Viele Unternehmen streben ein Automatisieren ihrer Prozesse an. Eine Möglichkeit der Automatisierung ist Robotic Process Automation. Welche neuen Chancen ergeben sich dadurch und was sind die Herausforderungen dabei?
Was ist Robot Process Automation (RPA) ?
Robot Process Automation – kurz RPA – ist eine Softwaretechnologie zur automatisierten Bearbeitung von Prozessen. Ein wichtiger Punkt der RPA ist die Nachahmung der menschlichen Interaktion. Der Begriff lässt es schon vermuten, es geht dabei um Roboter. Jedoch geht es um keine physischen Roboter, sondern um Software-Roboter. Diese führen Manipulationen und Bearbeitungen an digitalen Objekten aus. Dabei arbeiten die Roboter wie menschliche Mitarbeiter/innen. Deswegen werden diese Softwareroboter auch oft als virtuelle Mitarbeiter bezeichnet.
Zudem können sie noch weitere Aktivitäten ausführen wie zum Beispiel:
- Sich in Anwendungen anmelden
- E-Mails öffnen sowie deren Anhänge
- Daten aus dem Internet beziehen
- Berechnungen durchführen
Welche neuen Chancen ergeben sich durch den Einsatz von Robot Process Automation?
Mehr Zeit für wichtige Arbeiten
Durch die Verwendung von RPA können repetitive und regelbasierte Aufgaben abgearbeitet werden. Dadurch werden die eigentlichen Bearbeiter/innen dieser Aufgaben entlastet. Diese Bearbeiter/innen haben nun mehr Zeit für wichtige Aufgaben innerhalb des Unternehmens.
Weniger Fehler
Werden sich wiederholende Aufgaben für längere Zeit bearbeitet, so besteht die Gefahr von Fehlern. Wurde der virtuelle Mitarbeiter korrekt programmiert und mit den richtigen Instruktionen ausgestattet, so liefert er immer akkurate Ergebnisse. Der virtuelle Mitarbeiter erledigt Aufgaben stur nach den erhaltenen Instruktionen.
«RPA can’t fix bad processes – it just speeds them up.»
Alan Trefler, Pegasystems
Keine Pausen
Während normale Mitarbeiter irgendwann müde werden und Pausen einlegen, so zeigen virtuelle Mitarbeiter keine Ermüdungserscheinungen. Ein/e Mitarbeiter/in hat feste Arbeitszeiten und arbeitet nur zu diesen Zeiten – mit Pausen. Anders sieht es bei den virtuellen Arbeitern aus, diese arbeiten nämlich rund um die Uhr ohne Pause.
Welche Herausforderungen gibt es?
RPA als Unterstützung und nicht als Ersatz
Wenn plötzlich ein Software-Roboter die eigene Arbeit ausführt, so führt dies bei manchen zu Angstzuständen. Wenn ein Roboter im Stande ist, meine Arbeit zu erledigen, dann braucht es mich ja nicht, oder? Es ist schwierig in einem Unternehmen RPA einzuführen, wenn die Mitarbeiter/innen Angst davor haben. Dabei sollte auch beachtet werden, dass die RPA das Ziel der Unterstützung von immer gleichen und auf Regel aufbauenden Aufgaben verfolgt. RPA sollte nie das Ziel haben einen Menschen oder mehrere Menschen zu ersetzen.
Mehr Arbeit/Kosten durch ungenaue Planung
Vor dem Einsatz von RPA ist eine umfassende Analyse wichtig. Die Roboter müssen programmiert, getestet und immer wieder auf deren Funktionalität überprüft werden. Definiert man die Arbeitsschritte nicht korrekt, dann führt dies zu mehr Arbeit als vorher. Ein Unternehmen sollte sich zudem mit den entstehenden Kosten von RPA auseinandersetzen bevor sie RPA einführt.
Zu viel Verlass auf RPA
Die Arbeiten werden nun von RPA übernommen, die Mitarbeiter/innen haben sich anderen Arbeiten gewidmet. Doch plötzlich fallen die virtuellen Mitarbeiter aus und brauchen eine Reparatur. Aufgaben, welche zuvor von RPA übernommen wurden, häufen sich nun an. Ist ein Unternehmen auf solch einen Ausfall nicht ausreichend vorbereitet, so führt dies zu einem enormen Personalmangel und damit zu einem Chaos.
Fazit
Der richtige Einsatz von Softwarerobotern verhilft Unternehmen zu grosser Zeitersparnis. Zudem entstehen dadurch weniger Fehler bei den Arbeitsprozessen und die Arbeitsschritte sind dokumentiert. Allerdings ist es dabei wichtig, die Planung und den Einsatz der Softwareroboter vorher gründlich zu analysieren. Planen und analysieren sind wichtige Punkte vor der Einführung von Robotic Process Automation.
Weiterführende Links für Interessierte
The Future Digital Work Force: Robotic Process Automation (RPA)
A guide to Robotic Process Automation (RPA)
