Die Digitalisierung von Prozessen ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig, effizient und innovativ zu bleiben.

Vorteile der Prozessdigitalisierung

• Automatisierung, Effizienz und Fehlerreduktion
  Automatisierte Abläufe sparen Ressourcen, senken Kosten und erhöhen die Effizienz. Dadurch werden wettbewerbsfähigere Preise ermöglicht. Digitalisierte Prozesse minimieren Fehlerquellen, steigern die Produktivität und optimieren den Ressourceneinsatz. Automatisierungen befreien Mitarbeiter von Routineaufgaben, sodass sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

• Kundenzufriedenheit steigern
  Kunden profitieren von schnelleren und zuverlässigeren Dienstleistungen, was die Zufriedenheit und Loyalität steigert. Wer effizient liefert, bindet Kunden langfristig und stärkt das Vertrauen in die Marke.

• Flexibilität und Innovationskraft
  Automatisierung schafft Freiräume für kreative Projekte und innovative Lösungen. KMU können agiler auf Markttrends reagieren und sich so von der Konkurrenz abheben.

Der Weg zur Prozessdigitalisierung: Schritt für Schritt zur Transformation

Die Digitalisierung wirkt auf den ersten Blick komplex, aber ein strukturierter Plan macht den Wandel machbar und für KMU leichter umsetzbar. Eine klare Strategie ist entscheidend, um digitale Prozesse erfolgreich zu etablieren. Hier sind einige wichtige Schritte:

1. Prozesse analysieren und dokumentieren: Workshops oder Gespräche mit den Mitarbeitenden helfen dabei und sorgen für hohe Akzeptanz. Lassen Sie sich zeigen, wie aktuelle Prozesse erledigt werden; dies verringert die Gefahr, unscheinbare, aber wichtige Schritte zu übersehen.

2. Potenziale priorisieren: Repetitive und klar definierbare Aufgaben mit hohem Nutzen zuerst digitalisieren.

3. Das richtige Tool finden: Unternehmen sollten Tools auswählen, die zu ihren speziellen Bedürfnissen passen. Wichtig ist, dass das Tool flexibel skalieren kann und benutzerfreundlich ist.

4. Abläufe optimieren: Unnötige Schritte eliminieren, bevor die Digitalisierung startet. Ein schlanker Prozess erleichtert die Digitalisierung und spätere Anpassungen.

Erfolgreiche Umsetzung durch Zusammenarbeit

Prozessdigitalisierung ist mehr als nur ein technisches Upgrade – sie ist ein unverzichtbarer Schritt in die Zukunft. Sie erfordert nicht nur die digitale Umsetzung, sondern auch ein Mindset.

Bei der Umsetzung ist die Einbindung des gesamten Teams entscheidend. Mitarbeitende sollten nicht nur informiert, sondern aktiv einbezogen werden, um die Akzeptanz der neuen Abläufe zu fördern. Schulungen und Workshops helfen, Unsicherheiten abzubauen und das Verständnis für den Nutzen der Digitalisierung zu stärken. Transparente Kommunikation über Ziele und Vorteile hilft, Ängste und Widerstände zu minimieren.

Besonders in der Anfangsphase ist eine enge Begleitung wichtig, um Fragen zu klären und Feedback einzuholen. Regelmässige Feedbackrunden helfen zu erkennen, ob es Probleme bei der Anwendung gibt.

Prozesse auswerten und kontinuierlich verbessern

Nach der Umsetzung sollten die neuen Prozesse regelmässig bewertet und angepasst werden. Klare Kennzahlen (KPIs) helfen, Erfolge zu messen und weitere Optimierungspotenziale zu identifizieren. Wie viel wurde eingespart? Haben sich die Durchlaufzeiten verbessert?

Wertvolles Feedback kommt oft von den Mitarbeitenden, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Die Bereitschaft zur ständigen Verbesserung und Anpassung ist dabei der Schlüssel zum langfristigen Erfolg.

Ein externes Video, welches die Prozessdigitalisierung spezifisch auf Geschäftsprozesse und Reifegrade zusammenfasst.

Weiterführende Links

• Beispiele Prozessdigitalisierung
• Prozessmanagement Tool Adonis
• CAS Business Process Engineering Geschäftsprozesse optimieren und neu gestalten

Quellen

• Titelbild generiert mit ChatGPT (GPT: „DALL·E“; am 26.11.2024), mit der Prompt: „Bildliche Interpretation von Prozessdigitalisierung“ (Nachträgliche Bearbeitung durch Autor)
• Alle sonstigen Bilder und Grafiken wurden durch den Autoren im Rahmen des Studiums erstellt
• Das externe Video ist von einem YouTube Kanal, welcher keine Verbindungen zur HSLU hat
• Prozessdigitalisierung: Digitalisierung von Unternehmensprozessen | linqi. (o. J.). Abgerufen 26. November 2024, von https://www.linqi.de/de-DE/blog-prozessdigitalisierung.html#beispiele
• Refati, L. (o. J.). Adonis gpm-suite. www.boc-group.com. Abgerufen 26. November 2024, von https://www.boc-group.com/de/adonis/