Im Zeitalter von SaaS Lösungen fällt es dem Endbenutzer immer einfacher eine Lösung einzukaufen. Oftmals wird die interne IT deshalb gar nicht mehr miteinbezogen. Treten bei der Implementierung dann Probleme auf, führt kein Weg an der internen IT vorbei. Diese muss dann teilweise mühselig und unter Zeitdruck das wankede Schiff wieder auf Kurs bringen. Doch wie kann dies vermieden werden?
Warum entsteht Shadow IT?
IT Abteilungen in grösseren Firmen stellen immer öfters fest, dass auch in ihrem Unternehmen Shadow IT existiert. Doch warum ist das so? Oftmals kommen verschiedene Faktoren zusammen. Im Zeitalter von SaaS Lösungen ist der grösste Faktor jedoch dass es immer einfacher wird für den Enduser eine neue Lösung einzukaufen.
Viele Lösungen laufen webbasiert in einer Cloud und können mit einer Kreditkarte und einer gültigen E-Mail Adresse über wenige Mausklicks gekauft werden. Die Lösungen stehen sofort bereit und können benutzt werden. Aus Sicht des Benutzers wirkt das natürlich optimal. Die IT hat dann aber oftmals Mühe sobald es darum geht neue SaaS Applikationen an bestehende Directories oder andere Applikationen anzubinden. Weitere Gründe für die Entstehung von Shadow IT sind: Fehlende Transparenz über bestehende IT Applikationen, fehlende IT Applikationsstrategie oder die IT wird als Verhinderer angesehen.
Die nachfolgenden 3 Punkte helfen eine Schatten-IT zu vermeiden.
Applikationskatalog transparent machen
Die Benutzer oder zumindest die Entscheidungsträger eines Unternehmens sollten den Applikationskatalog kennen. Dieser sollte für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Hat ein Benutzer ein Bedürfnis für eine neue Applikation so sollte er zuerst den Applikationskatalog des Unternehmens prüfen. Möglicherweise findet sich dort ja bereits eine Applikation welche alle Anforderungen abdeckt. Dies verkürzt die Implementierungszeit und vermeidet dass verschiedene Applikationen für ähnliche Bedürfnisse eingeführt werden. Speziell die Entscheidungsträger innerhalb einer Organisation müssen darauf sensibilisiert werden.
Applikationsstrategie dem Business kommunizieren
Grosse Projekte, anstehende Initiativen oder Veränderungen in der Applikationslandschaft sollen dem Business frühzeitig kommuniziert werden. Dadurch entwickelt das Business ein besseres Verständnis in welche Richtung die IT geht und welche neuen Applikationen in Zukunft eingeführt werden sollen. Ausserdem sollte die Applikationsstrategie klar festlegen für welche Anwendungszwecke überhaupt SaaS Lösungen in Frage kommen und wo nicht. Dies hängt teilweise auch sehr stark mit den IT Security Vorgaben des Unternehmens zusammen. Nicht in jedem Unternehmen dürfen alle oder ein Teil der Daten in eine Cloud Lösung überführt werden.
Vom Verhinderer zum Dienstleister und Lösungsanbieter
In vielen Unternehmen hat die IT den Ruf als Verhinderer aufzutreten. Dies führt dazu dass das Business die IT nur im Notfall miteinbezieht. Um diesem Mindset entgegenzuwirken benötigt es ein Umdenken auf beiden Seiten. Das IT Management sollte dafür besorgt sein, dass sämtliche IT Mitarbeiter sich in der Rolle des Dienstleisters und Lösungsanbieter sehen. Dabei ist es wichtig, dass IT Mitarbeiter welche im Kontakt mit dem Business stehen nicht nur aufzeigen was nicht machbar ist, sondern gleichzeitig auch machbare Optionen und Möglichkeiten anbieten. Um ein Umdenken auf der Business Seite zu unterstützen sollte man sich auf erfolgreiche Projekte konzentrieren und diese als sogenannte „Success Stories“ publik machen. Dies stärkt das Vertrauen in die IT und zeigt, dass auch in Zusammarbeit mit der IT gute und schnelle Resultate erziehlt werden können.
