In der Geschäftswelt ist die Effizienz von Prozessen entscheidend für den Erfolg. Doch nicht jedes Unternehmen verfügt über die Ressourcen, um komplexe Prozessautomatisierungsprojekte zu starten. Die No-Code-Lösungen mit BPMN und TIM ermöglicht es auch für Nicht-Programmierern Prozesse zu automatisieren. 

Was ist BPMN und TIM?

Business Process Management Notation ist eine grafische Darstellungstechnik, die zur einheitlichen Modellierung von Geschäftsprozessen verwendet wird. Prozesse werden so visuell verständlich und zugänglich und können einfacher analysiert und optimiert werden.

TIM ist eine nutzerfreundliche und einfach zu bedienende No-Code-Plattform, die BPMN Geschäftsprozesse automatisiert und auch für Nicht-Programmierer zugänglich macht.

«Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung wenig wertvoller, wiederkehrender Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter:innen auf sinnvollere und wirkungsvollere Tätigkeiten konzentrieren können.»
https://www.boc-group.com/de/blog/bpm/prozessautomatisierung-ihr-weg-zu-operativer-effizienz/

Diese Prozesse sind für Automatisierung geeignet

«Der optimale Automatisierungskandidat zeichnet sich in der Regel durch eine stabile, wiederkehrende und mechanische Tätigkeit aus, die wenig kritisches Denken erfordert.»
https://www.boc-group.com/de/blog/bpm/wie-sie-die-richtigen-prozesse-fuer-ihre-automatisierungsinitiative-auswaehlen/

Diese Überlegungen sollten positiv beurteilt werden, wenn Sie die Automatisierung eines Prozesses in Betracht ziehen möchten:

• Findet dieser Prozess regelmässig statt?
• Ist der Prozess repetitiv? Wenn ja, werden jedes Mal die gleichen Schritte ausgeführt(gleiche Struktur)?
• Basiert der Prozess auf einem klaren Regelwerk? Werden Entscheidungen regelbasiert getroffen?
• Beinhaltet der Prozess langwierige, manuelle Arbeiten?

 

Typische Beispiele für den Start von Automatisierungsinitiativen:

• Mitarbeiter-Onboarding
• Beantragung und Genehmigung des Budgets
• IT/Hardware-Antrag
• Urlaubsantrag
• Rechnungslegung- und Zahlungsprozesse
• Compliance-Prozesse

Je reifer und präziser ein Prozess dokumentiert ist, desto einfacher fällt die Umsetzung der Automatisierung.

Kernfunktionen von TIM im Überblick:

• Smartform-Funktionen: Formulare können mit Inhalten aus externen Quellen befüllt, Pflichtfelder definiert und Felder je nach Bedingungen dynamisch angezeigt oder verborgen werden. Regel.
• Direkte Bearbeitung: Formulare können innerhalb von TIM ausgefüllt und verarbeitet werden.
• Automatisierter Mailversand: E-Mails mit relevanten Informationen und Daten können automatisch erstellt und versendet werden.
• Task-Verantwortlichkeiten: Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe lassen sich festlegen.
• Aufgabenmanagement: Zugeteilte Aufgaben werden angezeigt und können in TIM einfach bearbeitet werden.
• Prozessanalyse: Übersichtliche Überwachung und Generierung von Prozesskennzahlen zur Optimierung von Prozessen ist möglich.

Im Rahmen eines Onboarding-Prozesses werden die Stammdaten der neu einzustellenden Person von einem Mitarbeiter in das TIM-Formular eingetragen. Anschliessend versendet das System automatisch eine E-Mail an den neuen Mitarbeiter, wobei die E-Mail-Inhalte direkt aus dem Formular generiert werden.

Der Prozess wird dann an die nächste verantwortliche Person weitergeleitet, die für die Organisation des Arbeitsplatzes zuständig ist. Nach Erhalt einer Benachrichtigung und der Ausführung ihrer Aufgaben, kann diese Person den Vorgang als abgeschlossen markieren.

Der Prozess setzt sich automatisch fort und gelangt zum nächsten Schritt, in mit einem Button-Klick entschieden wird, ob der neue Mitarbeiter zusätzliche Hardware benötigt.

Der Ablauf kann um viele weitere Funktionalitäten ergänzt werden und folgt diesem Schema, wobei nach jedem abgeschlossenen Schritt der nächste initiiert wird.

 

No-Code-Automatisierung: Ideal für wen?

Diese Automatisierungsart ist ideal für Organisationen, die standardisierte und repetitive Prozesse wie Mitarbeiter-Onboarding optimieren möchten. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können auch Teams ohne Programmierkenntnisse effizient arbeiten, wodurch sie sich auf kreativere Kernaufgaben konzentrieren können. Trotz einiger funktionaler Einschränkungen im Vergleich zu Low-Code-Lösungen bietet diese Lösung eine effektive Möglichkeit, Zeit bei Routineaufgaben zu sparen.

 

Weiterführende Links

•  5-beispiele-automatisierung-von-geschaeftsprozessen
•  Adonis Tutorial Tipp 1: Einstieg ins BPM – Das erste Prozessmodell
• Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA): Wie Sie unnötigen Aufwand beseitigen

 

Quellen

Titelbild wurde mit Midjourney generiert.