Das Bedürfnis nach Optimierungen von Geschäftsprozessen auf Basis von datenbasierten Entscheidungen ist in Unternehmen allgegenwärtig. Daten sollen automatisiert und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Damit kann die Reaktionszeit, auf Veränderungen zu reagieren, massiv reduziert werden. Und trotzdem zeigen Umfragen bei KMU‘s, dass noch immer eine Mehrheit der Analysen und Reports in Excel erstellt wird. Weshalb ist das so und was ist zu beachten, wenn der Schritt in die BI-Welt ansteht?
Excel ist eine Anwendung, die seit Jahrzehnten für die Erstellung von Tabellenkalkulationen und Analysen verwendet wird. Obwohl es diverse leistungsstarke Business Intelligence (BI) Tools gibt, ist Excel auch im Jahr 2023 immer noch das mächtigste Analyse-Tool, welches für eine Vielzahl von Anwendungen und Branchen eingesetzt wird.
Ein Hauptgrund für die anhaltende Beliebtheit von Excel ist die Einfachheit und die Benutzerfreundlichkeit. Excel ist gemäss einer BARC Studie in Deutschland, aber nach eigenen Erfahrungen auch in der Schweiz, der klare Marktführer bei Office Software. Darüber hinaus kann mit Excel auch eine Vielzahl von Datenformaten gelesen, gefiltert, sortiert, manipuliert, sowie anschliessend in Grafiken visualisiert werden. Ansprüche von KMU’s können damit sehr schnell abgedeckt werden. All dies macht Excel zu einem praktischen und vielseitigen Analyse-Tool.
Obwohl Excel viele Vorteile bietet, werden bei einer Gegenüberstellung mit professionellen BI Lösungen die Grenzen schnell klar:
Zwar ist Excel sehr flexibel und Anpassungen können in wenigen Klicks umgesetzt werden. Jedoch gibt es weder zeilenbasierte Einschränkungsmöglichkeiten für eine stufengerechte Publikation, noch Automatisierungsmöglichkeiten für die Datenaktualisierung von mehreren Quellsystemen. Diese Anpassungen müssen jeweils manuell vorgenommen werden, was wiederum zeitintensiv und fehleranfällig ist.
Und genau hier kommen die Stärken von BI-Lösungen zur Geltung. Diese Tools, beispielsweise Qlik, bieten die Möglichkeit ganze Pipelines zu erstellen und in den gewünschten Intervallen automatisiert auszuführen. Die aktuellsten Geschäftsdaten stehen zeitnah und vor allem in aufbereiteter Form für die Analyse zur Verfügung. Manuelle Eingriffe werden eliminiert und die wertvolle Zeit der Mitarbeiter kann für die Interpretation der Kennzahlen eingesetzt werden. Vergleichbar mit Excel können nun ebenfalls Grafiken, Tabellen und Reports nach individuellen Wünschen erstellt werden.
„Nach der Einführung einer professionellen Business Intelligence Lösung können wir uns kaum mehr vorstellen, wie vor der Umstellung gearbeitet wurde. Nicht nur Entscheide, vor allem auch Prozesse konnten massiv optimiert und Ressourcen zielorientierter eingesetzt werden.“
(Inhaber, Ingenieurbüro)
Solche Aussagen sind im Alltag eines BI-Beraters an der Tagesordnung. Für Unternehmen sind Veränderungen immer Unsicherheiten und entsprechend mit Risiken verbunden. Denn die Einführung einer neuen Software ist kostenintensiv, benötigt personelle Ressourcen und deren Erfolg ist keineswegs garantiert. Deshalb halten viele Firmen an den altbekannten Tools fest, bis kein Weg mehr daran vorbei führt oder die Grenzen von Excel erreicht werden. Nun stellen Sie sich sicher die Frage, was führt bei einer BI-Einführung zum Erfolg? Dazu haben wir ihnen nachfolgend 5 Tipps zusammengestellt.
5 Tipps für eine erfolgreiche BI-Einführung:
1. Definition der wichtigsten Kennzahlen
Die Erwartungen bei der Einführung eines professionellen Reporting’s steigen, je mehr man sich damit auseinander setzt. Aus diesem Grund ist es von zentraler Bedeutung, dass man mit einer Auslegeordnung startet und die Anforderungen der gesamten Unternehmung zusammenträgt. Anschliessend ist es zu empfehlen, die Kennzahlen und Auswertungen zusammen zu fassen und zu priorisieren. Welche Kennzahlen haben bereits mit dem bestehenden Reporting die grösste Relevanz und werden bei der Implementierung fokussiert bearbeitet. Damit wird sichergestellt, dass die BI Einführung nicht zu einem „never ending project“ wird.
2. Schrittweiser Ausbau
Ist man sich einmal bewusst mit welchen Kennzahlen das Projekt gestartet wird, werden die weiteren Kennzahlen in einen zweiten Ausbauschritt verschoben. Es zeigt sich, dass bereits nach einem kurzen Anwendungszeitraum andere Wünsche entstehen, als ursprünglich geplant. Aus den Erfahrungen von Schritt eins und der ursprünglichen Planung kann ein optimaler weiterer Ausbauschritt in Angriff genommen werden.
3. Pilot-User eng in die Entwicklung einbeziehen
Anders als bei der Einführung einer ERP-Lösung können kleine Benutzergruppen als Pilot-User bereits während der Entwicklung einbezogen werden. Dabei handelt es sich vielfach um datenaffine und neugierige Anwender. Diese haben bereits ein Flair für Daten und sind offen gegenüber Veränderungen. Sie werden automatisch zu internen „Promotern“ und die Akzeptanz innerhalb der Unternehmung gegenüber Ihrer BI-Lösung wird gesteigert. Zusätzlich können Sie ihr Know-How intern weiter gegeben. Damit wird der Aufwand für die Ausbildung der Belegschaft massiv reduziert.
4. Kollaboration fördern
Auch eine grosse Anzahl an qualitativ hochwertigen Kennzahlen kann Geschäftsanwendern nicht aufzeigen, wie künftig agiert werden soll. Handlungsempfehlungen können lediglich daraus abgeleitet werden. Umso wichtiger ist es, dass die individuellen Erkenntnisse ausgetauscht werden, was zu noch besseren Entscheidungen führt.
„In der New Economy sind Gespräche die wichtigste Form der Arbeit.“ (Alan M. Webber, 1993)
5. Die Wahl des richtigen Integrationspartners
Nicht jedes KMU hat die Möglichkeiten, eine solche Lösung mit eigenen Mitarbeitenden aufbauen zu können. Deshalb werden vielfach externe Integrationspartner beigezogen. Diese unterstützen Unternehmen beim Aufbau der BI Umgebung. Dabei können die externen Partner auf einen grossen Erfahrungsschatz von vergangenen Projekten zurückgreifen. Und auch hier kommt Punkt 4 ins Spiel: Tauschen Sie sich aus, sprechen Sie Ihre Wünsche und Bedenken offen an und fordern Sie Referenzbesuche ein um einen eigenen Eindruck zu erhalten.
Und wo steht Ihr Unternehmen und was könnten die nächsten Schritte sein? Nach diesem Beitrag sind sie bestens gerüstet um dies beantworten zu können.
