Persönliche Pensenplanung – plötzlich diese Übersicht!

Stand-Up vom 29. Mai, 2024 mit Andres Wanner und Silvan Wegmann

Persönliche Pensenplanung managen? Das ist ein harter Brocken, gibt es doch unterschiedliche, mit einander verzahnte Tools, die im Hintergrund wirken und die Orientierung für Dozierende erschweren. Nichts desto trotz haben wir den Versuch gewagt.

Andres Wanner zeigte die fünf Hauptschritte auf, welche für Dozierende eine Rolle spielen, wenn sie versuchen nachzuvollziehen, wie ihre Pensen im SAP zustande kommen. Silvan Wegman stellte sein Pensenplanungs-Excel vor. Beides wertvolle Instrumente. Ein guter Tipp war auch der Hinweis auf das Merkblatt Leistungsvereinbarung, welches Dozierenden als Orientierung dienen kann.

Folgt man der Prozessvisualisierung sieht das folgendermassen aus:

  1. Der erste Schritt besteht darin, dass Modulzuteilungen für’s kommende Studienjahr gemacht werden und den Dozierenden mitgeteilt werden.
  2. Der nächste Schritt ist, dass wir als Dozierende diese Zahlen im IDMS wiederfinden.
  3. Darauf basierend wird die provisorischen Leistungsvereinbarungen (z.B. im Juli).
  4. Im November/Dezember folgt darauf die definitive Leistungsvereinbarung. Auch hier sollten die Zahlen aus dem IDMS wieder aufzufinden sein. Es lohnt sich hier einen Kontrollblick zu werfen. Im SAP Protime werden die Stunden dann pauschalisiert – auf das Semester verteilt eingetragen. Das macht es etwas unübersichtlich: Gehen wir von 60 Semesterstunden aus, wird jeden Monat 10 Stunden im SAP eingetragen. Etwas verwirrend, aber nachvollziehbar.
  5. Als letzter Schritt gibt es die Mehrstundenvereinbarung mit Dozierenden. Diese erhalten Dozierende jeweils im darauffolgenden September Oktober – für’s Vergangene Jahr. Die Mehrstundenvereinbarung basiert auf dem Gleitzeitsaldo aus dem SAP.

Voilà! Geschafft. Die fünf Schritte, auf die wir ein Augenmerk legen können.

Richtig kompliziert wird es eigentlich erst, wenn nachträglich Stunden im SAP gutgeschrieben werden. Denn auch diese werden pauschalisiert auf das (Rest)-Semester verteilt: Passiert eine Änderung im Oktober, werden diese Stunden auf die restlichen vier Monate aufgeteilt. Und das gibt definitiv Zahlen im SAP, die nicht mehr (oder nur sehr mühsam) nachvollziehbar sind.

Prozessdarstellung – ein Versuch den Pensenflow aus Dozierenden-Sicht darzustellen, Andres Wanner

Ein Pensenplanungs-Tool?
Wir wenden uns einem anderen Tool zu. Pensen zu planen ist auch für Dozierende wichtig. Silvan Wegman nutzt dazu ein entsprechende Excel. Es erlaubt, bereits bekannte Engagements in der Lehre einzutragen und auf der Basis dieser Stunden eine Vorstellung vom Delta zum Stundensoll zu erhalten. So merken Dozierende noch bevor sie die Leistungsvereinbarung erhalten, ob sie sich beispielsweise für das Frühjahrssemester 2025 noch um Engagemnts bemühen müssen – oder Modulanfragen eher absagen sollten. Um seine eigenen Einsätze schliesslich zu überprüfen, gibt es noch die persönliche Zeiterfassung – ebenfalls ein Excel-Tool.

Das sind hilfreiche Dokumente. Ausprobieren lohnt sich!

Pensenflow Übersichtsdarstellung, Andres Wanner
Exceltemplate Pensenplanung, Silvan Wegman
Exceltemplate Zeiterfassung, Silvan Wegmann
Merkblatt Leistungsvereingbarung, HSLU