RPA – so sparen Sie Geld mit Automatisierung

RPA ist in aller Munde und die Relevanz dieses Trends ist unangefochten. Bietet RPA auch für Ihr Unternehmen Vorteile? Dieser Blog hilft Ihnen, Potenziale zu erkennen.

Die Deutsche Telekom automatisierte 2019 hunderte Prozesse mit der Hilfe von über 2500 Software-Robotern (RPA-Bots). Sie spart damit jährlich rund 100 Millionen Euro. Aber ist Robotic Process Automation, kurz RPA, auch für Ihr Unternehmen geeignet? Können auch Sie von diesem riesigen Potenzial profitieren? Um herauszufinden, ob Sie in Ihrem Unternehmen mit RPA Geld sparen können, müssen Sie in einem ersten Schritt die geeigneten Prozesse identifizieren. Das ist aber oft gar nicht so einfach.

Welche Prozesse eignen sich in Ihrem Unternehmen für RPA?

Geeignete Prozesse erfüllen vier Kriterien:

1. Repetition: Der Prozess wird bisher manuell ausgeführt und ist repetitiv. Das heisst, der Prozess ist in grossem Mass standardisiert und stabil. Wichtig ist, dass keine kurzfristigen Prozessänderungen stattfinden und er in absehbarer Zeit nicht verändert wird. Alle Änderung am Prozessablauf haben auch eine Änderung am Bot zur Folge.
2. Digitale Dateninputs: Es werden keine handschriftlichen Texte verwendet und der Input ist standardisiert und hat nur wenig Variation. Das Minimum sind Scans von Dokumenten, die eine gute Qualität haben. Umso mehr Ausnahmen stattfinden, desto aufwändiger ist die Entwicklung des Bots.
3. Regelbasierte Entscheidungen: Entscheidungen im Prozess können in einem Entscheidungsbaum abgebildet und automatisiert befolgt werden (Wenn-Dann-Funktionen oder fixe Abläufe).
4. Grosses Volumen: Die Aufgabe oder der Prozess wird sehr oft durchgeführt und mit hoher Frequenz wiederholt, z.B. täglich oder wöchentlich. Umso öfter der Prozess wiederholt wird und umso höher die Frequenz ist, desto lukrativer ist eine Automatisierung.

In allen Branchen und Unternehmensbereichen gibt es Prozesse, die durch RPA automatisiert werden können. Eine typische Tätigkeit, die RPA Ihnen erleichtern kann, ist beispielsweise die Verwaltung von Kundendaten, das Ausfüllen von Formularen oder die Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen. Hier sehen Sie ein Anwendungsbeispiel in vier Schritten:

Sogar den Versand einfacher Mails, zum Beispiel im Rahmen der Rekrutierung, kann Ihnen RPA abnehmen. Die üblichen automatisierbaren Prozesse durch RPA befinden sich besonders in den Bereichen Buchhaltung, Kundenservice, Reporting, Logistik, IT, Controlling und Personal.

Bei welchen Prozessen können Sie so richtig Geld sparen?

Wo können Sie mit der Automatisierung wirklich Geld sparen? Welche Prozesse sollen Sie nun automatisieren? Um dies herauszufinden, braucht es einen Business Case für die spezifischen Prozesse. Das heisst, Sie vergleichen die Prozesskosten des aktuellen Zustands (manuell) mit den Kosten für die Automatisierung. Die Gesamtkosten für die Automatisierung werden auch als «Total Cost of Ownership» bezeichnet. Diese berechnen Sie folgendermassen: Einmalige Kosten + Laufende Kosten für Automatisierung.

Einmalige Kosten

• Technische Umsetzung der Automatisierung
• Implementierung und Rollout

Laufende Kosten

• RPA-Software
• zugehörige IT-Infrastruktur
• Schulung der zuständigen Mitarbeitenden
• Supportkosten für die RPA-Bots
• Eventuell Kosten für den Anpassungsaufwand nach der Implementation

Starten Sie mit der Automatisierung jener Prozesse mit dem grössten Einsparungspotenzial. Die Umsetzung von Automatisierungen ist oft relativ einfach und viele Projekte können innerhalb von wenigen Monaten umgesetzt werden. Ein grosser Vorteil ist die Skalierbarkeit von RPA: Sie können mit wenigen Prozessen starten – also nur ein, zwei Prozesse automatisieren. Wenn sich die Veränderungen für Sie bewährt haben, können Sie die Automatisierung auf weitere Tätigkeiten und Prozesse ausweiten.

Vorteile von RPA

Sobald Sie sich für RPA entschieden und gewählte Prozesse automatisiert haben, bietet Ihnen RPA viele Vorteile. Diese Graphik zeigt Ihnen die Wichtigsten auf:

RPA steigert die Produktivität, denn die Roboter arbeiten schneller und ununterbrochen 24/7. Accenture schätzt die Zeitersparnis auf bis zu 90%. Zudem machen Software-Roboter weniger Fehler als Menschen, was die Qualität steigert. Die Software wird nicht müde, braucht keine Pause und wird nicht abgelenkt. Automatisierte Prozesse sind auch genauer und sind vollumfänglich nachprüfbar. Dies erleichtert interne und externe Kontrollen, was gerade in regulierten Märkten wie beispielsweise bei Banken oder Versicherungen interessant ist. Zusätzlich zu all diesen Vorteilen haben Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für die wirklich wichtigen Tätigkeiten und ihr Potenzial kann dort genutzt werden, wo sie als Fachpersonen mit ihren wichtigen menschlichen Qualitäten gefragt sind.

Weiterführende Links für Interessierte

• RPA bei der Deutschen Telekom – Offering the Digital Choice
• Controlling-Wiki der Hochschule Luzern – Robotic Process Automation
• Evaluation und Anwendung von RPA in der Prozessautomatisierung – Bachelorarbeit von Jeremy Peter, HSLU, 2019
• RPA meets KI oder: wie intelligente Softwareroboter Ihre Prozesse automatisieren – Blog des Frauenhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation

Quellen

• Camunda, (2020), Digitalisierung: Deutsche Telekom setzt auf Camunda zur Prozessautomatisierung und RPA Orchestrierung. Abgerufen am 23. Dezember, 2021, von https://camunda.com/de/press_release/digitalisierung-deutsche-telekom-setzt-auf-camunda-zur-prozessautomatisierung-und-rpa-orchestrierung/
• Hausschildt, P. (o. J.) RPA implementieren und langfristig erfolgreich skalieren. NativDigital. Abgerufen am 23. Dezember, 2021, von https://nativdigital.com/rpa-implementierung/
• Ostrowicz, S. (2018). Next Generation Process Automation: Integrierte Prozessautomation im Zeitalter der Digitalisierung. Ergebnisbericht Studie 2018. Horváth & Partners, Frankfurt am Main
• Reich M., Braasch T. (2019). Die Revolution der Prozessautomatisierung bei Versicherungsunternehmen: Robotic Process Automation (RPA). In: Reich M., Zerres C. (eds) Handbuch Versicherungsmarketing. Springer, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-57755-4_17
• Smeets, M., Erhard, R., & Kaußler, T. (2021). Robotic Process Automation (RPA) in the Financial Sector. Springer Books.