In diesem Beitrag soll aufgezeigt werden was RPA ist welche Vorteile es bringt und was mögliche Kritikpunkte sind. Der Beitrag richtet sich an Personen aus dem Business ohne relevanten IT-Hintergrund und beschreibt RPA allgemein, ohne ein Produkt zu empfehlen oder vorzustellen.
Jeder, der schon mal in einem grösseren Unternehmen gearbeitet hat, kennt das folgende Problem: Die Buchhaltung nutzt eine eigenständige Softwarelösung, das Lager ein altes Legacy System, das Budget wird im Excel bearbeitet und die Rechnungen und interne Formulare werden mittels physischer Dokumente gehandhabt.
Diese nicht oder nur selten zusammenhängende Systeme ergeben eine Vielzahl an Aufgaben und Arbeit, welche nicht direkt neuen Wert generiert für das Unternehmen und deren Kunden. Daten müssen von Hand abgetippt werden, von einem System in ein anderes kopiert werden, oder müssen manuell abgeglichen werden. Excels müssen nachgepflegt werden und konsolidiert werden damit eine Gesamtübersicht entsteht.
Diesen Arbeiten und Aufgaben ergeben eine hohe Anzahl Arbeitsstunden, ohne dass diese Arbeitsstunden Wertschöpfend sind. Unternehmen und Ihre Mitarbeiter sollten sich darauf konzentrieren Ihre Zeit und Ressourcen in Wertschöpfende Tätigkeiten zu investieren. Davon profitieren die Kunden und dadurch auch das Unternehmen.
Die nicht Wertschöpfenden Tätigkeiten sollten automatisiert werden. Doch wie automatisiert man Systeme welche nur begrenzte Schnittstellen und technische Möglichkeiten haben. Die erste Variante wäre sicher der Ersatz von veralteten Systemen, Prozessen und anderen Faktoren, welche die oben beschriebenen Medienbrüche hervorrufen. Dieser Ersatz der Systeme ist mit sehr viel Zeit, Aufwand und Kosten verbunden. Auch ergeben sich mit Migrationen, oft Folgeaufgaben und zusätzlicher Aufwand, welcher initial nicht berücksichtigt wurde.
Die zweite Variante ist Robotic Process Automation oder kurz RPA. Mit RPA können repetitive, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten durch Softwareroboter ausgeführt werden. Diese Roboter sind eigentlich Software Tools welche Aufgaben erlernen können und diese wieder und wieder ausführen und nicht ein Roboter im physischen Sinn. Die RPA Tools können manuelle und menschliche Arbeitsschritte imitieren und eine Benutzeroberfläche einer Software, wie z.B. Excel, Webbrowser, SAP und viele weitere, erkennen und bedienen. Der Roboter kann in der Benutzeroberfläche Klicks ausführen oder auch Text einfügen. Die Ausführung ist dem Menschen so nachempfunden, dass das Business diese Automatisierung selbständig entwickeln kann.
Diese RPA Tools können eine Vielzahl von Aktionen ausführen. Die Tools können beispielsweise sich in eine Applikation einloggen, Dateien verschieben, Daten aus einer Datenbank lesen oder schreiben, Websuchen ausführen, Informationen aus Dokumenten wie PDFs, Emails oder gescannten Dokumenten auslesen und vieles weiteres. Anwendungsfälle, welche ein Roboter übernehmen kann, sind z.B.: Erstellung eines Berichts in Tool X als Excel, anschliessende Konvertierung in ein PDF, Ablage auf dem SharePoint des Unternehmens und Versand per E-Mail an eine definierte Gruppe von Personen. Ein weiteres Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung: Die Papierrechnungen werden eingescannt, anschliessend werden die Rechnungen durch den Roboter gescannt auf Kreditor, Betrag, Referenznummer und weitere definierte Angaben. Die Daten werden durch das RPA Tool in das Buchhaltungssystem eingetippt und die Rechnung zur Zahlung vorbereitet. Vor der Zahlungsausführung wird ein Mitarbeiter der Buchhaltung durch das RPA Tool aufgefordert, die Rechnung zu prüfen und final freizugeben. Wenn diese Prüfung erfolgreich war, sendet das RPA Tool die Informationen an das E-Banking-System der Bank und führt die Zahlung per Valutadatum aus.
Diese Automatisierungen benötigen keine invasiven Eingriffe in die Systeme und Applikationslandschaft des Unternehmens. Es müssen keine Schnittstellen erstellt werden, die RPA Tools können die bestehenden Benutzeroberflächen und Systeme nutzten. Es müssen keine Anpassungen an den Systemen gemacht werden, da die RPA Tools die Menschliche-Interaktion imitieren.
Zusammenfassend nochmals die Vorteile von RPA:
1. RPA können die Kosten von menschlichen Arbeitsstunden reduzieren.
2. Es werden neue Kapazitäten von Mitarbeiter freigesetzt für Wertschöpfende Tätigkeiten
3. RPA Lösungen können schnell und günstig implementiert werden, schneller Return of Investment.
4. Die Einführung von RPAs bringt geringe Risiken, es müssen keine invasiven Änderungen an den bestehenden Technologien und Systemen gemacht werden.
5. Durch das Eliminieren von menschlichen repetitiven Tasks wir die menschliche Fehlerquelle eliminiert.
6. Das Wegfallen von langweiligen, repetieren Tasks wir die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert.
Kritikpunkte für RPA
Die oben aufgeführten Vorteile und Anwendungsbeispielen sind sehr Sinnvoll für Unternehmen und Prozesse, welche noch mit alten Systemen funktionieren. Viele dieser Systeme werden nur noch wenig oder gar nicht mehr unterstützt von den Herstellern oder sind end of life.
Unternehmen welche agile Softwareentwicklung und moderne Systeme mit mehr technischen Möglichkeiten und Schnittstellen betreiben, haben nur wenige oder keine Anwendungsbeispiele für RPA. Die neuen Systeme sind in der Lage zu kommunizieren mit anderen Systemen und können laufend den Bedürfnissen und Prozessen des Unternehmens angepasst werden. Diese Eigenschaft lässt RPA in langfristiger Zukunft zu einem Nischenprojekt werden. Jedoch ist diese Transformation, wie bereits am Anfang beschrieben, sehr Zeit und Kosten intensiv. Dies lässt RPA für die nächsten Jahren oder vielleicht Jahrzehnte Zeit, um sich noch weiter zu entwickeln und Unternehmen zu entlasten.
Zu kompliziert? Dann gibt es hier nochmals alles in 5 Minuten auf englisch. Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!
Weiterführende Links zum Thema RPA:
- https://www.automationanywhere.com/de/rpa/robotic-process-automation
- https://www.pega.com/de/rpa-success
- https://www.uipath.com/de/rpa/robotic-process-automation
- https://blog.hslu.ch/informatik-studium/2021/01/15/fuenf-bekanntesten-tools-fuer-die-anwendung-der-rpa-in-der-praxis/
- https://blog.hslu.ch/informatik-studium/2021/01/15/lebensrettende-roboter-die-bedeutung-von-rpa-im-gesundheitswesen/
- https://blog.hslu.ch/informatik-studium/2021/01/15/automatisierung-ueberall-doch-welche-prozesse-lassen-sich-durch-rpa-abloesen/
