by Die Wirkung von Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Veränderungen erfolgreich zu managen. Für eine solide Kommunikationsvorbereitung gilt es, erst die Ausgangslage, das Zielbild und die Stärke der Betroffenheit zu eruieren. Erst dann wird die Kernbotschaft definiert und sich mit möglichen Reaktionen auseinandergesetzt.
Organisatorische Umstrukturierungen, technologische Innovationen oder persönliche Veränderungen prägen unseren Alltag. Aus eigener Praxis weiss ich, wie wichtig die Kommunikation in Veränderungsprozessen ist, um Verständnis für den Change und Vertrauen in die Führung zu schaffen.
In diesem Artikel zeige ich auf, wie ich die Kommunikation im Unternehmen mittels 5-Punkte-Plan für eine grosse strukturelle Veränderung vorbereitet habe. Aus dieser persönlichen Erfahrung, sowie Erkenntnissen aus dem EMBA der Hochschule Luzern, weiss ich, dass die Vorbereitung den entscheidenden Grundstein dafür legt, dass der Wandel im Unternehmen gelingt.
- Ausgangslage klären
Um die Kommunikationsziele zielgruppengerecht auszurichten, muss zunächst die Ausgangslage klar sein. Dazu gehört die Beantwortung von Fragen wie: Wo steht mein Unternehmen aktuell? Warum haben wir ein Problem und weshalb ist die Veränderung nötig? Was würde passieren, wenn wir nichts dagegen unternehmen würden?
- Zielbild schärfen
Danach ist es wichtig, das Ziel genau zu definieren. Auch hier beantwortete ich wichtige Fragen für unser Unternehmen. Wohin führt uns der neue Weg? Was wollen wir konkret verändern und was soll bestehen bleiben? Woran erkenne ich, dass wir am Ziel sind?
- Klarheit über die Betroffenheit schaffen
Im zweiten Schritt ist zu überlegen, wer wie stark von der Veränderung betroffen ist und ob die Betroffenen der Veränderung positiv oder negativ gegenüberstehen. Diese Abhängigkeiten habe ich mit Hilfe einer Verhältnisskala auf einer X- und Y-Achse dargestellt. Diese Visualisierung hat mir geholfen, die Anspruchsgruppen besser zu verstehen und zu begreifen, wie ich die Beteiligten im Wandel unterstützen kann.
- Die Stärke von Kernbotschaften nutzen
Kernbotschaften helfen, die wichtigsten Informationen, Überzeugungen oder Vorhaben auf den Punkt zu bringen. Eine einfache, positive, kurze und auf die Zielgruppe zugeschnittene Botschaft strahlt Stärke aus und schafft Vertrauen. In meinem Beispiel wurde eine zentrale Kernbotschaft definiert und darauf aufbauend zielgruppengerechte Botschaften für Mitarbeitende, Aktionäre, Behörden und weitere Anspruchsgruppen platziert. Somit gelang es, eine Botschaft sinngemäss, so zu platzieren, dass sie von den Anspruchsgruppen verstanden und die Veränderung mitgetragen wurde.
- Sich auf die Reaktionen vorbereiten
Im nächsten Schritt ist zu abzuwägen, welche Reaktionen die Ankündigung auslöst und mit welchen Argumenten diesen Reaktionen begegnet werden kann. Dabei ist auch zu überlegen, in welcher Reihenfolge und über welche Kommunikationskanäle die Botschaften am besten platziert werden. Diese Reflektion hat mir sehr geholfen, gut vorbereitet, strukturiert und effektiv in die Kommunikation zu gehen.
Kontinuität für den langfristigen Erfolg
Ist die Neuerung kommuniziert und somit der erste Schritt der Veränderung getan, heißt es dranbleiben! Dabei dürfen die kulturellen Aspekte im Unternehmen nicht vergessen werden. Dies und eine seriöse Vorbereitung, nach dem 5-Punkte-Plan, sind meiner Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg.