Automation ist einer der Grundsteine der heutigen Wirtschaft. Mit Business Process Engines und Robotic Process Automation werden zwei unterschiedliche Technologien mit ähnlichen Zielen vorgestellt.
Mittels Automation können Arbeiten schneller und effizienter erledigt werden und damit Kosten eingespart werden. Mitarbeitende können sich wieder auf kreative Aufgaben konzentrieren, anstatt repetitive Arbeiten zu erledigen. Es können heute nicht nur einfache Arbeiten, sondern auch komplexe Arbeitsabläufe automatisiert werden, zwei dafür geschaffene Technologien sind Business Process Engines (BPE) und Robotic Process Automation (RPA).
Business Process Engines
Eine BPE ist die zentrale Softwarekomponente zur Koordination und Automation verschiedener Geschäftsprozesse. Bestehende Prozesse werden modelliert und in die Engine importiert. Das Prozessmodell wird von der BPE abgearbeitet wobei im Hintergrund mit verschiedensten Systemen interagiert werden kann. So können beispielsweise Kundendaten aus einem ERP System abgerufen werden oder automatisch eine E-Mail versendet werden.
Robotic Process Automation
RPA kann einen menschlichen Arbeiter emulieren. Üblicherweise bedient ein Roboter Systeme wie es auch ein Mensch tun würde, über eine grafische Oberfläche. Dies hat den Vorteil, dass nicht spezielle Schnittstellen geschaffen oder implementiert werden müssen. Diese Einfachheit zeigt sich in der Entwicklungsdauer und somit auch den Implementationskosten von RPA.
Anwendungsbeispiele
Um die Unterschiede zwischen BPE und RPA etwas genauer zu erläutern werden hier einige Einsatzzwecke der beiden Technologien genannt:
- Entscheidungsworkflows: Müssen während eines Prozesses Entscheidungen getroffen werden ist eine BPE bestens geeignet. Es können Regeln hinterlegt werden nach welchen eingehende Anfragen bearbeitet werden. Ein Praktisches Beispiel hierfür ist der Abschluss einer Versicherung.
- Datenaufbereitung: Für viele Arbeiten werden noch immer verschiedenste Tabellen verwendet. Das Übertragen dieser Daten ist eine aufwändige Arbeit mit hohem Fehlerpotenzial. RPA kann diesen Prozess verbessern indem Daten aus mehreren Tabellen automatisiert und fehlerfrei zusammengetragen werden. Ein mögliches Beispiel ist digital Controlling.
- Orchestrierung: Sind mehrere unabhängige Systeme an einem Prozess beteiligt, kann mit einer BPE eine zentrale Steuerungs- und Kontrolloberfläche geschaffen werden. Mitarbeitende müssen nur noch mit einer Applikation arbeiten, alle nötigen Aufgaben werden im Hintergrund automatisch koordiniert und ausgeführt.
- Legacy Systeme: Älteren Systemen mangelt es oft an Schnittstellen, was die Integration in automatisierte Workflows schwierig und teuer gestaltet. RPA ist hier eine optimale Lösung, da keine Schnittstellen geschaffen oder unterhalten werden müssen. Ein Roboter kann das System so bedienen wie es auch ein menschlicher Mitarbeitender würde.
Viele Automationsusecases könnten sowohl mit einer BPE als auch mit RPA umgesetzt werden. Die wichtigste Frage hierbei ist jedoch welche Technologie schneller, einfacher und effizienter an das gesetzte Ziel führt.
Zukünftige Weiterentwicklungen
Wie auch in vielen anderen Bereichen ist künstliche Intelligenz (KI) auch in der Prozessautomation ein relevantes Thema. So könnte es in Zukunft sein, dass Prozesse nicht mehr vorgegeben werden müssen, sondern eine KI bereits bestehende Prozesse lernt und später unterstützen kann.
Mit dem Einsatz von Automation können zugleich auch wertvolle Daten über Prozesse gewonnen werden, welche wiederum zur Verbesserung von Kundenbeziehungen oder Marktpositionierung verwendet werden können.
Weitere Interessante Informationen zu BPE sowie auch zu RPA sind in folgenden Blogbeitägen (Englisch) von Bernd Rücker zu finden:
