RPA ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung. Es ist entscheidend die Mitarbeiter dabei in den Prozess miteinzubeziehen. Nachfolgend ein paar Tipps für das richtige Vorgehen.
Der Einsatz digitaler Lösungen bietet Unternehmen grosse Chancen, um die Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. RPA ist eines der Themen, das immer mehr an Bedeutung gewinnt. Es ist eine Technologie, um wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren. Trotz vieler Chancen gibt es auch viele Risiken, die man nicht unbeachtet lassen darf. Um eine Automatisierung erfolgreich umzusetzen, benötigt es das richtige Mindset.
Das richtige Mindset
Kommunikation und Changemanagement spielen hier eine wichtige Rolle. RPA ermöglicht es, verschiedene Prozesse und Datenquellen zusammenzuführen, zu analysieren und schnell und präzise zu entscheiden. Diese neue Technologie erfordert neue Ansätze für die Gestaltung des Geschäftsbetriebs, das Changemanagement und die Eingewöhnung der Belegschaft. Um die Vorteile der Automatisierung zu nutzen, müssen Führungskräfte, Manager von Geschäftseinheiten und IT-Leiter sich mit den Möglichkeiten dieser innovativen Technologie vertraut machen. Jedes Unternehmen, das die potenziellen Vorteile von RPA nutzen möchte, sollte zwingend das Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Technologie neu bewerten.
In der nachfolgenden Grafik sind die konkreten Schritte die sie anwenden können dargestellt:
Um die Bereitschaft und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen, ist es enorm wichtig sie von Anfang an in den Prozess miteinzubeziehen. Ihnen soll aufgezeigt werden, dass durch die Automatisierungen Chancen entstehen, sie für wichtigere Tasks einzusetzen und von den langweiligen und repetitiven Tasks zu befreien.
Durch die Bottom Up Methode werden die Mitarbeiter von Beginn an miteinbezogen, ohne dass sie das Geühl haben überrannt zu werden. Mithilfe der umfragebasierten Prozessidentifizierung tragen die Mitarbeiter einen wesentlichen Teil zum Ganzen bei. Die Vorteile hierbei sind:
- Effizienzsteigerung
- Workplace-Enrichment
- Positive Assoziation zu RPA & Automatisierung
Risiken
Die Einführung von RPA und die Implementierung solcher Lösungen bringen einige Herausforderungen mit sich. Eine Studie von Horváth & Partner GmbH zeigt auf, dass 55% der befragten Personen die Widerstände der Mitarbeiter als den grössten Stolperstein beim Einsatz von RPA sehen. Eine wichtige Voraussetzung für den Einsatz von RPA sind standardisierte Prozesse. Wenn es in einem Prozess zu viele Anwendungsvarianten gibt, sollten ausgewählte Mitarbeiter, die den Prozess kennen, ein Team aus Automatisierungsexperten bilden. Diese entscheiden sich dann für eine Anwendungsvariante und den Prozessablauf. Um einen Prozess erfolgreich zu automatisieren, benötigt es Informationen über die Effizienz der einzelnen Prozesse. Viele Unternehmen haben diese Informationen nicht. Daher werden Messverfahren benötigt, um die fehlenden Kennzahlen zu sammeln. Eine weitere Hürde kann die fehlende Vorbereitung auf unerwartete Veränderungen sein, wie z.B. Marktschwankungen. Hierbei gilt es die Produktion anzupassen.
Chancen
In erster Linie werden mit RPA Kosteneinsparungen in Verbindung gebracht. Es gibt weitaus mehr Vorteile als nur die Kosten. Durch die nahezu fehlerfreie Arbeit des Roboters wird die Prozessqualität gesteigert. Da ersichtlich sein wird, welche Arbeit durch den Roboter ausgeführt wird, werden die internen Kontrollmechanismen erhöht. So werden die Mitarbeiter von langweiligen Routineaufgaben entlastet und sie können sich auf Tätigkeiten fokussieren, die menschliche Intelligenz und Entscheidungskompetenzen benötigen. Ein weiterer positiver Effekt ist die Mitarbeiterzufriedenheit die dadurch erhöht wird.
Roboter vs. Mensch
Im nachfolgenden Video wird aufgezeigt, wie Roboter und Menschen zusammenarbeiten.
Fazit
Die digitale Transformation ist eine Kombination aus strategischen, organisatorischen und kulturellen Herausforderungen. RPA soll die Menschen nicht ersetzen, sondern sie unterstützen. Die Automatisierung bietet unter Beachtung der vorhandenen Risiken viele Chancen und Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Mit einer zielführenden Planung und verbindlichen Umsetzung, ist es eine ganzheitliche Bereicherung.
Weiterführende Links für Interessierte
https://www.com-magazin.de/praxis/business-it/mensch-bot-ziemlich-beste-freunde-2450748.html
https://www.digitale-exzellenz.de/mensch-vs-maschine-bei-rpa-entscheidungen-nicht-die-ethik-ausblenden/
Quellen
– Arnautovic, H., Habegger, A., Haller, S. (2021). Grundlagen der Robotic Process Automation
– Ackermann, A. 20221117-Unterricht-Slides.pptx. [Unveröff. Unterrichtsunterlagen] Hochschule Luzern Informatik.
– Three Imperatives for Robotics- Enabled Transformation – ISG. Abgerufen am 28. Dezember 2022 von
https://isg-one.com/docs/default-source/default-document-library/change-management-on-steroids#:~:text=RPA%20change%20management%20involves%20defining,define%20how%20work%
20gets%20done.
