Dies Frage stellen sich diverse Unternehmungen. Bei Human Workflows wird die Prozesssteuerung von menschlichen Aktivitäten automatisiert und bei einer Process Engine die Abläufe anhand von Prozessmodellen ausgeführt.
Was ist ein Human Workflow?
Beim Human Workflow Management wird die Prozesssteuerung von menschlichen Aktivitäten automatisiert, sprich die Mitarbeitenden werden durch den Prozess geleitet. Ein Workflow hat einen definierten Anfang, ein organisierter Ablauf und ein definiertes Ende. Das Human Workflow Management wird meist durch eine webbasierte Oberfläche, sprich ein Workflow-Management-System, unterstützt (Prof. Markus Wyss, Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren – Einführung und Grundlagen, 2019).
Eine weitere Definition von Prof. Dr. Gerhard Schewe zum Begriff Workflow finden Sie hier.
Was ist eine Process Engine?
Business Process Management Systeme haben die Aufgabe, Prozesse zu steuern. Dies wird durch eine sogenannte Process Engine bewerkstelligt, die die Abläufe anhand von geeigneten Prozessmodellen oder anhand von formalen Prozessbeschreibungen ausführt. Zur Laufzeit werden dann Prozessinstanzen für jeden individuellen Prozessdurchlauf erzeugt (Token-Konzept). (Prof. Markus Wyss, Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren – Process Engine, 2019).
Eine weitere Definition von Dr. David Schumm zum Begriff Process Engine finden Sie hier.
Vor- und Nachteile von Human Workflows und Process Engines
| Vorteile | Nachteile | |
| Human Workflow Management | – Notwendige Informationen und Dokumente werden bei den Arbeitsschritten automatisch und einheitlich zur Verfügung gestellt. – Regulatorischen Anforderungen können sichergestellt werden (Sicherheitskontrollen, Minimierung von Risiken, Nachverfolgbarkeit). – Ein Reporting und Monitoring von Prozessabläufen ist möglich (Kennzahlen zur Optimierung von Prozessabläufen) |
– Eine starre Vorgabe kann dazu führen, dass auf seltene oder unvorhergesehene Ereignisse verzögert, unzureichend oder gar nicht reagiert werden kann. – Die Mitarbeitenden verlieren an Motivation, da ihnen Eigenverantwortung entzogen wird, da sie sich an den vorgegebenen Workflow zu halten haben. – Kreativität und Ideen zur Verbesserung der Prozesse werden durch die vorgegebenen Abläufe vermindert. |
| Process Engine | – Höhere Qualität, da weniger menschliche Fehler entstehen – Der Output ist standardisiert. Der nachfolgende Prozess erhält einen gut verwendbaren Input – Die Effizienz steigt und eingesparte Ressourcen können an anderen Orten eingesetzt werden – Die Nachverfolgbarkeit eines Prozesses ist einfacher |
– Die Unternehmung ist von der Porzessautomatisierung abhängig. Bei einem Ausfall gibt es kein Backup mehr – Die Unternehmung benötigt genügend qualifizierte Mitarbeitende, welche die automatisierten Prozesse betreuen und warten können. – Alle Prozesse mit Kundenkontakt oder Kernkompetenzen sollten nicht automatisiert werden, da die Unternehmung ansonsten an Einzigartigkeit verliert. |
Trends
Im Bereich des Prozess Managements gibt es diverse Trends zwei davon sind Robotic Process Automation (RPA) und Switching from single Solutions to Plattforms. Torsten Kerwien hat einen Blogbeitrag zu RPA und Comidware zu Top 13 Workflow Management System Trends and Features for 2020 geschrieben. Auch Dr. Gero Decker hat sich Gedanken über die BPM-Trends 2020 gemacht und einen interessanten Artikel dazu verfasst.
Fazit
Wenn Prozesse standardisiert sind und oft genutzt werden, macht es Sinn, die Prozessteuerung zu automatisieren oder Prozessmodelle zu erstellen. Dadurch können in der Unternehmung Fehler verringert, Ressourcen gespart und Schnittstellen erzeugt werden.
Die Automatisierung von Prozessen ist jedoch nicht zu unterschätzen. Vorgängig muss ein passendes System gefunden werden, welches alle gewünschten und allenfalls auch künftig benötigten Funktionen bietet. Zudem braucht es viel Zeit und Genauigkeit, um die Prozesse korrekt zu modellieren, denn nur ein kleiner Fehler im Modell kann den Output verfälschen. Zudem ist es mit der einmaligen Modellierung nicht gemacht. Die Systeme entwickeln sich immer weiter und die Prozesse müssen betreut und gewartet werden.
