Datenkatalog? Da kümmert sich doch unsere IT drum!

IT-Systeme benötigen Daten. Somit werden Datenthemen oft in der Verantwortung der IT gesehen. Auch wenn die Data Ownerschaft bei euch im Business angesiedelt ist, tut ihr euch oft schwer, eure Verantwortung wahrzunehmen. Dabei ist es unerlässlich, dass du aus dem Business bei der Erstellung eines Datenkatalogs nicht nur involviert, sondern als Dirigent mit an Bord bist.

Datenthemen werden von uns im Business oft nicht als Kernthema empfunden, da unser Fokus auf der Interaktion mit Kundinnen und Kunden besteht. Auch werden wir im Kontakt mit der IT oft mit unverständlichen technischen Fachausdrücken konfrontiert (CHAR, NULL etc.). Am einfachsten ist es, wenn wir uns klammheimlich hinter dem Thema verstecken. Richtig?

Warum du im Business das Steuer in der Hand nehmen sollst

Ist dir wirklich bewusst, wie dir korrekte Daten die tägliche Interaktion mit der Kundschaft überhaupt erst ermöglichen? Stimmen die Daten nicht, ärgerst du dich im Business am meisten. Du kannst die Anfragen nicht zufriedenstellend beantworten, deine Verkaufszahlen weisen falsche Werte aus oder du kannst wichtige Informationen zu deinen Kunden / Kundinnen nicht im System erfassen.

Werden Daten übergreifend von vielen Beteiligten verwendet und erfasst, braucht ihr ein gemeinsames Verständnis dieser Daten. Ein gutes Beispiel sind die Stammdaten. Verstehen wir alle wirklich das gleiche darunter?

Um also sicherzustellen, dass sich die Daten an den Bedürfnissen deiner Business-Prozesse orientieren, ist es essentiell, dass du aus dem Business bei der Erstellung eines Datenkatalogs nicht nur involviert, sondern Treiber der Basis für die Erstellung eines Datenkataloges sein solltest.

Wie es dir im Business gelingen kann, ins Daten-Thema einzusteigen

Folgende Fragen waren für uns im Business ein guter Ansatz, um uns vertieft mit unseren verwendeten Daten auseinander zu setzten:

1. Was sind deine relevanten Daten?
   • Welche Attribute gibt es?
   • Welche davon sind relevant? In welchen Prozessen werden sie verwendet?
2. Welche Daten gehören thematisch zusammen?
   • Clustern in Objekten / Entitäten
   • Visualisierung der Daten (z.B. Flip-Chart, Business-Data Modell Applikation)
3. Wer ist bei euch Zuständig (Owner) für welche Daten?
   • Wer erstellt die Vorgaben für welche Daten / Entitäten?
   • Wer verantwortet die Korrektheit und Vollständigkeit der Daten?
   • Governance festlegen – optimalerweise existiert bereits ein Data Owner / Data Steward Modell
4. Welche Vorgaben gibt es für diese Daten?
   • Beschreibung des Standards: was verstehet ihr in der Firma konkret unter diesem Attribut? Welcher Standard gilt?
   • Welche wichtigen Charakteristiken sollen festgehalten werden?
     z.B. Pflichtfeld, Referenzlisten, Mehrfacheinträge möglich, Datenformat-Anforderungen (Maximallängen, Datumsfeld etc.)
   • Datenschutzklassifizierungen bestimmen und zuordnen (z.B. besonders schützenswert, heikel)
5. Was sind eure Business Regeln zur Sicherstellung der Datenqualität?
   • Damit die Beschreibung im Punkt 4) nicht zu umfangreich wird und wichtige Informationen überlesen werden im Prosatext, empfehle ich, Varianten und Spezialfälle mit Regeln transparent zu machen
   • Weitere Vorgaben oder Einschränkungen wie Zugriffsbeschränkungen auf das Attribut, Validierungsvorgaben (z.B. Ausland Posteitzahlen, ISO Codes müssen verwendet werden)

Ein standardisiertes Datenkatalog-Tool (siehe „Weiterführende Links“) zu verwenden, bietet den Vorteil eines strukturierten Vorgehens. Im Anschluss könnt ihr die technische Verknüpfung der Daten mit den konsumierenden Applikationen und Datenbanken darin hinterlegen.

Von welchen weiteren Vorteilen du im Business profitierst

Das Ergebnis schafft dir nicht nur Transparenz und die Basis für die technische Umsetzung von Schnittstellen und Datensynchronisationen. Es unterstützt dich auch beim Austausch mit den weiteren Fachbereichen und zum Überwinden von Fachbereichs-Silodenken. Weiter bietet dir der Datenkatalog die Basis für korrekte KPI bei Quality Rules und deine Reports.

Du kannst dich ebenfalls künftig von redundanten Arbeiten entledigen:

• Neue Applikationen können anhand der Beschreibung im Datenkatalog einfacher in die Systemlandschaft integriert werden ohne vorgängige aufwändige Mappings- und Interpretationsdiskussionen mit dir
• Im Testing / Testautomationen dienen sie als Vorgaben für Regressionstests oder in Projekten

Weiterführende Links 

• Datenschutzklassen – Datenschutzklassen im DSGVO
• Standard Tools Vorschläge für Data Katalog Applikationen