Wirtschaftsinformatik-Student versucht den Spesenprozess zu vereinfachen. Ein Ereignisbericht der zeigen soll, dass Geschäftsprozesse schnell digitalisiert und automatisiert werden können.
Egal ob bei Unternehmen oder Vereinen, immer wieder habe ich mich geärgert, dass der Spesenprozess aufwändig und langsam ist. In der heutigen Zeit, wo alle von Digitalisierung und Automatisierung reden, kann das doch nicht so schwierig sein.
Aber wie schwierig ist es in der heutigen Zeit einen Geschäftsprozess wie den Spesenprozess zu digitalisieren und automatisieren? Am 10.12.2023 erhielt ich an der Hochschule Luzern eine mögliche Antwort auf diese Frage. Denn der Gastdozent Dr. Felix Meentken von der BOC Group zeigte uns in einer Vorlesung des Moduls Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren (GPDA) folgendes Video.
Herausforderung angenommen
Einen Geschäftsprozess wie die Reisekostenabrechnung in zwei Minuten digitalisieren und automatisieren. Zuerst den Prozess in der Software ADONIS als Business Process Model (BPM) darstellen. Im Anschluss die notwendigen User- und Automatisierungsdaten hinterlegen und mit der Workflow-Engine TIM verbinden. Fertig! Die BOC Group lässt es in ihrem Video so einfach aussehen.
Da stellte sich die Frage, kann ein Laie wie ich das auch? Diese Herausforderung nahm ich an. Dafür versuchte ich einen vereinfachten Spesenprozess mit Hilfe der beiden Programme ADONIS und TIM zu digitalisieren und automatisieren.
Die Vorbereitung
Die Vorbereitung teilte sich in drei Abschnitte:
- Verfügbarkeit der benötigten Software
- Benötigtes Vorwissen
- Kann der Spesenprozess überhaupt automatisiert werden?
Die Verfügbarkeit der Software war für mich kein Problem. Dadurch, dass ich das Modul GPDA besuchte, hatte ich die Möglichkeit ADONIS und TIM zu verwenden. Wenn das nicht der Fall wäre, gibt es mit der Community Edition eine gratis Version von ADONIS. Von TIM kann eine Demoversion beantragt werden. Also keinerlei Hürden, um beide mal auszuprobieren.
Minimale Kenntnisse von Business Process Model and Notation (BPMN) sollten vorhanden sein. Zusätzlich stellt sich im späteren Verlauf heraus, dass auch die Grundkenntnisse von TIM und dessen Smartform Designer nötig sind.
Zuletzt musste noch geklärt werden, ob der Spesenprozess automatisiert werden kann. Wenn man den Spesenprozess vereinfacht, besteht er immer aus den gleichen drei Schritten:
- Belege abgeben
- Belege beurteilen
- Spesen auszahlen oder nicht
Mit dieser Vereinfachung handelt es sich um einen immer gleichbleibenden Ablauf. Zudem ist es ein wiederkehrender Prozess. Auf der anderen Seite kann jedoch gesagt werden, dass die Beurteilung von Belegen doch ein gewisses Mass an kritischem Denken benötigt. Das sollte also noch von einem Menschen gemacht werden. Für mich bedeutete das, ich kann den Prozess nicht komplett automatisieren.
Der Versuch
Nachdem ich die Vorbereitungen abgeschlossen hatte, erstellte ich in ADONIS ein BPM des vereinfachten Spesenprozess.
Wenn bei einem Mitarbeiter Spesen anfallen, wird der Prozess ausgelöst. Er kann dann die Belege hochladen, zum Beispiel als Foto. Diese werden dann durch die HR-Abteilung geprüft. Werden sie freigegeben, wird automatisch die Auszahlung veranlasst. Wenn nicht, hat der Mitarbeiter noch die Möglichkeit Belege nachzureichen.
Ich bin mit meinem Prozess möglichst nahe am Beispiel aus dem Video geblieben, um es Vergleichbar zu machen. Zudem konnte ich dadurch auch mehr oder weniger die User- und Automatisierungsdaten übernehmen. Nur noch mit TIM verbinden und ich war fertig.
Das dachte ich jedenfalls.
Fertigstellung mit Ernüchterung
Als ich den Prozess startete, konnte ich zwar die einzelnen Prozesseschritte bestätigen, aber keine Eingaben machen oder Entscheidungen treffen. Da wurde mir klar, dass in dem Video vermutlich bereits erstellte Smartforms verwendet wurden. Mit diesen kann man festlegen, was welchem Mitarbeiter gezeigt wird, welche Informationen er eingeben muss oder ob es eine Entscheidung zu treffen gibt.
Da stellte sich bei mir eine gewisse Ernüchterung ein. Aufgeben wollte ich jedoch nicht. Ich erstellte im Smartform Designer von TIM die nötigen Smartforms und hinterlegte die entsprechenden Elementsteuerungen. Dann funktionierte es beinahe wie im Video.
Fazit
Ich erstellte das BPM in fünf Minuten und die Smartforms benötigten weitere 20 Minuten. Zudem konnte ich in der mir verfügbaren Version im Smartform Designer die Datei-Abgabe nicht implementieren. Der Zeitaufwand war also weit über den zwei Minuten und es war noch nicht fertig. Jedoch habe ich als Laie in 25 Minuten den Spesenprozess mehr oder weniger digitalisiert und so weit wie möglich automatisiert. Es ist also wahrscheinlich, dass jemand mit mehr Erfahrung das in wenigen Minuten macht.
Wenn du also denkst, dass der Spesenprozess in deinem Unternehmen zu aufwändig und langsam ist, dann geh zu deinem Vorgesetzten und zeig ihm, dass man Prozesse heutzutage einfacher digitalisieren und automatisieren kann als gedacht.
Quellen:
Das Titelbild wurde mit Hilfe von Microsoft Bing Image Creator erstellt.
. (2020, April 08). ADONIS Process Automation – Ein automatisierter Prozess in 2 Minuten [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=B9SptdjpJBQ
Weiterführende Links:
ADONIS Prozessautomatisierung – Benutzerhandbuch
Wie identifiziert man Kandidaten für die Automatisierung
TIM Solutions Kundeneinblicke – Digitales Access Management mit TIM im Finanzbereich
