IT-gestütztes Geschäftsprozess-management galt in vielen Unternehmen jahrzehntelang als Garant für Effizienz und Produktivität. Heutzutage spielen jedoch „Human Workflow Management“, sowie „Process Engine“ eine zentrale Rolle und ändern die Spielregeln. Der folgende Blogbeitrag soll Aufschluss darüber geben.
Wird der Mensch durch Engines ersetzt?
Eine Frage, die immer wieder Diskussionen auslöst. Die Antwort darauf ist bis zum heutigen Zeitpunkt – Nein. Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass die Digitalisierung so weit fortgeschritten ist, dass Engines alle Aufgaben der Prozessautomatisierung selbständig ausführen können.
„Sicher gibt es Fortschritte in der KI. Aber es gibt ebenso viele ungelöste Probleme, sodass die humane Intelligenz der künstlichen noch jahrzehntelang weit überlegen sein wird“
Luc Steels, Direktor des Labors für künstliche Intelligenz der Vrije Universiteit Brussel
Bei genauerer Betrachtung wird einem jedoch schnell bewusst, dass es nach wie vor unabdingbar ist, dass ein Mensch die ganze Logik implementiert. Konkret heisst das, der Mensch analysiert und modelliert den gesamten Prozess und macht Überlegungen zur Prozessoptimierung. Die Engines sind ein Hilfsmittel, damit der Anwender keine Programmierkenntnisse benötigt, sondern in einer graphischen Umgebung vereinfacht arbeiten kann.
Wozu ist dann eine Workflow- oder Process-Engine nötig?
Die Workflow-Engine oder die Software zur Workflow-Automatisierung hilft, Teams zu verbinden, um die täglichen Aufgaben zu rationalisieren. Die Workflow-Engine ist ein Kernstück und integraler Bestandteil der Workflow-Software. Die Business Process Engine ist ein wichtiger Bestandteil einer grösseren Lösung, vor allem für Unternehmen mit einem komplexen Regelwerk. Im Gegensatz zur Workflow-Software kann die Unternehmenslösung auch ohne die Business Process Engine alleine existieren. Fakt ist, dass ein Unternehmen auf beide Engines angewiesen ist, wenn es die Prozessautomatisierung vorantreiben will.
Unterschiede & Gemeinsamkeiten Business Process Engine und Workflow Engine
Sowohl eine Workflow-Engine als auch eine Process-Engine ermöglichen es technisch nicht versierten Endanwendern, das Verhalten eines Prozesses zur Laufzeit zu ändern ohne den Code zu verändern. Dennoch haben sie mehr Unterschiede als Gemeinsamkeiten. Sie unterscheiden sich grundlegend in ihrer Arbeitsweise und ihrem Zweck. Nachfolgend sind einige Unterschiede aufgeführt:
| Workflow Engine | Business Process Engine |
| Ein Programm zur Unterstützung komplexer Entscheidungsfindungen | Ein Programm zur Ausführung von Workflow-Instanzen auf Basis des Prozessmodells |
| Eine für eine Workflow-Technologie spezifische Komponente | Eine Komponente einer Unternehmensanwendung |
| Hilfe bei der Durchführung eines Geschäftsprozesses | Hilfe bei der Erstellung von Geschäftswissen |
| Basiert auf dem Prozessdesign | Ist regelgesteuert |
| Wird in den meisten Szenarien von Mitarbeitern ausgelöst, um eine Aufgabe von einer Phase in eine andere zu verschieben | Wird automatisch ausgelöst, wenn eine Reihe von Bedingungen erfüllt sind |
| Schafft eine Verbindung zwischen Mitarbeitern und Teams, um schnell fundierte Entscheidungen zu treffen | Spart Zeit bei komplexen Entscheidungsprozessen |
| Vereinfachte Methode zur Automatisierung und Verschiebung von Workflow-Aufgaben durch verschiedene Phasen | Fähig, komplexe Szenarien zu handhaben und mehrere Regeln vor der Genehmigung zu prüfen |
Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement
Es bestehen unterschiedliche Softwarewerkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement, die sich in den Funktionen grundlegend unterscheiden. In der Abbildung oben werden Einsatzmöglichkeiten der Softwarewerkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement dargestellt. Verschiedene auf dem Markt befindliche Softwarewerkzeuge können bezüglich ihrer Funktionen in Visualisierungswerkzeuge, Modellierungswerkzeuge, Simulationswerkzeuge, Workflow-Management-Systeme und Computer Aided Software Engineering Werkzeuge unterteilt werden. Alle Werkzeuge unterstützen die Darstellung von Geschäftsprozessen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird durch Workflow-Management-Systeme unterstützt. Um Geschäftsprozesse besser entwickeln und analysieren zu können, integrieren Workflow-Management-Systeme viele Funktionen. Aus diesem Grund unterstützen sie nicht nur die Automatisierung der Geschäftsprozesse, sondern auch die Modellierung, die Simulation und die Ausführung. Die Automatisierung der Projektabwicklung basiert dabei auf Workflow-Management-Systemen.
Fazit
Bei der Umsetzung von Workflow Management ist es von grösster Wichtigkeit, dass man sich Gedanken zu den Zielen macht, die mit dem Systemeinsatz verfolgt werden. Gerade bei Chancen und Gefahren, die mit dem Workflow Management einher gehen können, muss immer das gesamte Bündel an eingesetzter Informations- und Kommunikationstechnologie betrachtet werden. Erst in diesem Kontext ist eine realistische Einschätzung der zu erwartenden Entwicklungen sinnvoll. Der Einsatz von Engines ist in der heutigen Zeit unabdingbar, um mit dem rasanten Fortschritt mithalten zu können. Wo früher bei der Prozessoptimierung hauptsächlich eine Kostenreduktion angestrebt wurde, ist das primäre Ziel der heutigen Zeit, anhand von Rezessionen und Beobachtungen, den Prozess auf den Kunden anzupassen.
