Mit Robotic Process Automation (RPA) können Prozesse automatisiert werden. Was müssen kleinere Unternehmen dabei beachten? Folgende fünf Tipps helfen, RPA erfolgreich einzusetzen.
Kirchmer beschreibt RPA als ein Softwareprogramm, welches auf Benutzeroberfläche anderer Computersysteme so arbeitet wie es ein Mensch tun würde. Die Software ahmt einen Endbenutzer nach und simuliert dessen Handlungen, z. B. das Navigieren in einer Anwendung oder das Eingeben von Daten in Formulare, auf der Grundlage einer Reihe von Regeln. RPA wird in der Regel zur Automatisierung von Routineaufgaben verwendet, bei denen ein Mensch mit mehreren Systemen interagieren kann.
Tipp 1: interne/externe RPA-Entwicklung – intern oder extern?
Für kleinere Unternehmen ist die wichtigste Frage, ob die RPA-Entwicklung intern oder durch externe erfolgen soll. Denn die intern benötigten Ressourcen sind nicht zu unterschätzen.
Das interne RPA-Team sollte aus mindestens den folgenden drei Personen bestehen:
- Projektleiter*in
- Business Analist*in
- RPA-Entwickler*in
Diese Ressourcen müssen auch bei der Rentabilität von RPA berücksichtigt werden. Zudem ist das teilweise fehlende Know-How in den internen Betrieben problematisch. Für das RPA-Projekt können Sie sich einen Partner wie UMB holen. Oder Sie lassen es ganz woanders entwickeln und betreiben. Dafür bieten Unternehmen wie Swisscom und Invent RPA als einen Service an.
Tipp 2: Integrationsfähigkeit RPA-Software
Bereits vor der endgültigen Wahl der RPA-Software muss die Integrierbarkeit in die eigene IT-Infrastruktur geprüft werden. Speziell in der Finanzwirtschaft kann es sehr stark geschützte Anwendungen geben. Auch Citrix-Umgebungen können Probleme bei den Screen-Scraping-Fähigkeiten verursachen, wenn die RPA-Software nicht am richtigen Ort betrieben werden.
Fazit: Die ideale Installation der RPA Software ist dort, wo auch die anderen Anwendungen gehostet werden.
Tipp 3: RPA-Verantwortung zu Beginn regeln
Die Verantwortung für RPA sollte in jeder Unternehmung frühzeitig geregelt werden. Ansonsten führt es zu folgenden Problemen:
- keine einheitliche Lizenzverwaltung
- weder ein geregelter Wissensaufbau noch ein Wissenstransfer finden statt
- keine einheitliche Vorgehensweise für die Prozessautomatisierung definiert
- kein Betriebsmanagement inklusive Produktionsbetreuung und Releasemanagement
- kein Überblick über den wirtschaftlichen Erfolg der Automatisierungen vorhanden
Tipp 4: Austausch mit anderen Unternehmen
Die meisten Unternehmen haben bereits Kontakt mit ähnlichen Unternehmen ihrer Art. Suchen Sie den Kontakt und tauschen Sie sich über das Thema RPA aus. Wie sind die Erfahrungen der anderen? Gibt es Tipps und Tricks? Fanden bereits Flop Umsetzungen statt? Positive und/oder negative Erfahrungen mit Anbietern?
Nach wie vor sind enge Informationsaustausche die besten Quellen, um weiterzukommen. Helfen Sie sich gegenseitig und scheuen Sie nicht davor zurück.
Die meisten Unternehmen haben bereits Kontakt mit ähnlichen Unternehmen ihrer Art. Suchen Sie den Kontakt und tauschen Sie sich über das Thema RPA aus. Wie sind die Erfahrungen der anderen? Gibt es Tipps und Tricks? Fanden bereits Flop Umsetzungen statt? Positive und/oder negative Erfahrungen mit Anbietern?
Nach wie vor sind enge Informationsaustausche die besten Quellen, um weiterzukommen. Helfen Sie sich gegenseitig und scheuen Sie nicht davor zurück.
Tipp 5: Prozesse vor der Automatisierung optimieren
Bevor die Prozessautomatisierung mit RPA angeschaut werden soll, stellen sich folgende zwei Fragen: Sind die Prozesse bereits modelliert? Wenn ja, wann haben Sie diese zuletzt überprüft?
Die Wahl des falschen Prozesses ist einer der häufigsten Fehler bei RPA-Projekten. Dabei ist mit „Falsch“ zu komplex oder zu speziell gemeint. Doch wie kann der richtige Prozess gewählt werden, denn die Basis nicht korrekt ist? Sorgen Sie für eine saubere Basis bereits vor der Auswahl der Prozesse und vergeuden Sie nicht im RPA-Projekt Zeit damit.
Weiterführende Links
- Robotic Process Automation (RPA) in der Finanzwirtschaft
- Warum viele RPA-Projekte scheitern
- RPA as a Service mit Swisscom
- RPA as a Service mit Inventx
- UMB Robotic Operation Center (ROC)
Quellen
Automation Anywhere. (2022). RPA-Implementierung | Erste Schritte mit RPA. Abgerufen am 8. Januar 2022, von https://www.automationanywhere.com/de/rpa/rpa-journey
Kirchmer, M. (2017). Robotic Process Automation – Pragmatic Solution or Dangerous Illusion? Abgerufen am 13. Dezember 2021 von https://www.researchgate.net/publication/317730848_Robotic_Process_Automation_-_Pragmatic_Solution_or_Dangerous_Illusion
May, J. (2021, 11. November). Wie war Ihr RPA-Start? 8 Fragen an Automatisierungs-Initiator Marco Augustin. Servicetrace. Abgerufen am 8. Januar 2022, von https://www.servicetrace.com/de/blog/wie-war-ihr-rpa-start-8-fragen-an-automatisierungs-initiator-marco-augustin/
Smeets, M., Erhard, R. & Kaußler, T. (2019). Robotic Process Automation (RPA) in der Finanzwirtschaft. Springer Publishing.
