In diesem Blog erfährst du, wie wir bei Yousty das Sales Reporting zu 100% automatisiert und welche Tools wir bei der Prozessautomatisierung angewendet haben.
Es ist aufwändig und auf lange Zeit teuer, Dashboards manuell mit den wichtigsten Business Kennzahlen (KPI’s) für die Entscheidungsträger*innen zu visualisieren. In den letzten Jahren wurden viele Tools im Bereich Business Intelligence (BI) entwickelt, die aufwändige Prozesse für die Visualisierung geeigneter und aussagekräftiger Dashboards radikal vereinfacht haben. Doch, was ist eigentlich Business Intelligence?
Business Intelligence
Diesen Begriff hört man oft in den Medien und als fester Bestandteil in Unternehmen ist er nicht mehr wegzudenken. Gemäss Gluchowski, Gabriel und Dittmar (2008) umfasst Business Intelligence analyseorientierte Produkte und Anwendungen, die eine klare und verständliche Präsentation von organisiertem Datenmaterial ermöglichen (S.89-90). Obwohl die Vorteile von Business Intelligence klar ersichtlich sind, haben vor allem kleine und mittelständige Firmen Probleme, diese zu erkennen. Genau das gleiche Problem hatten wir bei Yousty in der Finanzabteilung auch.
Wöchentlich und monatlich mussten Dashboards manuell aktualisiert und für das Management, aber auch für die Mitarbeitenden von Yousty, zugänglich gemacht werden. Jedes dieser Dashboards hatte ein anderes Zielpublikum und hatte unterschiedliche Datenquellen, die zusammengesucht, bereinigt und dann visualisiert werden mussten. Und obwohl wir glaubten effizient zu handeln, waren wir weit weg von der Automatisierung von Sales Reportings.
Datenerschliessung durch agilen Roboter automatisieren
Datenquellen sind schwierig zu erschließen, besonders bei Systemen ohne API-Schnittstelle. Viele Firmen stehen vor der Herausforderung, unterschiedliche Systeme und Datenquellen zu verbinden. Aus diesem Grund wird der Datenexport und -import mehrheitlich manuell getätigt. Genau diesen Schritt kann man automatisieren. Mithilfe einer Robotic Process Automation (RPA) haben wir in der Finanzabteilung manuelle Exporte digitalisiert und automatisiert in der Cloud verfügbar gemacht.
Unabhängige Data Marts mit ETL-Tool aufbereiten
Der nächste Schritt der Datenaufbereitung erfolgt durch eine ETL (Extrahieren, Transformieren und Laden) Software “Talend”, welche die Daten aufbereitet und aus der Staging Area transferiert. Durch das Mapping, die Transformation und die Aggregation der unstrukturierten Daten schufen wir eine Datengrundlage für den Data Mart des Sales Reports, welche wir direkt mit unserem BI-Tool auswerten konnten.
Dashboards mit Data Studio visualisieren
Für die optimale Visualisierung und Bereitstellung der Daten, nutzen wir als benutzerfreundliches Open Source Tool, Data Studio. Man kann einen gratis Online-Kurs absolvieren und nach diesem Kurs selbstständig eine Datenquelle einrichten und die ersten Dashboards erstellen. Die Dashboards sind in der Cloud gespeichert und anhand der Zugriffsverwaltung können die internen und externen Endnutzer die Dashboards ansehen oder bearbeiten. Die Visualisierung des Sales Reports in Data Studio war für unsere Firma sehr vorteilhaft, da das Management Team eine Umsatzübersicht in Echtzeit hat und dadurch das Business besser steuern kann.
Mit der intelligenten Verknüpfung der unterschiedlichen Tools konnten wir eine einmalige Grundlage schaffen, um unsere Reportings zu automatisieren. Diese Prozessautomatisierung hat uns die Augen geöffnet, unsere bestehenden Finanzprozesse noch stärker zu hinterfragen, wenn möglich zu digitalisieren und dadurch Zeit zu sparen und Kosten zu senken.
Quelle:
Gluchowski, P., Gabriel, R., & Dittmar, C. (2008). Management Support Systeme und Business Intelligence. Computergestützte Informationssysteme für Fach- und Führungskräfte (S. 89-90). Springer-Verlag Berlin Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-540-68269-1.
