Entdecken Sie mit dem Giersberg-Prozessmodell, wie Sie Geschäftsprozesse verständlich darstellen und souverän durch die Herausforderungen auf diesem Weg navigieren. Damit Mitarbeitende und Management die Prozesse verstehen.
Giersberg-Prozessmodell
Prozesse sind wie das Fundament eines Hauses. Wenn das Fundament nicht stimmt, stehen die Stockwerke eins und zwei schief. Das dritte Stockwerk wackelt, und wenn man weiterbaut, droht alles einzustürzen.
Simone Glitsch Prozessmanagement-Expertin, Entwicklung Giersberg-Prozessmodell
Das Modell besteht aus vier Ebenen, auf der dritten Ebene befinden sich die Geschäftsprozesse. Um diese Prozesse in einem Unternehmen zu finden, können wir im Organigramm über die Bereiche (z.B. Produktion) zu den Abteilungen (z.B. Service) gehen, dann sind wir dort, wo sich die ausführenden Prozesse befinden. Jede Abteilung hat ein oder mehrere Arbeitsergebnisse, d.h. jede Abteilung erstellt ein oder mehrere Produkte, die Prozesse sollen also beschreiben, wie diese Produkte erstellt werden und durch die Arbeitsteilung innerhalb oder zwischen den Abteilungen sehen wir, von wo bis wo diese Prozesse gehen. Prozesse dürfen nicht mit Projekten verwechselt werden. Projekte sind im klassischen Sinne einmalige Vorhaben, während Prozesse sich ständig wiederholen.
Achtung: Es findet noch keine Prozessanalyse statt, sondern es soll lediglich durch Prozessbeschreibungen, wenig Text und treffende Formulierungen ein Verständnis dafür geschaffen werden, wie ein Prozess abläuft.
Wenn nun die Prozesse des Unternehmens identifiziert sind, können wir in der zweiten Ebene beginnen, das Puzzle zusammenzusetzen, nun werden die Prozessketten konstruiert, diese Prozessketten bestehen aus mehreren Prozessen, die einem zeitlichen Ablauf folgen und mehrere Lanes in der BPMN-Darstellung durchlaufen.
Auf der ersten Ebene wird das Unternehmen aus der Vogelperspektive betrachtet. Hier werden die wertschöpfenden Prozesse identifiziert, alle anderen Prozesse existieren nur wegen ihnen. In diesem Schritt werden alle diese Prozesse betrachtet und man fragt sich warum es diese Prozesse überhaupt gibt und klassifiziert diese in wertschöpfende und nicht wertschöpfende Prozessketten. Ausserdem werden die unterstützenden oder verwaltenden Prozessketten identifiziert. Hat man diese identifiziert, kann man eine erste Prozesslandkarte erstellen.
In der vierten Ebene wird nun die Ameisenperspektive eingenommen, hier werden die Informationen gesammelt, die für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse notwendig sind. Zu diesen Detailinformationen gehören z.B. genaue Anweisungen, Anleitungen, Regelungen, Checklisten oder Freigaben.
Es ist durchaus möglich, dass die gewonnenen Erkenntnisse zu einer Überarbeitung der vorhergehenden Ebenen führen.
Herausforderungen bei der Modellierung
BPMN wurde für die Prozessautomatisierung entwickelt und ist daher sowohl für IT-Fachleute als auch für Mitarbeitende aus den Fachabteilungen leicht verständlich. Dennoch gibt es einige Herausforderungen.
In BPMN kann man aus über 150 Symbolen wählen, der Mensch neigt dazu, viele dieser Symbole zu verwenden, aber sobald zu viele Symbole verwendet werden, kann der Mensch die Prozesse nicht mehr direkt verstehen. Man nimmt sich dann auch nicht die Zeit, diese Prozesse zu verstehen. Für die Automatisierung des Prozesses sind viele Symbole notwendig, um alle notwendigen Fälle abzudecken. Es gilt: Eine Visualisierung ist entweder detailliert oder übersichtlich, beides zu erreichen ist nahezu unmöglich.
Zusätzlich gibt es in BPMN Lanes und diese Lanes werden zusammengefasst als Pool bezeichnet. Hier ist darauf zu achten, dass nicht alle Mitarbeitende dargestellt werden, sondern die Ausführungsverantwortung, damit die Verantwortlichkeit klar visualisiert werden kann. Die Entscheidungsverantwortung liegt nach wie vor beim Vorgesetzten, wird aber nicht modelliert, sondern im Organigramm dargestellt. Zu viele Lanes in einer BPMN-Zeichnung können diese unübersichtlich machen.
Wenn man in BPMN mit Teilprozessen arbeitet, kann man diese zusammenklappen, um einen Überblick über die Prozesse zu erhalten, aber wenn es darum geht, zu verstehen, wie diese Prozesse im Grossen und Ganzen zusammenspielen, ist BPMN nicht das richtige Werkzeug, sondern man sollte zu einer Prozesslandkarte wechseln.
BPMN Wildwuchs
Das gesamte Unternehmen sollte BPMN auf die gleiche Art und Weise verwenden, die Anwendung von BPMN Best Practices ist ein erster Schritt in die richtige Richtung.
Fazit
Im ersten Schritt muss man seine Geschäftsprozesse verständlich abbilden bevor man weiter digitalisieren und automatisieren kann. Das Giersberg-Prozessmodell ist ein Modell welches eine Unternehmung in diesem Wandel unterstützen kann.
Weiterführende Links
Giersberg-Prozessmodell – Blog zum Prozessmanagement (prozessoptimierung-sprung.de)
Business Process Model and Notation (BPMN), Version 2.0 (omg.org)
Buch: Geschäftsprozesse erkennen, verstehen und optimieren
Quellen:
Glitsch, S. (2023). Geschäftsprozesse erkennen, verstehen und optimieren. Schäffer-Poeschel Stuttgart. https://doi.org/https://doi.org/10.34156/978-3-7910-5955-6
Glitsch, S. (2024). Giersberg-Prozessmodell. Prozess Optimierung: https://prozessoptimierung-sprung.de/prozessmodell/#tve-jump-18be7dfd4c4
Lucid Software. (2021, 04 15). Best Practices for Swimlane Diagrams. Youtube: https://www.youtube.com/embed/PeOkH0obZb8?si=bf5Qy9FvvpAaleiv
