KMUs haben oftmals Schwierigkeiten sich mit allen relevanten IT-Themen in der notwendigen Tiefe auseinander zu setzen. Und doch müssen sie. Und sie können auch.
Aktives IT-Management muss das Ziel jeder KMU mit einer mittleren bis hohe Abhängigkeit von der IT sein. Dies trifft bereits auf sehr viele Unternehmungen zu, da viele Informationen und Prozesse elektronisch gespeichert und gesteuert werden. Das Bewusstsein der Wichtigkeit der IT ist in den letzten Jahren sicherlich gewachsen. Der volle Umfang der Abhängigkeit wird jedoch nicht immer erkannt und insbesondere die «aktive» Steuerung scheitert aus verschiedensten Gründen:
- Unklare Zielsetzung der IT: Sollen lediglich Basisleistungen bereitgestellt werden, die Prozesseffizienz gesteigert oder sogar Geschäftsmodelle des Business vorangetrieben werden?
- Ressourcen: IT als Kostenblock. Ressourcen werden minimal eingeplant, und die damit verbundenen Risiken unzureichend quantifiziert
- Skills in der IT: Die Themenfelder in der IT sind so vielfältig wie komplex. Es ist unwahrscheinlich, dass wenige Personen diese Themen in ausreichender Qualität bearbeiten können
- Sensibilität in der Geschäftsleitung: Geschäftsleitungen ohne IT-Sensibilität beurteilen IT-Fragestellungen eher falsch. Entsprechend werden Risiken eher falsch quantifiziert und falsche Massnahmen getroffen. Gefahr einer Principal Agent Problematik GL vs. IT. Diese Problematik der Abhängigkeit kann durch den obigen Punkt «Skill der IT» zu einer zentralen Gefahr heranwachsen.
- Gewichtung der Anforderungen: Insbesondere, wenn die Rolle der IT nicht klar definiert ist, ist es schwierig, mit den verfügbaren Ressourcen die relevanten Themen abzuarbeiten.
- Outsourcing: Viele Tätigkeiten können outgesourced werden. Dies ist eine gute Möglichkeit sich benötigte Kompetenz einzukaufen. Es besteht jedoch die Gefahr sich in falscher Sicherheit zu wägen, denn die Outsourcing Partner fokussieren sich im Wesentlichen auf die vereinbarten Service Levels. Was ausserhalb geschieht oder auch nicht tangiert sie nicht. Übergeordnete Themen wie IT-Strategie und IT-Architektur werden in der Konsequenz häufig vernachlässigt.
- Applikationen Lösen Probleme: Applikationen sind immer nur ein Teil einer Lösung. Die Nutzung der Applikation muss auf Organisation & Führungsebene etabliert sein.
Wie soll nun mit diesen Herausforderungen umgegangen werden?
Unternehmens- IT-Strategie: Was wollen wir!
Die IT-Strategie muss nicht zwingend in einem 20 Seitigen Strategiepapier niedergeschrieben werden. Es ist jedoch wichtig, im Rahmen der Diskussion der Unternehmensstrategie, die Brücke zur IT zu schlagen und die Anforderungen zu definieren. Diese sind regelmässig auf Aktualität zu prüfen.
IT-Grobarchitektur: Wie wollen wir!
Eine Übersicht über die IT-Infrastruktur, Plattformen und Applikationen hilft den Handlungsrahmen zu erkennen und die Zukunftsfähigkeit der IT bezüglich Technik- aber auch Kundensicht zu erkennen und Lücken zu schliessen. Die Architektur hilft auch Kernsysteme zu identifizieren und Optimierungspotenziale hinsichtlich Kosten & Qualität zu erkennen. Definiere einen Prozess dazu.
Skills: Wer soll was!
Für die definierten Aufgaben sind die Richtigen Kompetenzen zu stellen. Outsourcing für passende Pakete ist sinnvoll, da kaum die gesamten Skills im Unternehmen in ausreichender Qualität verfügbar sind. Die IT-strategischen sowie IT-architektonischen Fragestellungen müssen innerhalb der Unternehmung diskutiert werden und können nicht gänzlich outgesourced werden.
