwickler und Benutzer die Stories gleich interpretierten.
Dank dem Deckblatt mittels QR-Codes konnte Folgendes erreicht werden:
- Korrekte Speicherung der Dokumente als PDF im Dossier
- Optimale Ablage und Suche nach den Dokumenten
- Aufwand der Nachbearbeitung deutlich reduziert
- Automatische Texterkennung OCR (Vielzahl an Informationen)
Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die Dokumente werden fleissig digitalisiert und so die Papierberge abgebaut. Weitere Stories für den Einsatz der Lösung für A0-Dokumente wie z.B. Baupläne sind bereits in Planung.
Kommunizieren ist das A und O
Beim User Story Mapping reden alle wichtigen Stakeholder, insbesondere der Benutzer, Product Owner und Entwickler auf derselben Grundlage. Durchs gezielte Aufschreiben der Stories und durchs Erzählen wird ersichtlich, welche der Stories wie wichtig sind.
Das oben erwähnte Projekt war ein idealer Start, das User Story Mapping auszuprobieren. Die Methode ist einfach anwendbar und kann auch bei Personen ohne Kenntnisse im Bereich Agilität eingesetzt werden. Durchs Erzählen entsteht eine Diskussion aller Teammitglieder.
Nachfolgend siehst du zusammengefasst die Vorteile des User Story Mappings:
- Ganzheitlicher Überblick (Big Picture) erhalten.
- Gemeinsames Verständnis zwischen Business und IT schaffen.
- Fokus bleibt beim Benutzer.
- Konzentration auf das Wesentliche. Man verliert sich nicht in Details.
- Erhalt eines MVP. Keine Zeitverschwendung und kein Leerlauf.
- Vereinfachung der Release-Planung durch Priorisierung der Stories.
Falls du dich näher mit dem User Story Mapping auseinandersetzen willst, schaue doch den untenstehenden Link an. Viel Spass beim Ausprobieren!
Weiterführende Literatur:
Jeff Patton, User Story Mapping – Die Technik für besseres Nutzerverständnis in der agilen Produktentwicklung / Orell Füssli / ISBN: 978-3958750678
