Roboter nehmen uns unsere Jobs weg? Nein! Sie helfen uns, den Fokus auf die wesentlichen Dinge zu legen. Lesen Sie, wie Roboter im Büro eingeführt werden.
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die, vereinfacht ausgedrückt, fleissige virtuelle Mitarbeitende entwickelt. Diese Mitarbeitenden erledigen Aufgaben, die für die menschlichen Kollegen und Kolleginnen zu monoton und repetitiv sind. Zum Beispiel übertragen sie Daten von einem ERP-System in eine Excel-Datei und werten sie auch gleich aus. Doch nicht jeder beliebige Prozess kann von einem virtuellen Roboter ausgeführt werden. Mehrere der folgenden Kriterien sollten erfüllt sein, damit das Potenzial eines Roboters optimal genutzt werden kann:
- Es gibt häufige Wiederholungen des Prozesses.
- Der Prozess folgt Regeln (wenn X, dann Y).
- Der Prozess ist anwendungsübergreifend und es kommt zu Medienbrüchen.
- Ausführung rund um die Uhr ist möglich.
- Das manuelle Bearbeiten des Prozesses ist fehleranfällig.
«Die Mitarbeiter sind Ihre wichtigste, wertvollste und knappste Ressource vergeuden Sie nicht ihre Zeit.»
RPA einzuführen bringt einerseits technologische Herausforderungen mit sich. Andererseits wird der Thematik aus dem Change-Management eine gewisse Skepsis entgegengebracht. Denn mit Robotern wird schnell mal assoziiert, dass der Mensch ersetzt wird. Das erzeugt Ängste und Ablehnung. Wer eine Umstellung auf RPA erfolgreich gestalten will, hält sich an die folgenden vier Schritte:
1. RPA-Verständnis aufbauen
Der erste Schritt ist bei jeder neuen Technologie durchzuführen: Die Möglichkeiten und Grenzen müssen recherchiert werden. Dazu müssen die eigenen Geschäftsprozesse dokumentiert vorliegen. Diese Phase sollte sich zeitlich zwischen einer Woche und einem Monat bewegen.
2. Grundsteine legen
Hat man sich nach der ersten Phase dazu entschlossen, die Technologie weiterzuverfolgen, gilt es nun, die Grundsteine zu legen. Das Ziel dieses Schrittes ist es, ein Leuchtturmprojekt durchzuführen oder einen Prototypen herzustellen. Damit dieses Ziel erreicht werden kann, müssen die mit RPA umzusetzenden Unternehmensprozesse evaluiert werden. Diese Prozesse werden bewertet und priorisiert. Für ein Leuchtturmprojekt ist es wichtig, dass der Prozess nicht zu kompliziert, aber auch nicht zu klein ist.
Weiter gilt es, die Rahmenbedingungen und Anforderungen zu bestimmen, und zwar aus der IT-, aus der Datenschutz- und aus der organisatorischen Sicht. Zudem müssen ein Hersteller und ein Tool ausgewählt werden, mit deren Hilfe das Projekt umgesetzt werden kann. Es macht Sinn, sich einen Technologiepartner an Bord zu holen. Das Projekt soll aber nicht komplett extern in Auftrag gegeben werden, damit das generierte Wissen in der Firma bleibt. Dieser Schritt dauert zwischen einem und sechs Monaten.
3. Leuchtturmprojekt durchführen
Das Projekt muss in einem Team umgesetzt werden. Bei der Zusammensetzung des Teams soll nicht nur auf die fachliche Expertise geachtet werden. Die Teammitglieder müssen sich auch für das Thema RPA begeistern können. Der RPA-Facilitator ist der Projektleiter. Seine Aufgabe ist es, die nötigen Rahmenbedingungen für das Projekt zu schaffen. Dazu gehört unter anderem die Auswahl des Software-Providers. Weiter braucht es einen RPA-Experten, der die RPA umsetzt. Dies kann ein IT-affiner Mitarbeiter oder eine IT-affine Mitarbeiterin sein. Auch ein externer Partner kommt in Frage. Für die Einbindung des Roboters in die bestehende Infrastruktur muss ein IT-Infrastruktur-Experte oder eine IT-Infrastruktur-Expertin aus dem Unternehmen hinzugezogen werden.
Weiter ist es wichtig, die Anpassungen im Unternehmen zu spezifizieren – insbesondere solche an der IT-Infrastruktur. Das Projekt muss zudem intern proaktiv kommuniziert werden. Dadurch beugt man Ängsten und Vorurteilen vor. Die Umsetzung des Projekts schliesslich sollte den untenstehenden fünf Phasen folgen. Dafür müssen rund zwei bis sechs Monate eingeplant werden.
4. Rollout vorbereiten und durchführen
Nach der erfolgreichen Umsetzung des Leuchtturmprojekts sollten die Abläufe im RPA-Team stabilisiert werden. Dadurch können bei einer flächendeckenden Einführung im Unternehmen unvorhergesehene Probleme abgefangen werden. Es gilt nun, die bestehenden Umsetzungen zu überwachen und eventuelle Verbesserungsmassnahmen zu identifizieren und umzusetzen. Die Nachfrage für neue RPA Entwicklungen muss gesteuert werden, damit nicht unnötige Prozesse automatisiert werden. Daher ist zu Beginn eines Projekts auch die zuständige Person für Lean-Management hinzuzuziehen.
Dieser letzte Schritt ist nicht abschliessend; er muss stetig weitergeführt werden. So verbessert das Unternehmen seine Fähigkeit, RPA umzusetzen, und optimiert kontinuierlich seine Prozesse.
Robotic Process Automation bildet zusammen mit Artificial Intelligence (AI) und Machine Learning (ML) die Grundlage für Hyperautomation. Im «Gartner Top 10 Strategic Technology Trends for 2020» war diese Technologie als Nummer eins gelistet.
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Literatur
Koch, C., & Fedtke, S. (2020). Robotic Process Automation – Ein Leitfaden für Führungskräfte zur erfolgreichen Einführung und Betrieb von Software-Robots im Unternehmen. Berlin: Springer Vieweg.
