In unserem Intranet herrscht ein reger Informationsfluss und zahlreiche Plattformen sind mit Dokumenten bestückt. Doch bei dieser Vielzahl an Informationen kann es schnell unübersichtlich werden. Aus diesem Grund möchte ich hiermit aufzeigen, wie die Cablex AG erfolgreich Ordnung in die Dokumentenflut gebracht hat und welche Vorteile uns dabei die SaaS-Cloudlösung von Microsoft beschert hat.
Sicher kennt ihr das: Ihr habt vor einiger Zeit von einer Prozessänderung erfahren, die nun in Kraft getreten ist. Doch ihr könnt euch nicht mehr an alle Details erinnern und wollt die Informationen nochmals durchlesen. Aber wo wurden diese Infos abgelegt? In Outlook, in OneNote oder vielleicht in der firmeneigenen Datenbank „iKnow“? Ihr sucht und sucht, könnt sie aber nicht finden.
Oder vielleicht habt ihr in einem Meeting über eine neue Handhabung bezüglich der Kundeninformationspflege erfahren, von der ihr noch nichts gehört oder gelesen habt. Doch wenn ihr fragt, worum es geht, bekommt ihr die Antwort: „Das steht alles auf der Collab-Seite. Hast du die Meldung nicht gelesen?“ Doch die Collab-Seite ist ebenfalls ein undurchsichtiger Informations-Dschungel, in dem es leicht ist, wichtige Informationen zu übersehen.
Unser Team war frustriert, da es nicht umgehend auf die benötigten Informationen zugreifen konnte. Um unnötigen Zeitaufwand und Frust zu vermeiden, war es wichtig, die Datenbanken zu harmonisieren und damit den Mitarbeitenden einfachen Zugriff auf die benötigten Ressourcen zu gewähren.
Was ist Microsoft Teams? Brauchen wir wirklich noch ein zusätzliches Tool?
Da kam also ein neues Tool auf uns zu: Microsoft Teams. Es löste später Skype for Business ab. Alle Daten wurden auf SharePoint und OneDrive von Microsoft migriert. Endlich hatten wir eine zentrale Datenbank, die alle Informationen vereinte. Dank der Suchfunktion konnten wir schnell relevante Dokumente finden, selbst wenn sie nicht sauber archiviert wurden. Da sowohl SharePoint als auch OneDrive in der Cloud sind, hatten wir mit jedem Endgerät Zugriff darauf, egal wo wir uns befanden. Natürlich nur mit den entsprechenden Berechtigungen.
Nachfolgend die wichtigsten Vorteile von Microsoft Teams:
- Zentrale Datenbank: Teams bietet eine zentrale Datenbank, die alle notwendigen Informationen, Dokumente und Dateien an einem Ort zusammenführt. Das erleichtert die Zusammenarbeit und erhöht die Effizienz.
- Einfache Zusammenarbeit: Teams erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams erheblich. Die Funktionen zum Teilen von Dateien, zum gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten und zum Kommunizieren in Echtzeit helfen dabei, Projekte schneller abzuschliessen und die Produktivität zu steigern.
- Flexible Kommunikation: Teams bietet eine flexible Kommunikationsplattform, die verschiedene Kanäle wie Chat, Videoanrufe und Audioanrufe unterstützt. Teams können je nach Bedarf geändert und angepasst werden, um unterschiedliche Kommunikationsanforderungen zu erfüllen.
- Integrationen mit anderen Anwendungen: Teams kann in andere Anwendungen von Microsoft und Drittanbietern integriert werden, um die Funktionalität zu erweitern. Dadurch können Benutzer beispielsweise Dokumente direkt aus einer anderen Anwendung heraus in Teams freigeben oder Kalendereinladungen in Teams erstellen.
- Mobilzugriff: Teams kann auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden. Dadurch können Benutzer auch unterwegs auf alle notwendigen Informationen und Funktionen zugreifen, was die Produktivität weiter erhöht.
- Sicherheit und Compliance: Teams erfüllt hohe Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Die Daten werden in der Cloud sicher gespeichert und übertragen, und es gibt eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, die Benutzerdaten schützen.
Fazit:
Die SaaS-Cloudlösung von Microsoft war eine enorme Hilfe für uns. Wir hatten endlich eine Plattform, die uns wieder näher zusammengebracht hat. Das Team hatte direkten Zugriff auf alle Informationen und der Austausch untereinander war so einfach wie nie zuvor. In der Corona-Pandemie wurde Microsoft Teams zu unserem virtuellen Treffpunkt.
