Eine grosse Anzahl von Change Requests für Systeme sind in den meisten Unternehmen Realität. Zu oft geschieht die Verwaltung und Priorisierung davon in der IT-Abteilung. Das Priorisieren durch System- oder Produktverantwortliche stellt die Arbeit an den sinnvollsten und Business kritischen Change Requests sicher.
Dank Priorisierung von System- oder Produktverantwortlichen wird die Arbeit an den sinnvollsten und Business kritischen Changes Request gewährleistet.
Trotz der scheinbar unendlichen Auswahl an branchenspezifischen Applikationen und Software, können oder wollen die meisten Unternehmen nicht auf sich spezifisch zugeschnittene Lösungen verzichten. Diese Möglichkeit und die stetig weiterentwickelnden Technologien führen unweigerlich zu Change Requests von Usern. Diese treten in Form von Neuentwicklungen, Anpassungen oder Problembehebungen auf.
Einige Beispiele hiervon:
- Eine Information soll im System noch zusätzlich angezeigt werden
- Ein Geschäftsprozess soll digitalisiert werden
- End User fordert ein neues Feature
Entscheidet sich ein Unternehmen auf solche Change Requests einzugehen, wird eine Verwaltungs- und Umsetzungsstrategie dafür benötigt. Wie viele dieser Change Requests sofort umgesetzt werden oder auf ein Backlog gelangen ist abhängig von den verfügbaren Ressourcen und der gewählten IT-Strategie.
Priorisierung der Change Requests durch die IT-Abteilung?
Eine Priorisierung der Change Requests bedingt ein sehr gutes Verständnis des Prozesses, des Systems und der End-User-Bedürfnisse. Anwendende und Verantwortliche des Systems müssen somit unbedingt Teil der Analyse der Change Requests sein. Oftmals wird in der Realität die Reihenfolge der Abarbeitung der Change Requests jedoch ausschliesslich in der IT-Abteilung selbst bestimmt. Hierdurch entstehen offensichtliche und weniger offensichtliche Probleme.
- Grosser Teil der IT-Ressourcen geht ins Verständnis der Geschäftsprozesse anstatt in die Systementwicklung
- Die erarbeitete Lösung zum Change Request erfüllt die Bedürfnisse der End-User nicht
- Businesskritische Change Requests werden nicht umgesetzt
- Ältere nicht mehr relevante Change Requests bleiben ungeprüft im Backlog
Um diese Probleme zu umgehen ist es demnach ratsam diese Verantwortung aus der IT-Abteilung zu entfernen und bei den System- oder Produktverantwortlichen direkt zu platzieren.
Doch wie priorisiert man ein Change Request?
Eine Priorisierung der Change Requests ist wichtig, um eine Übersicht zu schaffen, was als nächstes abgearbeitet werden soll. Einträge mit hoher Priorität sollten zuerst abgearbeitet werden, solche mit tiefer Priorität später. Dies bedingt auch, dass der Backlog stetig überarbeitet wird. Der Backlog lebt und sollte nach der jetzigen Gegebenheit gepflegt werden. Somit ist es auch möglich, dass ältere Einträge komplett wegfallen, da diese gar nicht mehr relevant sind.
Für die Priorisierung der Change Request können verschiedenen Modelle angewendet werden. Eine Möglichkeit ist das Kano Modell von Noiraki Kano, welches die Erweiterungen nach ihrem Wert einordnet. Dieses Modell ermöglicht eine End-User fokussierte Priorisierung, jedoch werden zentrale Fakten wie Kosten und Aufwand nicht abgebildet.
Ein anderes Modell ist das Story Mapping von Jeff Patton, welches den Weg der Benutzer auf der horizontalen Achse und die Wichtigkeit auf der vertikalen Achse abbildet. Dieses Modell ist vor allem bei agilen Arbeitsteams beliebt und erfordert demnach auch eine agile Unternehmenskultur. Auch können die Story Maps bei vielen Backlog-Einträgen sehr komplex werden.
Wie die Priorisierung und Verwaltung schlussendlich aussieht, kann sehr unterschiedlich sein. Wichtig ist nur, dass es an den korrekten Stellen geführt wird und konstant aktualisiert wird.
Weiterführende Links zum Thema
Backlog priorization technique
14 Smart Approaches To Prioritizing Change Requests
Story mapping is a better way to work with Agile user stories
