Robotic Process Automation (RPA) ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung. Er dient der Prozessautomatisierung, in welcher Softwareroboter statt Menschen repetitive, manuelle Tätigkeiten ausüben. Dafür ist jedoch nicht jeder Prozess geeignet. Folgende Tipps helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.
RPA Automatisierungen sind aufgrund ihrer niedrigen Kosten und des aus ihnen resultierenden hohen Return of Investments (ROI) sehr attraktiv. Um zu evaluieren, welche Prozesse für RPA geeignet sind, gibt es zwei massgebende Kriterien, die beachtet werden müssen. Nach der allgemeinen Prüfung des zu automatisierenden Prozesses, umfasst das erste Kriterium die betriebswirtschaftlichen Aspekte. Diese prüfen, ob der Aufwand zur Automatisierung lohnend ist. Das Zweite beinhaltet die technischen Anforderungen, durch welche die Eignung für RPA geprüft wird.
Betriebswirtschaftliche Kriterien
- Häufigkeit: Je mehr ein Prozess durchgeführt wird, desto mehr eignet er sich.
- Zeitaufwand: Nimmt der Prozesse zu viel Zeit in Anspruch, könnte RPA eine kluge Entscheidung sein.
- Fehleranfälligkeit: Je grösser die Fehleranfälligkeit bei manueller Bedienung, desto sinnvoller ist der Einsatz einer Automatisierung. Bei der Fehleranfälligkeit ist besonders auf Flüchtigkeitsfehler zu achten. Diese treten in der Regel auf, wenn Mitarbeitende eintönige Arbeiten für lange Zeit erledigen müssen und dabei unaufmerksam werden. Mit RPA lassen sich solche Fehler komplett eliminieren.
- Messbarkeit: Um den Erfolg zu bestimmen, sind klare Kennzahlen des zu automatisierenden Prozesses notwendig.
Technische Kriterien
- Regelbasiert: Eine RPA-Software benötigt vordefinierte Regeln, um einen Prozess zu bearbeiten. Daher ist es wichtig, dass ein Prozess vollständig regelbasiert ist.
- Repetitiv: Der Prozess besteht aus mehreren Schritten, welche nach einem festen Schema wiederholt werden.
- Standardisiert: Je höher der Standardisierungsgrad, desto eher kann der Prozess automatisiert werden.
- Prozessreife/ -stabilität: Je seltener ein Prozess angepasst wird, desto besser kann man eine Automatisierung durchführen.
- Datenstruktur: Ein Roboter kann lediglich strukturierte Daten problemlos bearbeiten. Diese Daten müssen digital vorliegen.
Den ersten drei genannten Kriterien ist besondere Beachtung zu schenken. Sobald die Bearbeitung eines Prozesses nicht auf einer oder mehreren unveränderlichen Regeln basiert, ist kaum eine Automatisierung möglich.
Warum eine vorgängige Prozessanalyse wichtig ist
Nichtsdestotrotz kann durch eine Automatisierung mit RPA nicht direkt ein idealer Ablauf entstehen. Deshalb ist es von hoher Wichtigkeit, eine vorhergehende Analyse und Optimierung des Prozesses, der dafür in Frage kommt, durchzuführen. Oft kommt vor, dass ein Prozess zu komplex ist und verzichtbare Schritte beinhaltet, welche vor dem Einsatz von RPA entfernt werden könnten.
Process Mining Tools
Um das maximale Potenzial von RPA herauszuholen, sollten Process Mining Tools miteinbezogen werden. Damit können signifikante Verbesserungen bei automatisierten Prozessen erreicht und andere Prozessprobleme reduziert werden. Es kann zwar zeit- und kostenaufwändiger sein, ein Prozess vor der Implementierung von RPA zu optimieren, doch der ROI erhöht sich dadurch deutlich.
Normale Prozessmodellierungen bilden nur ein Modell eines Prozesses ab. In der Praxis kann es aber zu Abweichungen kommen, die im Modell nicht sichtbar sind. Diese Abweichungen können Abläufe sein, die im Alltag schwer realisierbar sind, oder beispielsweise Prozesslaufzeiten, die höher sind als das Modell annimmt. Auch beim Process Mining wird der Prozess visualisiert. Hierbei werden jedoch alle Prozessschritte und Abweichungen inkludiert und in einem einzigen Diagramm abgebildet. Daraus lässt sich schliessen, wie Prozesse optimiert werden können.
Fazit
Verschiedene Faktoren müssen berücksichtigt werden, um zu beurteilen, welche Prozesse sich für eine RPA Automatisierung eignen. Technische sowie betriebswirtschaftliche Aspekte müssen zwingend in die Entscheidung mit einfliessen und suboptimale Prozesse sollten vor der Automatisierung optimiert werden, um den grösstmöglichen Nutzen herauszuholen. Darüber hinaus können Instrumente wie Process Mining Tools einen wesentlichen Beitrag zur Datenanalyse beisteuern.
Weiterführende Links
Wenn Sie noch ganz am Anfang stehen, stellt UiPath eine Plattform (UiPath Automation Hub) zur Verfügung, um eine effiziente Planung ihrer Automatisierungsprojekte zu realisieren: https://www.uipath.com/product/automation-hub
Quellen
Automatisierung ist kein Allheilmittel für schlechte Prozesse. Weissenberg. Published November 30, 2021. Accessed December 25, 2021. https://weissenberg-group.de/automatisierung-ist-kein-allheilmittel-fuer-schlechte-prozesse/
yufang.jao. RPA: Welche Prozesse eignen sich am besten? Business Consulting House. Published October 11, 2021. Accessed December 25, 2021. https://businessconsultinghouse.de/de/rpa-welche-prozesse-eignen-sich-am-besten/
yufang.jao. Wie unterstützt Process Mining das Prozessmanagement? Business Consulting House. Published November 5, 2021. Accessed December 25, 2021. https://businessconsultinghouse.de/de/wie-unterstuetzt-process-mining-das-prozessmanagement/
