Wie organisiert ein Team von Spezialisten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung in einem komplexen Arbeitsumfeld optimal? Mit dieser Frage waren wir kürzlich konfrontiert. Prozesse sind anspruchsvoll, Geschäftsfelder wachsen und Themen können nicht mehr durch einzelne Personen abgedeckt werden. Gleichzeitig besteht der Anspruch, die Hierarchien flach zu halten und den Mitarbeitern und Teams mehr Kompetenzen zuzugestehen.
Die Organisation über Rollen bietet hier eine Lösung in der folgende Punkte Beachtung finden:
- Vermeidung von zusätzlichen Hierarchiestufen
- Raum für Gestaltung
- Förderung von Eigeninitiative
- Schaffung von Transparenz in der täglichen Zusammenarbeit
Rollen sind flexibel und von einer Person auf die andere übertragbar. Eine Person kann mehrere Rollen innehaben. Die Rollen müssen nicht im Stellenbeschrieb festgelegt sein, sondern wachsen, verändern sich und verschwinden, wenn sie nicht mehr notwendig sind. Die Dokumentation der Rollen ist für alle einsehbar und zentral abgelegt. Die Rollen dienen dazu, dass Aufgaben klar verteilt sind und dass Rolleninhaber diese auch wahrnehmen und die Verantwortung für ihre Rolle übernehmen. Entscheidungen sollen dort gefällt werden, wo Wissen und Kompetenzen vorhanden sind.
Der Weg zu den Rollen
Für die Definition der Rollen ist Input von jedem Mitarbeiter gefragt, idealerweise geschieht dies in einem Workshop. Auf einem Board trägt jeder für sich seine Tätigkeiten zusammen. Beispiele von solchen Arbeiten können sein: Clients einrichten, Rechnungen schreiben, Styleguides definieren, Onboarding von neuen Mitarbeitern, neue Produkte entwickeln etc. Danach werden die verschiedenen Tätigkeiten gruppiert und gebündelt. Ziel ist es aus dem IST-Zustand heraus die Rollen festzulegen und nicht neue Arbeiten zu schaffen.
Resultierend werden daraus die Rollen definiert, wie zum Beispiel JAVA-Architekt, Mobile Lead, Testing Lead, Team Coach und viele weitere. Für komplexe Prozesse wurde bei uns je eine Rolle als Process Owner geschaffen, die als interner und externer Ansprechpartner für diesen spezifischen Prozess gelten. Weiterentwicklungen der Prozesse werden immer mit dem zuständigen Process Owner abgestimmt. Die Schaffung der Rollen Kundenbetreuer hat dazu geführt, dass jeder Kunde seinen klaren Ansprechpartner – sprich seinen SPOC – Single Point of Contact – hat und so der Rest des Teams ungestört seinen Arbeiten nachgehen kann. Der letzte Schritt ist die Zuteilung der Rollen. Hier sind gute Kommunikation und das nötige Fingerspitzengefühl gefragt. Es empfiehlt sich einen Coach beizuziehen, die den gesamten Prozess von einem neutralen Standpunkt aus moderieren und die ersten Schritte in der neuen Organisation begleiten kann.
Entscheidungsfindung über Konsent
Die Arbeitsteilung über Rollen soll aber nicht heissen, jeder kann machen, was er will. Es braucht klare Spielregeln in Kommunikation und Umgang untereinander. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Rollen müssen klar definiert sein. Um Sicherzustellen, dass alle Beteiligten in Entscheidungen von grösserer Tragweite eingebunden werden und informiert sind, eignet sich der Konsent-Entscheid sehr gut. Im Konsent-Entscheid stellt der Rolleninhaber seinen Vorschlag im entsprechenden Kreis vor und begründet ihn. Bestehen keine schwerwiegenden, begründeten Einwände, kann das Vorhaben umgesetzt werden. So sind alle im Bild und haben die Möglichkeit auf kritische Punkte hinzuweisen. Der Konsent-Entscheid ist eine Methode, um rascher Entscheidungen treffen zu können und trotzdem die Risiken für Fehlentscheide tief zu halten. Dem Konsent-Entscheid steht der Konsens-Entscheid gegenüber, wo oft Kompromisslösungen gefunden werden und im schlimmsten Fall niemand ganz glücklich mit dem Resultat ist.
Über die Organisation in Rollen haben wir einen Weg gefunden, um unsere Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten besser und transparenter zu strukturieren und unsere Teams zu stärken.
