Robotic Process Automation (RPA) verspricht durch den Einsatz von digitalen Mitarbeitern mehr Effizienz und Profitabilität. Während die einen darin den Schlüssel zur digitalen Transformation sehen, befürchten andere scheiternde Projekte oder eine zukünftig steigende Arbeitslosigkeit.
Um das nachhaltige Bestehen im Wettbewerb zu sichern, ist es für heutige Unternehmen notwendig, effizient, kostengünstig und kundenorientiert zu agieren. Verwaltungs- und Serviceprozesse in Unternehmen weisen im Vergleich zur industriellen Produktion noch immer ein hohes Mass an manuellen Arbeitsabläufen auf.
Robotic Process Automation, kurz RPA, ist ein junger und innovativer Ansatz, der diese Lücke auszufüllen versucht. Mit Hilfe von Softwarerobotern werden manuelle, fest vorgeschriebene und routinierte Geschäftsprozesse automatisiert. Dabei überträgt und verarbeitet ein Softwareroboter Informationen aus verschiedenen Quellen und Programmen, indem er die Tastatureingaben und Mausklicks eines Menschen imitiert.
Gartner prognostiziert eine globale Umsatzsteigerung von RPA gegenüber dem Vorjahr 2020 trotz wirtschaftlichem Druck auf 19.5%. Bis 2022 sollen 90% aller Unternehmen weltweit RPA in irgendeiner From eingeführt haben. Wie kann das sein? Gemäss Fabrizio Biscotti, Research Vice Präsident bei Gartner liegen die Haupttreiber der RPA-Projekte aus Unternehmenssicht in der Möglichkeit zur Steigerung Prozessqualität, Geschwindigkeit und Produktivität. Wie immer bei einer neuen Technologie existieren jedoch auch Fallstricke, Gefahren und Gegner. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Chancen und Möglichkeiten sowie die Gefahren und Grenzen von RPA.
Chancen und Möglichkeiten
Der Einsatz von RPA führt zu effizienteren Arbeitsabläufen, indem Softwareroboter die manuellen Routineaufgaben von Mitarbeitern übernehmen. So kann die Anzahl der Mitarbeiter reduziert und die Aufgabenbewältigung optimiert werden. Dies wirkt sich aus unternehmerischer Sicht schliesslich positiv auf die Lohnkosten aus.
Ein weiterer Vorteil von RPA liegt in der Reduzierung der menschlichen Fehleranfälligkeit, welche bei einer manuellen Bearbeitung von langwierigen Routineabläufen auftritt. Automatisierte RPA-Prozesse sind deutlich robuster, schneller und bearbeiten vorgegebene Prozesse fehlerlos. Die Folge sind Zeit- und Arbeitsersparnisse sowie eine verbesserte Datenqualität der eigenen IT-Systeme.
RPA bietet jedoch auch Vorteile für die Mitarbeiter. Ein nicht unwesentlicher Teil der Arbeitszeit entfällt oft auf monotone Routineabläufe, die von Mitarbeitern häufig als lästig oder störend empfunden werden. Wenn Bots diese Arbeit übernhemen, kann die Arbeitsbelastung für den Einzelnen reduziert werden. Anstelle dessen tritt mehr Raum und Zeit für anspruchsvollere und kreativere Aufgaben. Dies hat zudem langfristig eine positive Auswirkung auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Nachfolgend sind die genannten potenziellen Vorteile von RPA zusammengefasst:
- Effizientere Prozesse (24/7) und niedrigere Lohnkosten
- Reduzierung des Personalbedarfs
- Risikominimierung menschlicher Fehleranfälligkeit
- Verbesserte Datenqualität der IT-Systeme
- Verminderung der Arbeitsbelastung von Mitarbeitern
- Mehr Zeit für anspruchsvolle, kreative oder innovative Arbeit
- Lückenlose Dokumentation aller Arbeitsschritte
Gefahren und Grenzen
Wie jede neue Technologie hat auch RPA seine Tücken und Gegner. Sich dessen bewusst zu sein ermöglicht es, die Situation realistisch einzuschätzen und potentielle Probleme bereits Vorfeld anzugehen.
Die zunehmende Automatisierung von Prozessen durch den Einsatz von virtuellen Arbeitskräften schürt die Sorge, dass Roboter langfristig den Menschen aus dem Berufsleben verdrängen. Die Studie von Blue Prism zeigt, dass knapp die Hälfte (49%) der 5’000 Probanden einen Arbeitsplatzverlust durch RPA befürchten. Es stellt sich dabei die Frage, ob die Jobs nur wegfallen oder auch Neue geschaffen werden. Während hochqualifizierte Arbeitskräfte durch die Digitalisierung und Automatisierung von neu hinzugekommenen Arbeitsplätzen profitieren, nimmt die Nachfrage nach Geringqualifizierten weiter ab. So die Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB). Auch wenn Unternehmen den Vorteil der Verlagerung von Mitarbeitern in andere Arbeitsbereiche nutzen wollen, besteht die Gefahr, dass diese nicht verfügbar sind. Entsprechend müssen sich Unternehmen im Klaren darüber sein, dass Entlassungswellen im Sinne der Reduzierung von Lohnkosten eine negative Auswirkung auf ihre Reputation haben kann.
RPA-Projekte können zudem durchaus auch fehlschlagen. Denn die Technologie birgt einige Fallstricke und Stolpersteine in sich. Beispielsweise scheiterten Unternehmen in der Vergangenheit am Versuch, übermässig komplexe Aufgaben zu automatisieren. Nicht jede Aufgabe eignet sich für eine Automatisierung mit RPA. Zudem müssen Unternehmen, die ihre RPA-Strategie ausbauen wollen, Prozess-, Governance- und Kultur-Hindernisse überwinden.
Ein weiterer Punkt liegt in der Tatsache, dass mit RPA zwar die Geschwindigkeit eines Ablaufs optimiert werden kann, nicht aber der Prozess in seiner Grundstruktur pre se. Somit bleibt die Qualität oder Sinnhaftigkeit eines Prozesses trotz RPA-Einführung unverändert . Zudem bietet die Technologie für semi- und unstrukturierte Prozesse nur einen geringen Mehrwert. Folglich ist RPA keine Komplettlösung, sondern ist eher ein zusätzliches Werkzeug in der Palette zur integrierten Unternehmensautomatisierung.
Ein weiterer möglicher Nachteil der Technologie liegt in der Ungewissheit der beabsichtigten wirtschaftlichen Ziele. Es gibt keine Garantie dafür, dass die beabsichtigte Kosteneinsparung, Fehlerminimierung oder die erhöhte Effizienz tatsächlich erzielt werden können.
Fazit
Allein anhand der genannten Vor- und Nachteile lässt sich nicht abschliessend schlussfolgern, ob RPA eher als eine Chance oder Gefahr zu bewerten ist. Letztendlich muss immer im Einzelfall anhand der Umstände und Ziele entschieden werden, ob der Einsatz von RPA für ein Unternehmen nutzenstiftend ist. Entsprechend der bereits existierenden System- und Prozesslandschaft können sowohl Vor- aber auch Nachteile auf ein Unternehmen zutreffen.
Weiterführende Informationen
- Zehn golgende Regeln für einen RPA-Erfolg
- Die 10 größten Herausforderungen bei der RPA-Implementierung
- Robotic Process Automation: Die zwölf wichtigsten Anbieter
- 5 RPA Success Stories in the Banking & Financial Services sector
Quellen
- «Bewertung der Einsatzpotenziale und Risiken von Robotic Process Automation», HMD, Bd. 57, Nr. 6, S. 1097–1110, Dez. 2020, doi: 10.1365/s40702-020-00621-y.
- «RPA – der Schlüssel zur digitalen Transformation.» https://www.umb.ch/blog/news/detail/rpa-der-schluessel-zur-digitalen-transformation.
- «Gartner Says Worldwide Robotic Process Automation Software Revenue to Reach Nearly $2 Billion in 2021», Gartner. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-09-21-gartner-says-worldwide-robotic-process-automation-software-revenue-to-reach-nearly-2-billion-in-2021.
- «Die Vor- und Nachteile von Robotic Process Automation (RPA)». https://www.computerweekly.com/de/feature/Die-Vor-und-Nachteile-von-Robotic-Process-Automation-RPA.
- «Keine Angst vor der Automatisierung». https://www.industry-of-things.de/keine-angst-vor-der-automatisierung-a-832958/.
- «RPA: Chancen und Gefahren vor dem Hintergrund des Lean-Ansatzes», LeanPublishing. https://leanbase.de/publishing/leanmagazin/rpa-chancen-und-gefahren-vor-dem-hintergrund-des-l.
