KI und RPA: Eine kraftvolle Kombination, die Geschäftsprozesse transformiert und neue Effizienzpotenziale erschliesst. Erfahren Sie, wie diese Kombination als IPA in KMU Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und Teams entlasten kann.
KI und RPA: zwei gegensätzliche Automatisierungstechnologien
Spätestens seit dem Durchbruch von Large Language Models (LLM) wie ChatGPT ist das enorme Potenzial der künstlichen Intelligenz (KI) in aller Munde. Doch während LLMs die Schlagzeilen dominieren, entwickelt sich im Hintergrund eine leise Revolution: die Kombination von KI mit Robotic Process Automation. Diese Synergie, bekannt als intelligente Prozessautomatisierung (IPA), verspricht Geschäftsprozesse grundlegend zu transformieren (Detwiler, o.J.).
Während sowohl KI als auch RPA beide zur Prozessautomatisierung beitragen, unterscheiden sie sich grundlegend in ihren Fähigkeiten und Einsatzbereichen. RPA konzentriert sich auf einfache, regelbasierte und repetitive Aufgaben. Im Vergleich dazu ist KI in der Lage, komplexe, unstrukturierte Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen. RPA-Bots führen nur vorprogrammierte Anweisungen aus, ohne zu lernen, wohingegen KI aus Daten lernen und sich anpassen kann. Doch wie lässt sich das Beste aus diesen scheinbar gegensätzlichen Automatisierungstechnologien vereinen, um Geschäftsprozesse auf ein neues Level zu heben?
Ein konkreter Use Case in einem KMU
Sarah, die CFO eines mittelständischen Schweizer Unternehmens, stand vor einer grossen Herausforderung: Die Buchhaltungsabteilung war überlastet, Fehler häuften sich und Lieferanten beschwerten sich über verspätete Zahlungen. Sie erkannte, dass eine grundlegende Transformation notwendig war. An einem Montagmorgen verkündete Sarah die Einführung IPA, die sie „FinBot“ nannte. Das System kombinierte KI mit RPA, um die Rechnungsverarbeitung zu revolutionieren. In den folgenden Wochen zeigte sich die Leistungsfähigkeit von FinBot:
- Rechnungsverarbeitung: Die KI-Komponente extrahierte präzise Informationen aus verschiedenen Rechnungsformaten, während RPA-Bots die Daten gegen Bestellungen prüften und Zahlungen zur Genehmigung weiterleiteten.
- Effizienzsteigerung: Die Verarbeitungszeit pro Rechnung sank von 15 Minuten auf nur 45 Sekunden.
- Fehlerreduzierung: Die Fehlerquote bei der Dateneingabe sank um 95%.
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Pünktliche Zahlungen führten zu zufriedeneren Lieferanten.
Aber was Sarah am meisten freute, war die Veränderung in ihrem Team. Mitarbeiter, die früher Überstunden schoben, um Berge von Rechnungen zu bewältigen, konnten nun ihre Energie in strategische Aufgaben investieren. Sie analysierten Ausgabentrends, verhandelten bessere Verträge mit Lieferanten und entwickelten innovative Ideen zur Kostenoptimierung. Sarah wusste: Dies war erst der Anfang einer spannenden Reise in die Zukunft der intelligenten Automatisierung.
Vorteile von IPA
Die Kombination dieser beiden Automatisierungstechnologien bietet eine einzigartige Synergie und schafft neues Potenzial in der Automatisierung von Geschäftsprozessen:
- Erhöhte Automatisierungsfähigkeit: Durch die Entscheidungsfähigkeiten von KI und die regelbasierten Prozessausführungen können Prozesse gesamthaft automatisiert werden. Während RPA strukturierte, wiederkehrende Aufgaben übernimmt, ergänzt KI diese durch das Verarbeiten unstrukturierter Daten und das Treffen komplexer Entscheidungen. Dadurch können Unternehmen nicht nur einfache, sondern auch anspruchsvolle Aufgaben vollständig automatisieren.
- Verbesserte Genauigkeit und Fehlerreduzierung: RPA-Bots arbeiten konsistent und ohne Ermüdung, wodurch menschliche Fehler vermieden werden. KI unterstützt diesen Prozess, indem sie Anomalien erkennt und selbstständig Fehler korrigieren oder vermeiden kann. Diese Kombination sorgt für eine signifikante Reduzierung von Fehlerquoten und verbessert die Datenintegrität und Prozessgenauigkeit.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Durch die Synergie von RPA und KI können Unternehmen ihre Automatisierungslösungen flexibel anpassen und skalieren. KI ermöglicht es den Bots, aus Erfahrungen zu lernen und sich an neue Anforderungen anzupassen, während RPA eine schnelle Skalierung der Prozesse sicherstellt. Diese Flexibilität erlaubt es Unternehmen, mit steigenden Anforderungen oder veränderten Marktbedingungen Schritt zu halten und ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren.
Arbeiten mit IPA bald „Roboter“ gemeinsam mit dem Menschen an End-to-End Prozessen?
Fazit
Aus meiner Sicht bietet IPA ein enormes Potenzial, End-to-End-Prozesse in Unternehmen zu automatisieren und dadurch sowohl Effizienz als auch Flexibilität zu steigern. Durch die Kombination von RPA mit KI und weiteren Technologien wie maschinellem Lernen und NLP können nicht nur einfache, sondern auch komplexe und datenintensive Aufgaben automatisiert werden. Der vielseitige Einsatzbereich von KI eröffnet die Möglichkeit, verschiedenste Prozesse in der Zukunft durch IPA auf innovative Weise zu gestalten. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung der Mitarbeiter, einer Reduzierung von Fehlern und einer Optimierung der Kundenerfahrung.
Weiterführende Links
https://www.ciklum.com/resources/blog/how-do-rpa-and-ai-work-together-benefits-use-case
Quellen
Literatur
Detwiler; Bill (o.J.): KI und RPA: Wie sie zusammenarbeiten und warum Ihr Unternehmen beides braucht. Celonis. Online verfügbar unter: https://www.celonis.com/blog/ai-and-rpa-how-they-work-together-and-why-your-business-needs-both/, zuletzt geprüft am 05.01.2025.
Bilder und Videos
Titelbild: Pixabay (o.J.): AI Generated Robot Android royalty-free stock illustration. Free for use & download. Online verfügbar unter: https://pixabay.com/illustrations/ai-generated-robot-android-8015423/
Video: UiPath (14.11.2020): UIPath AI + RPA: Enabling Limitless Automation Expansion [Video]. Youtube. Online verfügbar unter: https://www.youtube.com/watch?v=O3fBRlb46RI&t=2s
Bild: Pixabay (o.J.): Ai Generated Robot Futuristic royalty-free stock illustration. Free for use & download. Online verfügbar unter: https://pixabay.com/illustrations/ai-generated-robot-futuristic-9223371/
