Viele Geschäftsprozesse hängen von banalen Tätigkeiten ab. Mit dem Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) oder einfach Bots werden diese Aufgaben automatisch ausgeführt.
Viele kennen das Problem: In Unternehmen hat man zahlreiche Anwendungen, die untereinander häufig nicht kompatibel sind. Meist sind es Routineprozesse, die viel Zeit in Anspruch nehmen.
Typische Routineprozesse sind:
• grössere Datenmengen prüfen
• Belege und Auswertungen erstellen
• Stammdaten anlegen bei Projekteröffnungen
• das Ausfüllen von Formularen
• Durchführungen von Berechnungen
• Rechnungsstellungsprozess
• vollautomatisierte Verarbeitung von Buchungsbelegen
• das Öffnen von E-Mails und das Verarbeiten von Anhängen
Ein Beispiel von Deloitte:
Herkömmliche Lösungen wie Makroprogrammierungen sind nur auf spezielle Anwendungen ausführbar und spezifische Softwarelösungen sind meist viel zu teuer.
Genau hier kommt Robotic Process Automation (RPA) ins Spiel – ein Software Roboter (Bot) der während 365 Tagen im Jahr die Arbeit übernimmt. Ohne Friktionen von Ferien-(Vertretung), krankheitsbedingter Abwesenheit oder sonstigen Ausfällen (Weiterbildung, Mutterschaftsurlaub, Militärdienst, etc). RPA kann als «digitaler Mitarbeiter» oder «digitale helfende Hand» gesehen werden. Er vergisst keine Aufgaben oder Arbeitsschritte und macht keine Rechenfehler – egal wie viele Berechnungsdurchläufe gemacht werden müssen. Zudem wird jeder Arbeitsschritt lückenlos dokumentiert, womit die Nachvollziehbarkeit immer gewährleistet ist.
Jeder Roboter ist flexibel einsetzbar, das heisst:
• ohne Ablenkung
• ohne Geschwindigkeitsverlust
• ohne Einarbeitungszeit
• ohne Fehler
Der Anwendungszweck ist vielfältig – vom einfachen Prozess bis hin zum komplexen Ablauf. Es sind keine physisch existenten Maschinen, wie man sie aus der Produktionsindustrie her kennt. Es sind Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion nachahmen. Ein RPA arbeitet regelbasiert und eignet sich vor allem für strukturierte Prozessabläufe.
Woran erkenne ich, ob sich der Prozess mit RPA automatisieren lässt?
Folgende Punkte sollten mit einem «Ja» beantwortet werden:
• konstant
• standardisiert
• beinhaltet Routineaufgaben
• verursacht einen hohen Zeitaufwand
• enthält häufige Wiederholungen
• regelbasiert und strukturiert
Beispiel: Ermittlung und Buchung einer Rückvergütung in SAP
1. Schritt: Öffnen von MS Outlook und Betreff bezogenes Suchen einer E-Mail
2. Schritt: Extrahieren des E-Mail Anhangs (xlsx-File) und ablegen in lokalen Ordnern
3. Schritt: Öffnen des VPN Client und Anmeldung mit definiertem User
4. Schritt: Anmelden in SAP und Aufruf der Transaktion mit Programm und Variante zur Auslesung des kumulierten Umsatzes
5. Schritt: Öffnen des Excel-Files aus lokalem Ordner und Extrahierung des Gesamtumsatzes und der Rückvergütung
6. Schritt: Abgleich der Umsatzwerte des SAP Reports und der Excel Files (E-Mail-Workflow zur Benachrichtigung des Absenders über fehlerhafte Werte
7. Schritt: Buchung der Rückvergütung in SAP via Transaktion
8. Schritt: E-Mail Benachrichtigung des begünstigten Mitarbeiters über Bonuszahlung
Einsparungen und Effizienz durch RPA
Die Einführung eines Software-Roboters rechnet sich: Ein Bot ist kostengünstiger als ein Vollzeitangestellter. Hinzu kommt die reine Arbeitszeit, die ein Bot leistet. Ein weiterer Vorteil liegt in der Skalierbarkeit, welche (fast) beliebig ausdehnbar ist.
Meistens wird die Einführung nicht von der IT-Abteilung initiiert, sondern von der Fachabteilung. Ein wesentlicher Grund dafür ist die einfache Handhabung. Man muss dazu kein IT-Spezialist sein. Dazu kommt, dass von der Planung bis hin zur Inbetriebnahme rund zwei bis sechs Wochen benötigt werden. Zudem trägt die erhöhte Prozesstransparenz zur kontinuierlichen Prozessverbesserung bei.
Sind die Software Roboter implementiert, so bedienen sie die für einen Prozess erforderlichen Applikationen genauso gut wie die Mitarbeitenden. Diese werden von alltäglichen Routineaufgaben entlastet und können sich komplexeren Themen widmen. Haben Sie Ihre wiederkehrenden, regelbasierten und strukturierten Routineprozesse bereits entdeckt?
