von Elena Ragosa, Absolventin Minor Digitalisierung und Soziale Arbeit, Juni 2023
Die Spitalsozialarbeit im Akutspital zeichnet sich dadurch aus, dass Arbeitsabläufe oft vorgegeben sind und die Zeit sehr knapp ist. Durchschnittlich verweilen Patient*Innen fünf Tage im Akutspital, in welchen eine geeignete Anschlusslösung organisiert werden muss. Die Arbeit gestaltet sich dadurch sehr schnelllebig. Die begrenzte Zeit, die pro Fall zur Verfügung steht, kann in einem Team mit mehreren Teilzeitarbeitenden zur Herausforderung werden. Die Fälle können nicht auf die Teammitglieder aufgeteilt, sondern müssen sauber übergeben werden, was zum Alltag gehört. Fallübergaben dabei zu digitalisieren, scheint zeitgemäss und mit geeigneten Tools effizient und zeitsparend.
Bei der Digitalisierung von Fallübergaben ist zu beachten, dass in Spital-Sozialdiensten gemäss Bundesgesetz über den Datenschutz Art. 3 lit. c besonders schützenswerte Daten der Gesundheit, Intimsphäre aber auch der Sozialen Hilfe verarbeitet werden. Dies ist insofern wichtig, dass im Vorherein immer abgeklärt werden muss, welche Daten die verwendeten Tools weitergegeben werden. Meist gibt es innerhalb der Organisationen Datenschutzbeauftragte, Auskunft über die Nutzung digitaler Medien geben können.
für Digitalisierung der Fallübergaben bietet sich nach einer Analyse des digitalen Entwicklungsstandes mit dem Digitalcheck von Sozialinfo.ch (ohne Datum) in diesem Fall Outlook an, da dies bereits in Verwendung und das Potential davon noch nicht ausgeschöpft ist.
Nun stellt sich die Frage, was Outlook alles kann und wie es in der Fallübergabe eingesetzt werden kann. Um die folgenden Dinge anschaulicher zu gestalten, werden die Abläufe am Beispiel einer Reha-Organisation erklärt. Diese gestaltet sich folgendermassen:
- Anmeldung bei der Reha
- Unterschrift des/r behandelnden Ärzt*in auf dem Antrag auf Kostengutsprache (KoGu)
- Antrag auf KoGu bei der Krankenkasse am Operationstag einreichen
- Bei einer KoGu den Eintritt bei der angemeldeten Reha planen.
HIN-Verschlüsselung
Um besonders schützenswerte Daten, wie beispielsweise eine Diagnose auf dem Antrag auf Kostengutsprache sicher per Mail versenden zu können, gibt es die Möglichkeit einer HIN-Verschlüsselung. Diese Verschlüsselung bewirkt, dass dritte die Mail weder lesen noch verändern können (Health Info Net AG, 2023). Diese Verschlüsselung ist besonders im Gesundheitsbereich verbreitet. Dieser Service wird nicht von Outlook angeboten, kann jedoch ins Outlook integriert werden. Es lohnt sich, sich beispielsweise bei der Datenschutzbeauftragten Person zu erkundigen, ob eine solche Verschlüsselung vorhanden ist.
Regeln bei Outlook erstellen
Um weiter den Datenschutz zu sichern und zu vermeiden, dass durch das Anklicken von Spam-Mails Viren auf den PC gelangen und Daten abgezogen werden, können Regeln erstellt werden, welche solche Mails direkt in den gewünschten Ordner verschieben (Microsoft, 2023a). Im Erklärvideo wird das Einrichten einer solchen Regel gezeigt. Zudem können auch Patient*innen-Informationen direkt in den entsprechenden Ordner verschoben werden.
Ordner erstellen
Im Spital-Sozialdienst verläuft die Kommunikation mit Dritten grösstenteils per Mail. Um den Überblick zu behalten, können Ordner eingerichtet werden, in welche die Mails verschoben werden können (Microsoft, 2023b). Dabei kann es Sinn machen, zu jedem/r Patient*in einen Ordner zu erstellen, es werden jedoch wenige Grenzen gesetzt. Es können auch Ordner in Ordner gelegt werden (Microsoft, 2023b). Wenn also die Reha-Anmeldung von Patientin Martha Muster unterschrieben werden muss, kann der Ordner Martha Muster von Hand in den Ordner Unterschreiben gelegt werden oder mit einer entsprechenden Regel automatisch. So können sowohl Patient*innen-Unterlagen zusammengefasst als auch Abläufe unterteilt und strukturiert werden. Eine Anleitung und mögliche Verwendung dazu, ist im Erklär-Video zu finden.
ToDo und Aufgaben
Werden Mails mit einem Fähnchen markiert, erscheinen sie im ToDo-Register. Dabei kann der Zeitraum festgelegt werden, in welchem die Aufgabe erledigt werden soll. Gibt es zu einer Aufgabe keine Mail, kann manuell eine Aufgabe erstellt werden. So sammeln sich die Aufgaben und ToDo’s an einem Ort und sind falls vorhanden gleich mit der dazugehörigen Mail verlinkt. Wie dies aussehen kann, ist im Erklär-Viedo beschrieben (Microsoft 2023c).
Erklärvideo
Regeln, Ordner, ToDo, Aufgaben
Mit diesen Tools können Mitarbeiter*innen am Abend ohne grosse Nachbereitung den Arbeitsplatz verlassen und eine nächste Person am folgenden Morgen weiterarbeiten. Es ist dank den Ordnern klar ersichtlich, bei welchem/r Patient*in was gemacht werden muss. Im ToDo-Register wird angezeigt, wann dies erledigt werden muss. Die Anwendung in der Praxis zeigte, dass dieses System funktionieren kann. Es erfordert jedoch, dass fixe Abläufe und Arbeitsschritte bestehen. Weiter benötigt diese Vorgehensweise einen Mailaccount, auf welchen alle Teammitglieder Zugriff haben. Auch erfordert es eine genaue Instruktion, damit der Ablauf sauber bleibt.
Quellen
Bundesgesetz vom 01.März 2019 betreffend Datenschutz. https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1993/1945_1945_1945/de#art_3
sozialinfo.ch (ohne Datum). Digitalisierung: DigitalCheck. https://www.sozialinfo.ch/digitalisierung/digitalcheck
Microsoft (2023a). Organisieren Ihres Posteingangs: Regeln einrichten. https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-von-regeln-in-outlook-75ab719a-2ce8-49a7-a214-6d62b67cbd41
Microsoft (2023b). Erstellen eines Ordners in Outlook. https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-eines-ordners-in-outlook-3d3120d4-3c0e-4fef-b396- 89b68324eba6#:~:text=Klicken%20Sie%20im%20linken%20Bereich,der%20Befehl%20Neuer%20Kalender%20angezeigt.
Microsoft (2023c). Microsoft To-Do – Schnellstart: Planen und verbinden. https://support.microsoft.com/de-de/office/planen-und-verbinden-mit-microsoft-to-do-f64171ef-f550-4151-bae3-492720f3f1aa