Spätestens seit der Corona-Krise und der in vielen Unternehmen gesteigerten Bereitschaft für Home Office werden Collaboration-Werkzeuge zur gemeinsamen, vernetzten Zusammenarbeit und firmeninternen Wissensvermittlung immer wichtiger. Doch was ist wichtig bei der Einführung und Etablierung solcher Werkzeuge in Unternehmen? Was braucht es, damit sie erfolgreich genutzt werden?
Collaboration, sprich die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten, Gruppen oder auch Teams stellt mit neuen (flexiblen) Arbeitsmodellen, agilen Arbeitsweisen oder durch vermehrte physische Distanz in Unternehmen neue Anforderungen an Arbeitsinstrumente. Das gemeinsame Erstellen, Teilen und Nutzen von Wissen wird immer wichtiger. Dabei sind flexible und gut funktionierende Werkzeuge für einen effizienten Austausch die Basis. Nur dadurch kann der Abstimmungsaufwand in den Teams reduziert und Wissen nachhaltig dokumentiert werden.
Doch wie schafft man es als Unternehmung, eine gemeinsame Collaboration-Plattform bei den Mitarbeitenden bereitzustellen, welche auch effektiv genutzt wird? Nachfolgend fünf Faktoren, die zu einer erfolgreichen Akzeptanz in der Unternehmung beitragen:
Bottom-up anstelle Top-down
Bei der Auswahl eines geeigneten Werkzeuges gibt es zig Faktoren für die richtige Wahl. Es empfiehlt sich in jedem Fall aber, vorher ein Blick in die Organisation und Teams und auf deren Arbeitsmethodik zu werfen, also bottom-up. Häufig werden bereits Werkzeuge genutzt, sind etabliert, Erfahrungen sind vorhanden. Es wäre schade, hier bereits gute Ansätze durch einen top-down Management-Entscheid zu übersteuern. Für die Akzeptanz eines Werkzeugs gibt es keine bessere Basis als involvierte Stakeholder und somit bereits Ambassadoren in der Organisation.
«Reduce to the max»-Struktur
Einige Werkzeuge lassen sich detaillierter konfigurieren, andere weniger. Es ist sicher von Vorteil, eine einfache, grobe Struktur und Regeln für die Nutzung vorzugeben. Allerdings nur so viel, dass sich User bei der Erstellung von Inhalten nicht einschränken müssen. Bei zu starker Einschränkung leidet die Akzeptanz stark. «Reduce to the max» ist der richtige Ansatz.
«Need to protect» anstelle «Need to know»
Aus der Zeit von klassischen File-Ablagen wird häufig dazu tendiert, selektive User für Inhalte zu berechtigen. Collaboration entsteht so aber nicht ansatzweise. Inhalte werden gelesen, verstanden und weiterentwickelt, wenn sie erreicht werden. Beitragende User müssen gleichzeitig sensibilisiert werden, wie mit sensitiven Daten umzugehen ist und so selbständig entscheiden können, welche Informationen für Zugriffe einzuschränken sind.
Evolutionäre Verbreitung anstelle Vorgabe
Die Vorteile solcher Werkzeuge werden nicht bei allen Usern sofort erkannt und genutzt. Langfristig und nachhaltig zeigt sich eine erfolgreiche Nutzung auf Basis evolutionärer Verbreitung. Unterstützt und etwas beschleunigt, kann diese Verbreitung durch das Aufzeigen von Vorteilen und Nutzungsbeispielen sowie dem Vorleben durch die Führung. Wird die Nutzung erzwungen und vorgegeben, ist der Erfolg garantiert nur von kurzer Dauer.
User beim Einstieg begleiten
Eine nahe Begleitung beim Einstieg ist ebenfalls ein erheblicher Faktor, welcher zur Akzeptanz beiträgt. Je nach Grösse der Unternehmung ist in der Organisation das Skillset für den Umgang mit neuen Werkzeugen unterschiedlich. Bei Vielen ist der Umgang intuitiv, fehlendes Know-How wird selbständig erarbeitet, Andere tun sich dabei schwerer. Für zweitere ist eine einfache Hilfe von grossem Wert, sei es nur eine einfache Frage oder eine Bestätigung in der Anwendung des Werkzeugs. Eine zentrale Anlaufstelle oder via «Power-User» in der Organisation, welche sich diesen Anliegen annimmt, Umsetzungsvorschläge gibt oder Fragen beantwortet, lohnt sich.
