Erfahren Sie jetzt, wie Intelligent Document Processing ihr Unternehmen beeinflusst und welche Vorteile eine Nutzung mit sich bringt.
Was ist eigentlich dieses Intelligent Document Processing?
Intelligent Document Processing ist ebenfalls bekannt unter dem Begriff Document Understanding. Diese Technologie ermöglicht es deinem Computer digitalisierte Dokumente zu verstehen und dessen Inhalt zu extrahieren, um diese Informationen anschliessend weiterverarbeiten zu können. Dabei werden grundsätzlich folgende 3 Technologien miteinander kombiniert:
What is Intelligent Document Processing? (Quelle: Youtube.com/@Cloudflight_official)
Wie funktioniert Intelligent Document Processing?
Bevor der eigentliche Prozess beginnt, wird als Grundlage ein digitales Dokument benötigt, dass für die eingesetzte Software zur Verfügung steht. E-Mails sowie Dokumententypen wie PDF, JPEG oder TIF, um nur einige zu nennen, werden dabei von den meisten Softwareanbietern unterstützt. Jetzt kann der eigentliche Workflow beginnen. Grundsätzlich unterscheidet man 6 Schritte, die nacheinander durchgeführt werden.
- Taxonomie: Im ersten Schritt wird eine Taxonomie bzw. ein Klassifizierungsmodell erstellt. Es muss eine Definition der Parameter erarbeitet werden, um später die korrekte Extraktion der Daten zu gewährleisten. Ein simples Beispiel für einen solchen Parameter wäre der Name eines Dokuments.
- Digitalisierung: Im zweiten Schritt werden die einzelnen Dokumente durch OCR digitalisiert und in eine lesbare Form für die eingesetzte Software gebracht.
- Klassifizierung: Im dritten Schritt werden die Dokumente via Definition von Keywords klassifiziert und geordnet. Die vorgenommene Klassifizierung von Dokumenten kann trainiert und stetig verbessert werden.
- Extraktion: Im vierten Schritt werden aus den klassifizierten Dokumenten die gewünschten Daten extrahiert. Dies geschieht durch regelbasierte Extraktion, modellbasierte Extraktion oder durch Templates, bei denen eine genaue Zuweisung der Felder definiert wurde.
- Validierung: Im fünften Schritt werden die extrahierten Werte einzeln ausgewiesen und diese können optional angepasst oder überarbeitet werden. Auch Ausnahmefälle können damit abgefangen und behandelt werden.
- Export: Im letzten Schritt können die extrahierten Daten an ein ERP oder andere Drittsysteme exportiert werden für die anschliessende Weiterverarbeitung in einem möglichen Folgeprozess.
Welche Vorteile bietet diese Technologie?
In der heutigen Zeit gibt es in den öffentlichen Verwaltungen sowie in der Privatwirtschaft oftmals grosse Mengen an Dokumenten, die tagtäglich verarbeitet werden müssen. In vielen Fällen sind Menschen im Einsatz, die einzelne Dokumente in monotoner Handarbeit überprüfen, interpretieren und weiterverarbeiten. Diese Tätigkeit macht oftmals keinen Spass und verbraucht Unmengen von Ressourcen, die anderweitig sinnvoller und produktiver eingesetzt werden könnten. Mit Intelligent Document Processing können solche Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden, was zusätzlich zu einer Kostenersparnis führen wird, da die Mitarbeitenden in Bereichen arbeiten können, die eine höhere Wertschöpfung aufweisen. Auch kann eine positive Auswirkung bei der Qualität sowie der Prozessgeschwindigkeit erreicht werden, was zusätzlich direkt dem Endkunden zugutekommt.
Aus harmlosen Papierdokumenten werden hochleistungsfähige und automatisierte Informationsträger, die es ermöglichen, den Mitbewerbern einen entscheidenden Schritt voraus zu sein.
Für Unternehmungen wird intelligente Dokumentenverarbeitung zu einer echten Waffe im Konkurrenzkampf der Effizienz. Aus harmlosen Papierdokumenten werden hochleistungsfähige und automatisierte Informationsträger, die es ermöglichen, den Mitbewerbern einen entscheidenden Schritt voraus zu sein. Auch für öffentlichen Verwaltungen, die oft als eher träge eingeschätzt werden, kann diese Technologie ein echter Game-Changer sein, da die Durchlaufzeit von klassischen Genehmigungsprozessen drastisch reduziert werden kann.
Vorteile im Überblick
- Kosten- und Zeitersparnisse
- Steigerung der Produktivität durch höhere Effizienz
- Fehlerquote kann reduziert werden
- Erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Ausblick
Institutionen und Unternehmen, die sich für die Zukunft rüsten wollen, sollten sich mit Intelligent Document Processing unbedingt beschäftigen. Die Technologie bietet bereits heute grosses Potenzial, die Arbeitsweise zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Das Entwicklungspotential hängt grösstenteils davon ab, wie gut sich die Bereiche der Künstlichen Intelligenz sowie der Optical Character Recognition weiterentwickeln. Wenn diese Bereiche besser werden, können in Zukunft unstrukturierte Dokumente noch schneller verarbeitet werden und unterstützen möglicherweise sogar handschriftliche Dokumente.
Weiterführende Links:
IBM Blogeintrag – What is Document Processing?
UiPath Dokumentation – Document Understanding
AWS Machine Learning Blog – Intelligent Document Processing
Quellen:
Bauer, M. (07. 03 2023). X-Integrate. Von https://www.x-integrate.com/details/ocr-vs-idp-vorteile-intelligent-document-processing abgerufen am 11.01.2024
Dutta, S., Biswas, A., Rane, C., & Sahu, S. (15. 08 2022). AWS Machine Learning Blog. Von https://aws.amazon.com/de/blogs/machine-learning/part-1-intelligent-document-processing-with-aws-ai-services/ abgerufen am 11.01.2024
Hauschildt, P. (o.D.). nativDigital. Von https://nativdigital.com/document-understanding/ abgerufen am 11.01.2024
Nano Net Technologies Inc. (01. 01 2021). Nanonets. Von https://nanonets.com/blog/ocr-with-rpa-and-document-understanding-uipath/ abgerufen am 11.01.2024
UiPath Inc. (11. 01 2024). UiPath Dokumentation. Von https://docs.uipath.com/de/document-understanding/automation-cloud/latest/classic-user-guide/introduction abgerufen am 11.01.2024
