Repetitive Arbeiten gehören zu den mühsamen Aufgaben in Arbeitsalltag. Im Zeitalter von Robotic Process Automation (RPA) könnte das umgangen werden. Software-Roboter übernehmen Routinearbeiten und bringen den Mitarbeitenden mehr Zeit für sinnstiftende Aufgaben. Ist diese Vorstellung nur ein Trend oder zukunftsweisend?

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation, kurz RPA, bedeutet übersetzt „Programmierte Prozess Automation“. Eine Software wird so konfiguriert, dass sie standardisierte Prozesse automatisiert erledigen kann. Dies sind häufig manuell durchgeführte, regelbasierte Routineaufgaben im Arbeitsalltag. RPA besteht aus Software-Roboter oder auch Bots gennant. Diese Bots können regelbasierte Geschäftsprozesse ausführen. Dabei imitieren sie Abläufe und Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden. Ein Vorteil ist, dass RPA rund um die Uhr arbeiten kann.
RPA ist jedoch nicht mit Business Process Automation zu verwechseln (BPA). Bei BPA geht es darum, ganze Prozesse zu automatisieren. RPA automatisiert einzelne Arbeitsschritte eines Prozesses.

Wie funktioniert RPA?

RPA Bots haben die gleichen digitalen Fähigkeiten wie Menschen. RPA Roboter können mit verschiedenen Systemen und Anwendungen interagieren. Dazu gehören Fähigkeiten wie

• Kopieren und Einfügen,
• Web Data Scraping,
• Berechnungen durchführen,
• Dateien öffnen und verschieben und
• in Programmen und Web Applikationen einloggen.

Die RPA-Bots werden zunächst geschult. Dies kann mit diversen RPA-Tools getan werden. Eine solche «Schulung» funktioniert ähnlich wie das Aufzeichnen von Macros in Excel. Der Benutzer klickt auf den Aufnahme-Knopf. Danach führt er seine Aktionen durch. Mit einem Klick auf Stopp wird die Aufnahme beendet. Alles was während der Aufnahme am Bildschirm durchgeführt wurde, kann der RPA-Bot nachmachen. Das Resultat ist eine Automation durch Software-Roboter. So bewerben RPA Anbieter die Funktionsweise von RPA.

Wann lohnt sich Automatisierung?

In Normalfall lohnt sich Automatisieren immer dann, wenn:

• der Prozess oder die Aufgabe nicht zu komplex ist,
• der Prozess oder die Aufgabe oft wiederholt wird,
• Schäden durch manuelle Fehler ein signifikantes Risiko darstellen.

Zusätzlich zu diesen Punkten lohnt es sich RPA einzusetzen, wenn ein Prozess oder eine Aufgabe folgende Charakteristiken aufweist:

• Kein menschliches Ermessen nötig
• Keine Systemänderung nötig
• Genaue Vorgaben sind spezifiziert (keine Eventualitäten)

Die Herausforderungen mit RPA

Die Einführung und Aufrechterhaltung von Bots bringt Herausforderungen mit sich. RPA-Anbieter und Nutzer dieser Technologie erkennen diese Herausforderungen nicht an.
Erstens erfordert die Einführung von RPA-Lösungen einen erheblichen Aufwand an Programmierarbeit. Sowohl im Vorfeld als auch fortlaufend besteht dieser Aufwand. Zweitens sind RPA-Bots oft fehleranfällig, weil sie teilweise fest codiert sind. Daher können kleine Anpassungen an der Benutzeroberfläche dazu führen, dass sie fehlschlagen.
Laut dem Gartner Hype Cycle aus dem Jahr 2019 wird RPA auf dem Markt scheitern oder von konkurrierenden Lösungen überholt werden.

In den letzten Jahren haben die Befürworter von RPA diese Technologie als eine Lösung positioniert, die

• Ineffizienzen beseitigt,
• keinerlei Wartung erfordert
• und sogar als Ersatz für menschliche Arbeitskräfte.

Dies sind die fehlgeleiteten Schlussfolgerungen eines Hypes. In manchen Szenarien erzielten andere Automationslösungen sogar bessere Resultate.

Reale Einsatzmöglichkeiten von RPA

Gemäss Gartner Inc. gibt es fünf Phasen im Technology Hype Cycle. Die zweite Phase wird als „Höhepunkt überhöhter Erwartungen“ bezeichnet. Darauf die „Talsohle der Desillusionierung“. Wenn diese Phase überstanden wird, kommt eine bewusstere Phase: «Hang der Erleuchtung».

In dieser Phase wird erkannt, dass RPA nach wie vor eine aufstrebende Technologie ist. Es gibt aber noch ein «aber». RPA ist kein Allheilmittel.

Der RPA-Markt befindet sich noch in einer Wachstumsphase. Führende RPA-Anbieter erweitern ihre Fähigkeiten aufgrund von sich schnell entwickelnden Kundenanforderungen. Kunden möchten nicht nur RPA für Automatisierungen von einzelnen Aufgaben verwenden. Sie möchten KI-Komponenten integrieren. Damit sollen breitere Anwendungsfälle und anspruchsvollere Aufgabenvariationen bewältigt werden. Solche RPA- und KI-Lösungen stehen noch am Anfang der Entwicklung.

Aktuell ist RPA einzigartig positioniert, um Unternehmen auf verschiedene Weise zu unterstützen. Hochentwickelte RPA-Lösungen sind die beste Antwort für Unternehmen, um Altsysteme schrittweise einzustellen. So lassen sich Funktionen automatisieren, die auf der Interaktion mit Altsystemen beruhen. Die Software-Roboter sind gut geeignet, Funktionalitäten in Altsysteme hinzuzufügen oder Verbindungen zu externen Systemen zu erstellen. Im Bankwesen kann RPA beispielsweise eine transformative Rolle bei der Automatisierung der Kreditverarbeitung, der Handelsausführung, der Kontoschließung und anderer Funktionen spielen. Solche Aufgaben sind traditionell in Altsysteme eingebettet. In ähnlicher Weise kann RPA im Einzelhandel auf traditionell schwerfällige und manuell gesteuerte Prozesse, wie automatisierte Rückgaben und die Kategorisierung von Produkten, angewendet werden. Die Liste der branchenspezifischen Anwendungsfälle kann noch weiter gehen.

Fazit

RPA mag momentan ein Hype sein. Aber dennoch ist es eine aufstrebende Technologie. Mit der Erweiterung der Funktionen (z.B. hinzufügen von KI-Komponenten) kann es die Hype Phase überwinden und zu einer zukunftsweisenden Technologie werden. Mit RPA könnten sich in Zukunft einige Aufgaben automatisieren lassen. Vor allem die Automatisierung von Aufgaben in Altsystemen können den Unternehmen Vorteile bringen. Dennoch sollte nicht vergessen werden, dass RPA kein Allheilmittel ist.

Weiterführende Links

What is Robotic Process Automation
RPA im Rechnungswesen
The RPA Hype Cycle Is Over
Gartner 2019 Hype Cycle
Wenn Roboter Routinearbeiten rationalisieren

Quellen:

Automation Anywhere. (o. J.). What is Robotic Process Automation (RPA)? Automation Anywhere. Abgerufen 13. November 2020, von https://www.automationanywhere.com/rpa/robotic-process-automation

Christian Hofmann. (2019). Chancen von RPA im Rechnungswesen—Robotic Process Automation. Diamant Software. https://www.diamant-software.de/blog/rpa-im-rechnungswesen/

Eric Johnson, E. (o. J.). Council Post: The RPA Hype Cycle Is Over — Here’s The Reality. Forbes. Abgerufen 13. November 2020, von https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2019/12/18/the-rpa-hype-cycle-is-over-heres-the-reality/

Gartner Inc. (2019). Gartner 2019 Hype Cycle Shows Cloud Office Has Hit Mainstream Adoption in Government Agencies. (o. J.). Gartner. Abgerufen 13. November 2020, von https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-08-28-gartner-2019-hype-cycle-shows-cloud-office-has-hit-ma

Martin Gutmann. (o. J.). Einführung Robotic Process Automation | Swisscom. Abgerufen 13. November 2020, von https://www.swisscom.ch/de/business/enterprise/themen/digital-business/robotic-process-automation-definition.html

Philipp Kleinmanns. (o. J.). Wie Robotic Process Automation (RPA) Routineaufgaben automatisieren kann. Business User. Abgerufen 13. November 2020, von https://business-user.de/digitalisierung/wie-robotic-process-automation-rpa-routineaufgaben-automatisieren-kann/