Am 11. und 12. März 2014 wurden ordnungsgemäss überalterte ILIAS Objekte entfernt. Dabei half ein Analysetool herauszufinden, welche ILIAS Objekte seit langem nicht mehr gelesen wurden. Der administrative Ballast ist so für alle Betroffenen kleiner geworden.
1. Regulärer Prozess
Im Unterricht verwendete ILIAS Objekte verbleiben grundsätzlich vier Jahre lang auf der Plattform: drei Jahre für den Unterricht und ein weiteres Jahr für den Zugriff nach dem Studium. Weitere Erklärungen zu diesem Prinzip finden Sie in diesem Blogbeitrag.
In früheren Ansätzen von Datenbereinigungen wurde versucht, eine „Löschbewilligung“ von Dozierenden und administrativen MitarbeiterInnen einzuholen. Dieser Ansatz erwies sich als problematisch. Die Frage: „Brauchen Sie diese fünf Jahre alte Datei noch?“ funktioniert letztlich einfach nicht.
2. Analysetool zum Finden unbenutzter Daten
In der aktuellen Datenbereinigung wurde nun erstmals ein Analysetool eingesetzt. Dieses durchsucht einen bestimmten Bereich in ILIAS und listet alle Kurse auf, die älter als vier Jahre sind. Dazu zeigt es pro Kurs eine Tabelle mit Lesezugriffen insgesamt über alle Objekte hinweg, die im Kurs enthalten sind. In den Tabellenspalten steht die Zeitspanne, wie weit zurück die Lesezugriffe liegen. In den Tabellenzeilen wird allgemein gesagt zwischen verschiedenen Usern unterschieden, die auf die Datei zugegriffen haben.
Anhand der Lesezugriffe kann zum Beispiel sicher gesagt werden, dass Objekte in Kursen drin sicher seit einem Jahr nicht mehr gelesen wurden. Niemand muss sich mit den Fragen belasten, ob da noch was benötigt wird.
3. Lesebeispiele: Zu löschende und nicht zu löschende Kurse
Hier sind zwei Beispiele von Kursen, die vor fünf Jahren erstellt wurde. Ihre Lernmaterialien hatte eine „Blütezeit“, wurden viel gelesen und interessieren seit zwei Jahren fast niemanden mehr. Diese Kurse kann man offensichtlich löschen, ohne dass man jemandem mutwillig etwas zerstört.
Hier sind zwei Beispiele von Kursen, auf deren Material während des vergangenen Jahres offensichtlich noch zugegriffen wurde. Diese Kurse werden NICHT gelöscht. Die Nachfrage nach ihrem Material wird zuerst abgeklärt.
Die „Signaturen“, die auf diese Weise entstehen, sind äusserst vielgestaltig und geben interessanten Einblick in den Lebenszyklus von Unterrichtsmaterial.
4. Was und wie wurde konkret entfernt?
Das Analysetool liefert nebst diesen Darstellungen auch Excel-Sheets, die eine Bewirtschaftung der Kurse resp. der Löschungen erlauben.
Alle Analysen und alle Löschentscheidungen in Excel-Sheets stehen Ihnen hier offen zur Verfügung:
Analysen und Löschentscheidungen März 2014
In den Excel-Sheets sind ganz rechts die Anzahl Objekte im Kurs zu finden sowie der Löschentscheid. Ein Kurs ist entweder „Löschbereit“ oder „In Abklärung“. Je nachdem ist in der entsprechenden Spalte ein „ja“ gesetzt. Summenfelder ganz rechts ergänzen das Sheet. Links stehen Objektname und der Pfad in ILIAS sowie der Owner und Erstelldatum.
Vorgehen:
- Wenn das Material eines Kurses im vergangenen Jahr „so ungefähr weniger als hundert Zugriffe“ hatte, wurde er gelöscht. Dies galt als Faustregel.
- Wenn eine Kategorie durch die Löschung leer wurde, ist sie gleich mit entfernt worden.
- Falls nur wenige Kurse in Kategorien übrig blieben, wurden diese in Einzelfällen in eine neue Kategorie namens „Archiv“ verschoben und die ursprünglichen Kategorien gelöscht.
- Betroffen waren generell nur Kurse in den Kategorien „Bachelor“, „Master“ und „Weiterbildung“. Kollaboration, Forschungsgruppen usw. sind davon nicht betroffen. Auch das Entfernen alter studentischer Arbeitsgruppen folgt erst noch in späteren Schritten.
- Im Rahmen der aktuellen Löschung wurden auch die ILIAS Mail-History bereinigt. Davon betroffen sind Mails, die älter als 1.5 Jahre alt sind.
So wirkte sich die Löscharbeit sehr unterschiedlich aus. Teilweise verschwanden ganze Kategorien, teilweise wurden lange Kurslisten nur leicht „getrimmt“.
5. Weiteres Vorgehen
Sehen Sie sich bei Bedarf in den Analysemeldungen und den Excel-Sheets an, was entfernt und was behalten wurde. Dieser Prozess geht voraussichtlich Ende 2014 weiter.
Aktuell wurden aus ILIAS-Sicht über 150’000 Objekte bis zurück zum 2006 gelöscht. Die Objekte liegen momentan im ILIAS Mülleimer. Sobald sie dort entfernt sind, darf mit spürbaren Performanzverbesserungen gerechnet werden. Wir versuchen, hier konkrete Messwerte zu liefern.
6. Achtung: im März 2014 kürzere Reservezeit als üblich
Eigentlich liegen gelöschte ILIAS Objekte während zwei Monaten im ILIAS Mülleimer. Dies hat sich schon oft als wertvoll erwiesen. Auch überalterte Daten einer Bereinigung liegen zuerst im Mülleimer.
Da aber die ILIAS Migration auf die Version 4.4 bevorsteht, muss die Datenbank möglichst klein sein. Daher werden die in den Mülleimer gelegten, alten Objekte bereits am 17.3.2014 abends definitiv entsorgt. Die anderen Objekte im Mülleimer sind davon nicht betroffen, sie bleiben erhalten.
In kommenden Bereinigungen werden die Objekte während zwei Monaten im Mülleimer belassen, damit allenfalls noch Fragen geklärt werden können. Die Löschung erfolgte jedoch so vorsichtig wie möglich, Objekte im Gebrauch wurden grosszügig umschifft und so sind keine Verluste zu erwarten.
Bei Fragen oder für Feedback stehe ich gerne per Mail zur Verfügung. Auch ein Analysetool verbessert sich durch Feedback. Danke für Ihr Verständnis und Ihre freundliche Mitarbeit.