Der Empfang von einer Unternehmung ist ein wichtiges Aushängeschild für das Image und die Wahrnehmung. Mit einem digitalen Empfang können verschiedene Themen wie zum Beispiel Präsenz, Lageplan, Zutritts- Management und Unternehmensinformationen abgedeckt werden. Durch Einsatz von digitalisierten Lösungen, wird ein Unternehmen als fortschrittlich und zukunftsorientiert betrachtet.
Der Empfang einer Unternehmung ist wie eine Visitenkarte. Der erste Eindruck eines Kunden oder eines Lieferanten ist oftmals entscheidend. Die Ablösung von einem Empfang, welcher früher durch Mitarbeitende des Unternehmens bewirtschaftet wurde, gibt es gut zu Planen und alle wichtigen Themenfelder zu berücksichtigen. Aus diesen Gründen ist es sehr wichtig, dass die Empfangslösung sehr nutzerfreundlich, übersichtlich und gut ins Unternehmen integriert ist.
Herausforderungen:
Um einen digitalen Empfang in einer Unternehmung einzuführen ist es wichtig, dass alle Aspekte sowie Herausforderungen angeschaut werden. Eine sorgfältige Prüfung von den wichtigsten Punkten ist essenziell, damit eine erfolgreiche Implementation möglich ist.
Die wichtigsten drei Punkte für eine erfolgreiche Implementation:
- Integration in die IT-Umgebung
Eine virtuelle Empfang-Lösung ist oft eine reine Software Applikation oder sie ist schon verbunden mit gewissen Hardware-Komponenten. Diesbezüglich muss geprüft werden, wo die Applikation betrieben werden kann und welche Umsysteme eingebunden werden können. Damit zum Beispiel Meetingräume oder weitere Umsysteme eingebunden werden, benötigt es zum Beispiel API-Anbindungen. (Definition API / Programmierschnittstelle https://de.wikipedia.org/wiki/Programmierschnittstelle )
- Akzeptanz in der Unternehmung
Eine Unternehmung muss gewillt sein die Digitalisierung zu leben und neue Technologien oder Systeme positiv anzunehmen. Sind die Mitarbeitenden begeistert, wird diese Begeisterung den Kunden und Lieferanten weitergegeben. Der digitalisierte Empfang soll die Erreichbarkeit und das Kundenerlebnis steigern. Gleichzeit sollen Prozesse und weitere Themen im selben Framework abgebildet werden können (Definition Framework: https://de.wikipedia.org/wiki/Framework)
- Einfache Bedienung / Standort
User Experience bedeutet, eine möglichst einfache Handhabung für die Person, welche die Lösung benutzt. Eine simple und selbsterklärende Bedienung hilft der Akzeptanz der Lösungen. Es ist auch wichtig, dass der Standort gut gewählt ist, damit die Kunden oder Lieferanten direkt an den Empfang geleitet werden.
Vorteile:
Einen digitalen Empfang gibt diverse Vorteile für eine Unternehmung:
- Effizienz der Mitarbeitenden erhöht sich, da es keine Leerzeiten beim Empfangspersonal mehr gibt.
- Wahrnehmung als eine innovative Unternehmung. Diversifizierung am Markt durch eine moderne Infrastruktur.
- Mehre Systeme können über eine Oberfläche (Framework) abgebildet werden. Es gibt verschiedene Lösungen, welche zusammen orchestriert und zu einer einheitlichen Lösung verschmelzen.
- Vermeidbare Kontakte werden reduziert. Dies soll als zusätzlicher Schutz für die Mitarbeitenden dienen in einer Pandemie.
Meinung:
Durch einen digitalen Empfang kann sich ein Unternehmen diversifizieren und die digitale Transformation vorantreiben. Der herkömmliche Empfang wird in der Zukunft komplett digitalisiert oder zumindest durch eine Hybridlösung (Mitarbeiter/Technologie) abgelöst. Wichtig für eine innovative Unternehmung ist, dass Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzt.
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