Die Digitalisierung steht im Mittelpunkt unseres Zeitalters, dabei gewinnen vollautomatisierte Tools bei Datenanalysen mehr an Bedeutung. In kurzer Zeit bieten moderne BI-Tools Auswertung von grösseren Datenmengen. Eine Produktionsfirma aus der Baubranche wagt den Schritt in die moderne Zukunft von einer OLAP-Excel-Auswertung zu Microsoft Power BI. Die Firma reduzierte damit seine Komplexität und Fehlerquote im Analyseverfahren.
«Die Last der Abhängigkeit durch Drittleistungen führt zur Entfaltung der Selbstständigkeit via Microsoft Power BI»
Die Produktionsfirma verwendete eine OLAP-Excel-Datei, um kundenspezifische Daten beispielsweise der Umsatz auszuwerten. Die OLAP-Daten werden bei der Firma als PivotTable verwendet, welche von dem IT-Partner verwaltet wurde. Aufgrund der Komplexität exportierte mehrheitlich der IT-Partner die Auswertungen in Form einer Excel-Datei zur Weiterverwendung. Aus diesen Gründen wagte das Unternehmen den Schritt zur Umstellung auf ein BI-Tool.
Die Begeisterung für den Einsatz von Power BI
Mithilfe einer Nutzwertanalyse und der Teilnahme des Workshops des BI-Tool Anbieter, konnte sich die Firma für das Microsoft Power BI entscheiden.
Folgende Kriterien waren für die Auswahl des neuen BI-Tools entscheidend:
- Benutzerfreundlichkeit
- Tragbarkeit der Kosten bei einer Einführung für ein KMU
- Individuelle Anpassungen
- Integration mit anderen Applikationen inkl. Schnittstellenaufbau ohne ein Zwischenschritt für den Datenabruf
- Wiederkehrende Kosten
Das Microsoft Power BI wurde mit SAP Business Objects, Google Datastudio und Deltamaster verglichen. Das Tool von Microsoft überzeugte, da es benutzerfreundliches Office Programm ist. Ausserdem bietet das Tool eine Menge an Grundfunktionen wie die Visualisierungen an, welche bei Bedarf weiterentwickelt werden kann. Mit ca. 8 CHF im Monat kann der Benutzer und die Benutzerin das Power BI vollumfänglich einsetzen. Zudem bietet Microsoft laufend kostenlose Updates an.
Meilensteine auf dem Weg von A bis Z
Nach der Einigung zur Einführung des BI-Tools in der Firma, wurde der IT-Partner im Projekt involviert, um die technischen Vorarbeiten für den Einsatz des BI-Tools zu erledigen. Der IT-Partner stellte sicher, dass die Lizenzen vorhanden sind und die Schnittstelle von Power BI zum ERP-System angebunden ist. Parallel wurden in der Firma die Vorbereitungen für die Umsetzung des BI-Tools gemacht.
- Die Firma analysierte zu Beginn anhand einer Risikoanalyse die Risiken. Mithilfe des Risikomatrixes konnten die Risiken nach Schadenausmass sortiert und die Eintrittswahrscheinlichkeit eingestuft werden. Zudem werden Massnahmen definiert, um bei einem Einfall rechtzeitig zu reagieren.
- Als Nächstes konnte mithilfe von Interviews und der interne Besprechung die Wünsche und Bedürfnisse aufgenommen werden. Daraus konnte ein Anforderungskatalog erstellt werden. Das Ziel ist es einmal das Microsoft Power BI in der gesamten Wertschöpfungskette anzuwenden.
- Ein Konzept wurde für die Kennzahlen und Bestimmung des Datenmodells aufgebaut. In den meisten Fällen wird die Sternschemata für das Datenmodell verwendet.
Ein Sternschemata entsteht, wenn die Faktentabelle in der Mitte ist und die Dimensionen rundherum angeordnet sind (Bildquelle: Nivethana Ranjan). - Folglich wurde ein Berechtigungskonzept erstellt, für die Zugangsbegrenzung der Mitarbeitenden.
- Dank einer guten Vorbereitung fehlte für der Firma nur noch die Erstellung der einzelnen Berichte und der Gestaltung des Dashboards
- Zum Schluss wurde eine Testphase durchgeführt, wo die Berichte mit verschiedenen Mitarbeitern getestet und optimiert wurden.
Mit der Nutzung des Business Intelligence Tools ist die Optimierung von Geschäftsprozessen in der Produktionsfirma zu spüren. Somit kann das Ziel, die Kosten nachhaltig zu verringern und ressourcensparend alle Mitarbeitenden im Prozesses miteinander zu verbinden als Ziel verfolgt werden. Ausserdem können effizienter Entscheidungen getroffen werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine grosse Datenmenge verarbeitet werden kann und ein ortsunabhängiger Zugriff möglich ist.
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