Es gibt sie wie Sand am Meer – IT-Sourcing-Anbieter. Doch welcher passt am besten zu meinem Unternehmen? Brauche ich einen grossen oder kleinen Anbieter? Welche Zertifizierungen soll er aufweisen? – Viele solcher Fragen tauchen bei der Suche nach einem IT-Sourcing-Anbieter auf. Nachfolgend ein kleiner Leitfaden zu einer möglichen Vorgehensweise.
Vorbereitung
Die wichtigste Voraussetzung ist ein klares Bild, was man genau outsourcen möchte. Dazu wird eine detaillierte IST-Situation der aktuellen Infrastruktur / Systeme / Applikationen benötigt.
Es ist zwingend notwendig, dass alle dabei ersichtlichen Probleme und Unschönheiten angegangen werden. Ein grundlegender Vorteil von Outsourcing ist, dass zuerst aufgeräumt werden muss. Ansonsten können nicht kalkulierte Mehraufwände entstehen oder das Vorhaben zum Scheitern bringen.
Pflichtenheft
Ein detailliertes Pflichtenheft kann an mögliche Anbieter verteilt werden. Im Pflichtenheft ist es von zentraler Bedeutung, dass alle auszulagernden Systeme ersichtlich sind. Wenn kein internes IT-Spezialisten-Know-How vorhanden ist, empfiehlt es sich, dem Provider die detaillierte Umsetzung zu überlassen. Private-Cloud, Managed Services, SaaS oder Public-Cloud – Jeder Anbieter hat seine Stärken in gewissen Betriebsmodellen und verschiede Erfahrungen mit ähnlichen Projekten. Er soll einen Vorschlag auf Grund seiner Kenntnisse präsentieren. Dies erschwert zwar die Vergleichbarkeit der Offerten, würde aber eventuelle Optimierungen und vielleicht nicht bekannte Möglichkeiten aufzeigen.
Trichtersuche
Durch Internetrecherche oder Netzwerkbefragung sollte eine Longlist erstellt werden. Diese bildet die Grundlage für weitere Einschränkung zur Shortlist. Nachfolgend einige Kriterien zur Reduktion der Anbieter.
Umgebungskriterien
- Sucht man einen grossen oder kleineren Provider? Je nach Grösse der eigenen Organisation kann es ein Vorteil sein, sich für einen kleineren Provider zu entscheiden. Hier ist man allenfalls ein eher grösserer Kunde und geniesst in manchen Fällen eine gewisse Priorität.
- Zertifizierungen (z. B. ISO 27001) können wichtig oder gar zwingend (regulatorische Anforderungen an IT-Outsourcing) notwendig sein. Eine Zertifizierung sagt aber nicht zwingend etwas über die Dienstleistungsqualität aus.
- Die Marktregion des Anbieters kann ein Rolle spielen, wenn auch Vor-Ort-Support- oder Betrieb benötig wird. Kürzere Anfahrtswege bedeuten schnellere Reaktionszeit und günstigere Fahrkosten.
- Bei branchenähnlichen Firmen können Referenzauskünfte eingeholt werden. Hier empfiehlt es sich mit jemandem zu sprechen, der wirklich direkten Kontakt mit dem Provider hat. Es kann wesentliche Unterschiede geben, zur Finanz- oder Managementsicht.
- Auf Plattformen wie z. B. kununu kann sich der Suchende einen Überblick verschaffen, wie zufrieden Mitarbeiter des Providers sind. Hier können interessante Informationen gefunden werden. Falls auffällig viele negative Kommentare ersichtlich sind, sollte ein möglicher Provider auf diese angesprochen werden. Die spontane Reaktion des Providers kann bedeutende Hinweise liefern.
- Die Besitzverhältnisse des Providers zu prüfen, kann in manchen Situationen Sinn machen und vor ungewollten Interessenskonflikten schützen.
Fazit:
Nicht jeder Anbieter passt zu jedem Unternehmen und deren Vorhaben. Erst mehrere Faktoren ergeben den passenden Provider. Es ist ganz wichtig, dass man sich ein eigenes, detailliertes Bild des Providers verschafft. Wenn möglich sollten die finanziellen Aspekte nicht im Vordergrund stehen. Das Endziel des Findungsprozesses muss ein Sourcing-Anbieter sein, welcher vom Anbieter zum Partner wird. Je partnerschaftlicher das Verhältnis sein wird, je erfolgreicher kann das Outsouring letztendlich werden.
