Was sind Familientreffen – und weshalb sind sie wichtig? Familientreffen sind einer von drei zentralen Bestandteilen erfolgreicher Nachfolge (nebst einem funktionierenden Verwaltungsrat und strategischer Planung). Ganz einfach ausgedrückt kommen im Rahmen eines Familientreffens all jene Familienmitglieder zusammen die gewillt sind, die Familie betreffende Angelegenheiten konstruktiv zu diskutieren.
Das primäre Ziel von Familientreffen ist das Wohlergehen der Familie – denn eine geeinte, harmonische Familie trägt massgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Familientreffen helfen u.a., eine positive Diskussionskultur innerhalb der Familie zu etablieren, das Unternehmen betreffende Entscheide zu fällen hinter denen die Familie als Ganzes steht, und die jüngere Generation auf ihre Rolle als Eigentümer vorzubereiten.
In der Regel treffen sich Familienmitglieder 6-10 mal, bis sich eine positive (konstruktive) Diskussionskultur etabliert hat – je nach Grad der Konflikte in der Familie dauert es auch mal länger. Viele Familien profitieren davon, einen erfahrenen Moderator beizuziehen, v.a. für die ersten Treffen. Die ideale Anzahl Treffen pro Jahr ist abhängig davon, wie harmonisch die Familie ist; mehr ist meist besser (zwischen 4-6 ist ein guter Durchschnitt).
Was diskutieren wir – und wie?
Der Themenkreis ist unendlich – besprechen kann und soll man alles, was die Familie beschäftigt: Dies können Fragen sein wie ‘Was sind unsere zentralen Werte, wofür stehen wir als Familie’, aber auch, ‘Unter welchen Umständen darf man im Unternehmen arbeiten’, oder auch banal scheinende Dinge wie ‘wie kommunizieren wir miteinander, z.B. wie lange darf man warten, um jemanden zurück zu rufen’.
Viele Familien scheuen sich davor, diese Plattform zu nutzen – denn Familientreffen können herausfordernd sein, insbesondere dann, wenn kontroverse oder emotionale Angelegenheiten diskutiert werden.
Aus diesem Grund brauchen Familientreffen klare Regeln, an die sich alle Teilnehmenden zu halten haben:
- Familientreffen sind höchst VERTRAULICH. Sämtliche Informationen sind ausschliesslich für Familienmitglieder bestimmt.
- Legen Sie einen ZEITRAHMEN fest und halten Sie sich daran. Achtung: emotionale Diskussionen sind ermüdend – wenn Sie vorhaben, emotional geladene oder kontroverse Angelegenheiten zu diskutieren, planen Sie ein eher kürzeres Treffen.
- Bestimmen Sie einen ZEIT-VERANTWORTLICHEN. Legen Sie fest, wie viel Zeit jede Person hat, um eine Aussage zu machen (z.B. 5 Minuten für die Erstaussage, 2 Minuten für Erwiderungen in der anschliessenden Diskussion) – und halten Sie sich daran! Wenn ein Punkt nicht fertig diskutiert werden kann, wird er am nächsten Treffen aufgegriffen – ausser, die Angelegenheit ist zeitkritisch. Zudem wichtig: Jede(r) Teilnehmende soll in etwa gleichviel ‘Sprechzeit’ haben – Meetings, wo diese Regel eingehalten wird, werden rückblickend als harmonischer beurteilt.
- Keine UNTERBRECHUNGEN – ausser Rückfragen bei Unklarheit (‘Ich verstehe nicht genau, was Du meinst, kannst Du vielleicht ein Beispiel machen?’)
- SCHWEIGEN bedeutet Zustimmung- nur verbaler Widerspruch gilt!)
- Legen Sie vorab eindeutig fest, was ZUSTIMMUNG (Einigung) bedeutet (z.B. einstimmige Annahme, absolute Mehrheit).
- Jede(r) ist verantwortliche für ihre/seine eigenen EMOTIONEN. Wenn die Diskussion als zu kontrovers oder aggressiv wird, soll eine Pause einberufen werden, damit sich die Teilnehmenden beruhigen können. Wichtig ist hier, die Diskussion aufmerksam zu beobachten, denn meist geschieht ein Eingreifen zu spät, wenn harte Worte bereits Schaden angerichtet haben.
- Jemand sollte ein PROTOKOLL führen, das anschliessend an die Familienmitglieder verteilt wird – ausser, die Familie wünscht keine Dokumentation.
Achten Sie ausserdem darauf, die Agenda nicht allzu ambitiös zu gestalten (die einfache Regel hier lautet: Anzahl Diskussionspunkte (z.B. 5) ist gleich der verfügbaren Zeit (z.B. 120′) geteilt durch die Anzahl Personen (z.B. 8) mal die Anzahl Minuten pro Person pro Diskussionspunkt – dies wären in diesem Fall 3 Minuten Redezeit pro Person pro Diskussionspunkt). Vergessen Sie nicht: Das Ziel ist es, sämtliche Teilnehmenden zum Sprechen zu bewegen – und Jede(r) sollte in etwa gleich viel sprechen.
Wie läuft unser erstes Familientreffen ab?
Beginnen Sie mit den grundlegenden Regeln: diese werden von allen verstanden, und alle erklären sich bereit, sich an die Regeln zu halten. Schreiben Sie sie zur Not nieder, und ermahnen Sie die Teilnehmenden, falls Regeln während der Diskussion verletzt werden.
Formulieren Sie zwei bis drei positive Erwartungen für das Treffen (z.B. Jede(r) soll sprechen), sowie zwei bis drei Dinge, die man vermeiden will (z.B. Unterbrechungen, Aggressionen).
Besprechen Sie die Agenda: Welche Diskussionspunkte stehen an? Anschliessend steigen sie in die Diskussion ein.
Schliessen Sie das Treffen ab, indem Sie neu (nochmals) formulieren, worauf man sich geeignet hat (falls dies der Fall war). Anschliessend äussert jeder Teilnehmende, was er/sie besonders geschätzt hat an diesem Treffen, und was das nächste Mal anders sein soll, wenn man sich wieder trifft.
Zuletzt noch dies: Insbesondere wenn Sie gerade erst mit Familientreffen beginnen ist es wichtig, dass Personen teilnehmen, die eine positive Beziehung zu anderen Familienmitgliedern pflegen und auch kontroverse Themen konstruktiv diskutieren können – ein negatives Familientreffen gleich zu Beginn kann dazu führen, dass keine weiteren Treffen stattfinden. Nach und nach kann man den Teilnehmerkreis erweitern mit weiteren interessierten Personen.