Seit der Einführung von ILIAS im Jahr 2003 gab es keine Regelung, was den Lebenszyklus von Dateien und ILIAS-Objekten betrifft. Dies soll sich nun ändern. Die Datenmenge in ILIAS ist inzwischen viel zu gross geworden, was sich leider auch negativ auf die Geschwindigkeit der Lernplattform auswirkt.
Neu werden mindestens ein Mal pro Jahr alte Daten gelöscht.
1. Löschkandidaten
Es gibt unterschiedliche Datenbereiche in ILIAS. Dort, wo Strukturen für Grundausbildung und Weiterbildung angelegt werden, herrscht am meisten „Datenumschlag“. Das bedeutet, pro Semester entstehen grosse Strukturen und viele Inhalte, die nach einiger Zeit grundsätzlich nicht mehr verwendet werden, weil der Kurs zu Ende ist. In Bereichen zur Kollaboration für Forschungs- und andere Projekte hingegen ist der Lebenszyklus von Daten etwas anders. Projekte können länger dauern, und noch nach Jahren können zumindest die Forschungsresultate nochmals interessant werden.
Von der neuen, periodischen Bereinigung sind also zunächst alle Bachelor- und Master-Bereiche betroffen, die schon im Namen klar einem Jahr und einem Semester zugeordnet sind.
2. Aufbewahrungszeit von Daten
Es gilt die Regel, dass Daten sicher ein Jahr nach Studienende noch zur Verfügung stehen. Rechenbeispiel:
- Im September 2011 startet ein neuer dreijähriger Kurs W.MAS_BEISPIEL.H11.
- Im September 2012 geht dieser Kurs ins Jahr 2, im 2013 ins Jahr 3.
- Im September 2014 ist der Kurs zu Ende.
- Im September 2015 ist ein Jahr zusätzlicher Verfügbarkeit abgelaufen.
Also kann im September 2015 alles, was im September 2011 und früher erstellt wurde, gelöscht werden. Was ein Erstelldatum hat, wird wie folgt gelöscht:
Erstelldatum <= Aktuelle Zeit – 4 Jahre
Bei einem Rhythmus von einer Löschung pro Semester wird analog zum obigen Beispiel im Februar 2015 alles gelöscht, das im Februar 2011 und früher erstellt wurde.
Aktuell betroffen sind also Dateien und ILIAS-Objekte, die im oder vor dem März 2007 erstellt worden sind.
3. Weiteres Vorgehen, Kommunikation und Detailarbeit
Grundsätzlich sind die Dozierenden und administrativen MitarbeiterInnen selber verantwortlich dafür, dass sie schützenswerte Dinge aus alten Kursen archivieren. Das Ziel ist, Ende März 2011 erstmalig alle Daten der Grund- und Weiterbildung gelöscht zu haben, die vor März 2007 erstellt wurden. Anschliessend soll pro Semester oder pro Jahr der Löschvorgang wiederholt werden.
So ein Löschrhythmus kann selbstverständlich nicht ohne klare Kommunikation, ohne Einverständnis der Teilnehmenden und ohne Vorbereitungszeit eingeführt werden. Daher wird im Verlauf der kommenden Woche eine neue Benutzungsvereinbarung in ILIAS aufgeschaltet, die weitere detaillierte Informationen enthält, und die vor der Weiterarbeit in ILIAS bestätigt werden muss.
4. Was können Sie jetzt tun?
- Sichten Sie ihre aktuell im Unterricht verwendeten Daten und prüfen Sie, ob Sie oder Ihre Studierenden für Ihren Unterricht auf alte ILIAS-Objekte (wie z.B. TA.BEIPSIEL.H06 > Dozentin > Download) zugreifen.
- Wenn Sie Downloadbereiche oder andere Bereiche haben, die in der Gegenwart verwendet werden und die in alten Kursobjekten liegen (TA.BEISPIEL.H06), stellen Sie diese in einen Dozierendenordner, der sich ausserhalb der Kursstrukturen befindet. Solche Dozierendenordner sollten in den meisten Bereichen eingerichtet sein. Wenn nicht, fragen Sie bitte bei uns nach, wir helfen gern bei der Organisation der Daten.
- Prüfen Sie die Objekte, die in der neuen Benutzungsvereinbarung als zusätzliche Information vorgelegt werden, soweit diese Sie betreffen. Leitfrage: was genau verliere ich, wenn der alte Kurs XY gelöscht wird?
In den zu löschenden, alten Bereichen findet man einige Daten, die heute noch immer verwendet werden. Wir geben uns unsererseits Mühe, die BesitzerInnen dieser Daten ausfindig zu machen und explizit zu informieren. Aber die Erfahrung zeigt, dass dies nicht immer möglich oder mit unverhältnismässig grossem Aufwand verbunden ist.
Wenn Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen unter email hidden; JavaScript is required gerne zur Verfügung. Wir helfen so aktiv wie möglich mit, dass Sie Ihre Daten sinnvoll organisieren können, nichts verlieren und sich am System freuen können. Wir sind zuversichtlich, dass das System durch Entfernung von über 100’000 (!!) alten Objekten, zuzüglich deren Rollen, Parameter, Baumorganisation und Statistik, wieder spürbar schneller wird.