Stellen Sie sich vor, Sie agieren als CEO in einem Unternehmen. Sie haben verschiedene Abteilungen wie z. B. Sales, Einkauf, Produktion und R&D. Gemeinsam wurden eine Strategie und Ziele für die nächsten fünf Jahre definiert. Wie werden nun diese Ziele transparent dargestellt? Wer arbeitet an welchem Ziel? Wie werden die Ziele messbar? Mithilfe von Business Intelligence und der unten aufgeführten Anleitung kann dieser Prozess für jedes Unternehmen kinderleicht werden.
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Schritt 1: Top-down
Es gibt verschiedene Methoden, wie eine Unternehmensstrategie erarbeitet werden kann. Ich gehe in diesem Blog nicht darauf ein. In unserer Ausgangslage gibt es bereits eine solide Unternehmensstrategie.
Als Erstes definieren wir die High-Level-Ziele pro Jahr und pro Bereich. Hier ist es sehr wichtig, dass wir diesen Prozess bereichsübergreifend durchführen, damit alle verstehen, welche Ziele der jeweilige Bereich hat. Danach müssen wir die Ziele feiner granulieren. Auch hier gibt es grosse Unterschiede in der Vorgehensweise. Wichtig dabei ist die Messbarkeit der Ziele. Am besten können die Ziele mittels KPIs, Key-Performance-Indicators oder auch Kennzahlen genannt, ausgewertet werden. Dazu folgt später mehr in diesem Blog.
Schritt 2: gemeinsame Datenlage
Ziele sind ein grossartiges Führungsinstrument. Die eigentliche Herausforderung liegt aber nicht darin, Ziele zu definieren, sondern sie zu verfolgen und transparent darzustellen. Bei diesem Punkt tun sich viele Unternehmen schwer. Essenziell ist eine gemeinsame Plattform, auf der festgelegt ist, welcher Mitarbeiter welche Ziele sehen und bearbeiten darf. Durch eine gemeinsam definierte Datenlage legen wir den Grundstein für die spätere Auswertung und Darstellung der Ziele. Die Daten müssen sauber und gut strukturiert sein. Jedem Bereich müssen zuständige Personen, sogenannte Key-User, zugewiesen werden. Key-User sind Mitarbeiter mit hoher Fachkompetenz und grossem Interesse.
Schritt 3: KPIs
Die Key-Performance-Indicators sind die Grundlage, um Ziele messbar zu machen. In jedem Unternehmen gibt es unzählige KPIs und vielerorts sind diese bereits auf einem guten Stand. Oft ist es so, dass sich jeder Bereich auf die eigenen Kennzahlen fokussiert. Interessant wird es aber dann, wenn verschiedene bereichsübergreifende Kennzahlen miteinander kombiniert werden können und damit neue KPIs entstehen. Um diese Komplexität abzubilden, brauchen wir BI-Tools (Business-Intelligence-Tools).
Schritt 4: Aufbau der Berichte und Dashboards
Im letzten Schritt geht es darum, alle oben genannten Punkte miteinander zu verbinden. Dazu verwenden wir BI-Tools wie z. B. Power BI oder Qlik. Es braucht einen initialen Aufwand, um die Daten korrekt zu aggregieren und die Bedürfnisse der Dashboards zu definieren und aufzubauen. Steht das Konstrukt einmal, ist es ein Leichtes, Erweiterungen durchzuführen oder Anpassungen vorzunehmen.
Da wir mit Kennzahlen arbeiten, können diese auch über mehrere Jahre miteinander verglichen und als Vorlagen verwendet werden. Nun kann der Fortschritt laufend überprüft und Anpassungen schnell vorgenommen werden.
Eine unternehmensweite Übersicht aller Ziele und deren Fortschritt schafft Transparenz und steigert die Akzeptanz für Ziele vom Mitarbeiter bis hin zum Management.
Schritt 5: Kommunikation
Zu guter Letzt braucht es eine solide Kommunikation. Auch die besten Business-Analysten bringen keinen Mehrwert, wenn die Abteilungen und Bereiche nicht zusammenarbeiten und gemeinsam die Unternehmensstrategie verstehen und vorantreiben.
Dazu ein passendes Zitat von Roman Herzog (1934 – 2017), ehemaliger Bundespräsident der Bundesrepublik Deutschland:
Trotz der Zunahme visueller Kommunikation, trotz der Bilderflut, trotz der symbolischen Schnittstellenkommunikation am Bildschirm bleibt die Sprache die Grundlage unseres Denkens und unserer Rationalität.
