Die Informatik hat in den letzten Jahren einen Wandel vom Costcenter zum Profitcenter gemacht. Die Zentralkosten der Informatik sollen nach Möglichkeit transparent und verursachergerecht unternehmensintern weiterverrechnet werden. Es ist aber nicht immer möglich, alle Zentralkosten korrekt verursachergerecht umzubelasten. Eine falsche Weiterverrechnung kann zu Fehlentscheiden führen.
Costcenter und Profitcenter
Mit der Kostenstellenrechnung wird aufgezeigt, in welchen Betriebsteilen welche Kosten anfallen. Eine IT-Organisation kann grundsätzlich als Cost- oder Profitcenter geführt werden. Ursprünglich wurden die meisten IT-Abteilungen als Costcenter geführt. Die Kosten werden dabei als Gemeinkostenblock in die Erfolgsrechnung übernommen. Dies führt zu einigen Nachteilen:
- fehlendes Kostenbewusstsein für IT-Lösungen in den übrigen Fachbereichen
- fehlende Transparenz und Messbarkeit der IT-Services
- keine verursachergerechte Verrechnung der IT-Services
Der Anteil der direkten und indirekten IT-Kosten an den Gesamtkosten steigt, da Geschäftsprozesse zunehmend digitalisiert werden. Oft erreichen IT-Kosten einen wesentlichen Anteil der Prozesskosten, wie z. B. bei Online-Shops, Versicherungen,Telekommunikation oder Bankdienstleistungen.
Heute wird daher in vielen Unternehmungen versucht, die IT Organisation als Profitcenter mit einem Erfolgsziel zu führen und die IT-Services intern zu verrechnen.
| Kriterien | Cost-Center | Profit-Center |
| Marktzugang | kein direkter Marktzugang, nur interne Leistungsverrechnung | direkter Marktzugang |
| Messkriterien | Kostenkontrolle Kosten-/Leistungsverhältnis | Gewinn und Deckungsbeitrag |
| Nachteil | keine Transparenz und fehlendes Kosenbewustsein | interner Aufwand für die Verrechnung |
Verursacherprinzip und Beinflussbarkeit
Beim Rechnungswesen unterscheidet man zwischen echten und damit auch verursachergerechten innerbetrieblichen Leistungen und Verrechnungen, welche nur mit Umlageschlüsseln vorgenommen werden können. Bei diesen Umlagen gibt es keinen direkten Zusammenhang zwischen bezogener Leistungsmenge und deren Kosten. Ein Kostenstellenleiter soll in jedem Fall die Kosten in seiner Kostenstelle verantworten und beeinflussen können. Bei einer Kostenverrechnung mit nicht beinflussbaren Umlagen ergibt sich hier ein Wiederspruch.
Ein weiteres Problem ist, dass solche Umlagen zu nicht verursachergerechten Verrechnungen führen. Solche falschen Verrechnungen führen im Extremfall zu operativen oder sogar strategischen Fehlentscheidungen:
- Interne Personalkosten werden mit Umlagen zusätzlich belastet. Das kann dazu führen, dass interne Projektdienstleistungen zu hoch belastet werden und Projekte daher extern vergeben werden.
- zentrale Betriebskosten für ein SAP System werden via Umlagen nach Umsatzschlüssel auf die Verkaufskostenstellen umgelegt. Dies führt zu tieferen oder sogar negativen Deckungsbeiträgen und kann zu Fehlentscheiden führen, weil bei der Schliessung der Filiale die zentralen Betriebskosten für das SAP nicht proportional sinken würden.
Ausweg aus dem Dilemma
Es ist nicht sinnvoll, die gesamten IT-Kosten in jedem Fall intern zu verrechnen und die IT-Organisation als reines Profitcenter zu führen. Es ist ebenso wichtig, dass nur die eindeutig mess- und zuordenbaren Kosten intern weiterverrechnet werden. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer echten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung.
IT-Kostentreiber sollen am Ort ihrer Entstehung beeinflusst und gesteuert werden. In diesem Fall bleiben die IT Kosten besser als Fixkosten bei der IT-Organisation und werden in der Deckungsbeitragsrechnung als Kostenblock aufgezeigt.
Auch mit diesem Ansatz kann eine Kostentransparenz erreicht werden. Die Betriebskosten für ein zentrales SAP System können auch ohne Umlage aufgezeigt werden und sind jederzeit messbar gegenüber einer Sourcing-Lösung. Auch wenn eine IT-Organisation nicht als reines Profit-Center geführt wird, können die Kosten für die IT-Services transparent aufgezeigt werden und deren Wertbeitrag ermittelt werden.
Quellenangaben:
- Titelbild: https://pixabay.com/de/illustrations/finanz-analyse-buchhaltung-rechnung-5050415/
- http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/cost-center/cost-center.htm
- https://diuf.unifr.ch/main/is/sites/diuf.unifr.ch.main.is/files/file/courses/Infoman08/Arbeit_IT_Controlling_-_Gauderon_Frederic-1.pdf
- https://www.controlling-wiki.com/de/index.php/Innerbetriebliche_Leistungsverrechnung
- Gadatsch, Andreas: IT-Controlling für Einsteiger. Wiesbaden, Springer, 2016.
