Beim Einsatz von Business Intelligence Tools wird die Fehlerquote minimiert und die Performance maximiert. Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Geschäftsfälle und den wachsenden Datenmengen stösst Excel an seine Grenzen.
Es ist Monatsende, Zeit im Controlling die Analysen zu erstellen. Daten werden aus diversen Systemen exportiert und im Excel zusammengeführt. Verschiedene Abteilungen verwenden nicht dieselben Quellen der Zahlen und ein Vergleich der Resultate kann sich schwieriger als nötig gestalten. Die Aufbereitung raubt Zeit, welche besser genutzt werden kann. Analysieren und Beraten sollten doch die Kernaufgaben sein.
Ist dieser Punkt erreicht, dann nichts wie los, wir machen uns auf die Suche nach einem für uns geeigneten BI-Tool. Gut vorbereitet können die Analysen nun schnell erstellt und bearbeitet werden. Es gehen alle von denselben Daten aus und unnötige Diskussionen über richtig oder falsch gehören der Vergangenheit an. Wie entspannt kann doch ein Monatsabschluss sein.
Die Daten werden mehr – die Formeln komplizierter
Soll Excel nun schlecht geredet werden, nein auf keinen Fall. Es ist erstaunlich was mit diesem Programm alles gemacht werden kann. Durch die rasante Entwicklung der Technik werden immer mehr Daten gesammelt, gespeichert und ausgewertet. Doch es lauern Gefahren. Excel ist nach wie vor nur als Anwendung und nicht als Datenbank anzusehen. Des Weiteren bedeutet dies, dass auch die Formeln lang und länger werden. Schnell schleicht sich ein falscher Bezug, ein vergessener Strichpunkt oder etwas dergleichen ein. Die Dateien werden immer grösser und die Fehleranfälligkeit steigt. Womöglich ist die erstellende Person dieser Datei, der/die Meister*in über die Formeln, mittlerweile nicht mehr in unserem Unternehmen beschäftigt. Es beginnt die lange Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen.
Datawarehouse für grosse Mengen an Daten
Um dieser ganzen Datenflut mächtig zu werden, macht es Sinn auf ein Datawarehouse auszuweichen bzw. dieses zu bevorzugen. Eine Vielzahl von Daten können gesammelt und in einer einzelnen vertrauten Quelle (single source of truth) gespeichert werden. Durch die Erstellung von mehreren Auszügen aus Teildatenbeständen des Gesamten für gewisse Anwendungen oder organisatorische Bereiche (Datamarts) werden die Daten für die Analysen optimiert. Ab jetzt können die gewünschten Reports in Sekundenschnelle abgerufen werden. Mit den geeigneten BI-Tools kann der versierte Anwender seine Daten beliebig und wenn nötig wiederkehrend abrufen. Es bleibt Zeit für Analysen, welche über den Geschäftsverlauf Aufschluss geben. Managemententscheide können durch die gewonnene Effizienz bei der Datenaufbereitung wohl durchdacht und in nützlicher Frist gefällt werden.
Excel wird noch länger leben
Neigt sich die Laufzeit vom seit Jahren bekannten und vielerorts beliebten Excel dem Ende entgegen? Auf keinen Fall – es gibt genügend Beispiele für den nützlichen Gebrauch. Sofern die Datenmenge nicht zu gross und die Formeln nicht zu kompliziert sind. Kurze ad hoc Analysen für das Management stellen kein Problem dar, dabei bleibt die Flexibilität hoch. Es gilt dabei aber immer darauf zu achten, dass die Datenquelle bekannt ist. Natürlich spielt auch der Preis sowie der Unterhalt der Programme bzw. der Datenbanken eine Rolle. Dies ist ein weiterer Grund, warum wir das weisse X auf dem grünen Hintergrund noch lange sehen werden.
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